О системе электронного документооборота «Диалог»
«Диалог» — система электронного документооборота и управления корпоративной информацией. Подходит для ЭДО внутри организации и межведомственного документооборота. СЭД «Диалог» используют предприятия, а также органы государственной власти. В числе пользователей ― бюджетные учреждения, госкомитеты и ведомства, муниципальные образования, например, Аппарат Совета министров Крыма.
Система предназначена для внутриведомственного и межведомственного документооборота. В ней учреждения могут вести деловую переписку друг с другом, принимать обращения граждан. Процессы в СЭД построены с учетом особенностей делопроизводства в государственных и муниципальных органах:
- Выделены группы с разными возможностями: обычные пользователи, руководители и сотрудники канцелярии.
- Предусмотрено создание резолюций и контроль за их исполнением.
- Регистрируется входящая и исходящая корреспонденция.
- Создан отдельный тип документов ― обращения граждан.
- Фиксируются ссылки на связанные документы, сроки исполнения, тематика.
Разработчик СЭД ― производитель программного обеспечения АО «Крымтехнологии». Компания отвечает за техническую поддержку и взаимодействие участников СЭД, защиту информации.
Работа в СЭД происходит через веб-интерфейс, для этого на компьютер устанавливают браузер и ПО для криптографической защиты. Пользователи авторизуются по логину и паролю.
Используются два типа электронной подписи (ЭП): квалифицированная (КЭП) и простая (ПЭП). ПЭП можно подписывать внутренние документы организации. Для этого утверждают положение о ПЭП. Чтобы использовать простую подпись в ЭДО между организациями, необходимо заключить соглашение.
Возможности и ограничения
СЭД «Диалог» работает с:
- Документами, которые изначально созданы в электронном виде.
- Образами, то есть файлами в формате PDF, полученными в результате сканирования бумажных оригиналов.
- Документами и сообщениями, передаваемыми в защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).
Основные возможности СЭД «Диалог»
|
Базовые операции |
Создание, просмотр, редактирование, удаление. В СЭД обрабатывают входящие, исходящие и внутренние документы. |
|
Создание приложений |
К электронному документу прикрепляют файлы в форматах: PPT, PPTX, DOC, DOCX, ODT, XLS, XLSX, PDF/A, JPEG, JPG, GIF, PNG, TIF, TIFF, ZIP. Можно добавить файл из другого документа, найдя его по номеру. |
|
Передача между сотрудниками |
Документ направляется на подпись, резолюцию или доработку. |
|
Согласование |
Доступно согласование одним сотрудником или группой. |
|
Подписание |
Документы можно подписывать по одному и массово. |
|
Печать |
В системе есть предустановленные шаблоны. Пользователь самостоятельно определяет, нужно ли отображать при печати электронную подпись, ФИО и контакты автора. |
|
Ответ |
Новый входящий или исходящий документ создается как ответ на текущий. |
|
История документа |
СЭД хранит историю операций. В таблице сохраняются номер события, дата и время, автор действия. |
|
Дерево документов |
Взаимосвязи и иерархия документов показаны в виде дерева. |
|
Поиск и фильтрация |
Доступен поиск по типу документа, автору, дате создания, номеру, описанию. |
|
Распределение |
Сортировка по папкам: на подпись, новые за сегодня, на резолюцию, на согласование, на контроле и др. А также по типам: входящий, исходящий, внутренний, обращения граждан. |
|
Уведомления |
На электронную почту, указанную в профиле, приходят письма с уведомлениями об определенных действиях в системе. |
У СЭД есть и другие функции, не относящиеся напрямую к работе с документами. Благодаря настройкам пользователей работники видят фото коллег, предупреждения о том, что сотрудник в командировке, на больничном или в отпуске.
СЭД «Диалог» позволяет передавать документы только внутри организации и между подключенными к системе учреждениями. При этом функция отправки в другую организацию доступна не всем пользователям, а только канцелярии. Сотрудники других подразделений обмениваются входящими и исходящими документами через нее.
Если пользователю СЭД нужно отправить документ внешнему контрагенту, понадобится система юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). В ней подписание происходит так же просто, с помощью электронной подписи, а документы принимают налоговая и суды.