Сравнение бумажного и электронного документооборота
Срок доставки документов
Дни и недели
Среднее время почтовой доставки — 2-4 дня. Если вы отправляете документы каждый месяц, за год получается 36 дней. Больше месяца уходит на ожидание, когда адресаты получат документы.
Секунды
Электронные документы мгновенно приходят контрагентам, вне зависимости от региона. После подписания они возвращаются вам так же быстро. Мгновенная доставка — преимущество ЭДО.
Трудозатраты сотрудников
Долгая обработка документов
Перед отправкой бумажный документ проходит несколько этапов: распечатка, проставление печатей, согласование внутри компании. Если кого-то нет на месте, процесс затягивается. Подготовка документа иногда занимает не один день, а сотрудники проходят километры по коридорам, пока собирают подписи.
Моментальная обработка документов
На подписание электронных документов всеми уполномоченными лицами уходит несколько минут. Сотрудники получают уведомления о новых документах, а массовые действия ускоряют подписание. Для входящих в Диадоке можно настроить распределение по подразделениям и сотрудникам.
Ошибки в документах
Нужно заново отправлять документ
Если в документе неверные реквизиты, нет печати или подписи — его придётся заменить. Для этого надо попросить контрагента исправить ошибки и снова организовать доставку.
Сервис предупредит об ошибках заранее
В Диадоке счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль. Это значит, что некорректно оформленные документы система не пропустит.
Размеры архива
Стеллаж, кабинет или целый этаж
По закону бухгалтерские документы должны храниться 5 лет. Представьте, сколько бумаги может накопиться. Чтобы хранить ее по правилам, нужно выделить помещение и назначить ответственных сотрудников.
Мегабайты в облачном хранилище
Все документы пользователей Диадока хранятся в электронном архиве. Они бесплатно размещаются на серверах компании. В целях безопасности каждый файл скопирован на разные компьютеры.
Частые вопросы
Если вы обнаружили недостатки у привычной схемы ведения документооборота на бумаге и хотите перейти на ЭДО, в первую очередь нужно выбрать способ работы в сервисе.
Для обмена документами через веб-интерфейс нужен только интернет и сертификат КЭП. Пользователям 1С подойдет типовой модуль, который можно скачать, установить и настроить за 15 минут. Интеграция с другими учетными системами займет больше времени — команда Диадока поможет подобрать решение, внедрить его и выполнить необходимые доработки. Срок запуска таких проектов рассчитывается индивидуально.
Диадок можно связать с вашей учетной системой благодаря интеграционным решениям. Тогда вы не только ускорите обмен документами, но и упростите их обработку. Например, сможете отправлять и получать документы прямо в 1С и принимать их к учету автоматически. Стоимость интеграционных решений — от 17 500 рублей в год.
Если вам нужно только отправлять и получать электронные документы, это можно делать в веб-сервисе Диадока вручную. В таком случае достаточно приобрести пакет исходящих документов. Подключение к сервису — бесплатно.
Интерфейс сервиса интуитивно понятен. Если возникнут любые проблемы, вы можете обратиться за помощью в круглосуточную техподдержку или найти ответы в руководстве пользователя.
Электронные документы хранятся на серверах СКБ Контур. Это безопаснее, чем на личном компьютере: каждый файл защищен троекратным копированием. Высокий уровень защищенности данных подтвердила независимая проверка ЗАО НИП «Информзащита». Сторонняя организация провела аудит информационной безопасности, в том числе протестировала Диадок на возможность взлома. Степень защищенности подтверждает сертификат. Аналогичные сертификаты есть за 2014 и 2022 годы.
В любой момент вы можете проверить, есть ли у компании ящик в Диадоке. Просто напишите в поисковой строке ее название или ИНН. Если хотите запустить массовую проверку, подготовьте xls-файл со списком ИНН всех ваших контрагентов.
Отзывы
За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были подписаны.
Работать в сервисе просто и удобно, мы всегда точно знаем, когда документы были отправлены и когда получены. Работа с электронными документами ведется прямо из учетной системы, за счет ряда готовых интеграционных решений Диадока. При их внедрении специалисты Контура оказывают активную поддержку.
Очевидными преимуществами ЭДО являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также важные плюсы ЭДО — прозрачность, наглядность и онлайн-доступ к истории документооборота с клиентом.
