Согласно п.2.1 — 2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, компания, начав обмениваться электронными документами, должна направить своему оператору электронного документооборота заявление, в котором указать необходимые реквизиты:
- полное наименование организации (или ФИО ИП);
- место нахождения организации (место жительства ИП);
- ИНН/КПП организации (ИНН ИП);
- сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
- контактные данные организации (ИП);
- сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП).
В Диадоке такое заявление будет автоматически сформировано при попытке отправить формализованный документ — пользователю нужно будет проверить реквизиты и подтвердить отправку заявления. Также заявление об участии в электронном документообороте можно направить со странички «Реквизиты организации» при начале документооборота через систему и каждый раз при изменении реквизитов компании.
Оператор электронного документооборота в течение трех дней обязан на основе заявления сформировать так называемое информационное сообщение, в котором указать реквизиты организации, идентификатор организации (присвоенный оператором электронного документооборота) и идентификатор самого оператора электронного документооборота (присвоенный оператору ФНС).
Информационные сообщения оператор направляет через своего спец.-оператора связи (СОС) в налоговый орган по месту учета организации. Таким образом, налоговый орган узнает, что у организации есть электронные документы, которые можно истребовать в электронном виде, и через какого оператора они передаются.
На основании полученных от операторов электронного документооборота информационных сообщений налоговые инспекторы на местах составляют два реестра. В одном реестре перечислены компании-налогоплательщики и СОС, через которых они сдают налоговую отчетность. В другом — компании-налогоплательщики и операторы электронного документооборота, через которых они обмениваются электронными документами. По этим двум реестрам инспекторы будут определять, какой компании через какого СОС высылать требование, и к какому оператору электронного документооборота обращаться за подтверждениями выставления электронных счетов-фактур.