Система электронного документооборота «Диалог»

Системы электронного документооборота автоматизируют делопроизводство внутри организации, ускоряют процессы и освобождают сотрудников от рутинных задач. Одна из таких систем ― СЭД «Диалог».

О системе электронного документооборота «Диалог»

«Диалог» — система электронного документооборота и управления корпоративной информацией. Подходит для ЭДО внутри организации и межведомственного документооборота. СЭД «Диалог» используют предприятия, а также органы государственной власти. В числе пользователей ― бюджетные учреждения, госкомитеты и ведомства, муниципальные образования, например, Аппарат Совета министров Крыма.

Система предназначена для внутриведомственного и межведомственного документооборота. В ней учреждения могут вести деловую переписку друг с другом, принимать обращения граждан. Процессы в СЭД построены с учетом особенностей делопроизводства в государственных и муниципальных органах:

  • Выделены группы с разными возможностями: обычные пользователи, руководители и сотрудники канцелярии.
  • Предусмотрено создание резолюций и контроль за их исполнением.
  • Регистрируется входящая и исходящая корреспонденция.
  • Создан отдельный тип документов ― обращения граждан.
  • Фиксируются ссылки на связанные документы, сроки исполнения, тематика. 

Разработчик СЭД ― производитель программного обеспечения АО «Крымтехнологии». Компания отвечает за техническую поддержку и взаимодействие участников СЭД, защиту информации.

Работа в СЭД происходит через веб-интерфейс, для этого на компьютер устанавливают браузер и ПО для криптографической защиты. Пользователи авторизуются по логину и паролю.

Используются два типа электронной подписи (ЭП): квалифицированная (КЭП) и простая (ПЭП). ПЭП можно подписывать внутренние документы организации. Для этого утверждают положение о ПЭП. Чтобы использовать простую подпись в ЭДО между организациями, необходимо заключить соглашение.

Возможности и ограничения

СЭД «Диалог» работает с:

  • Документами, которые изначально созданы в электронном виде.
  • Образами, то есть файлами в формате PDF, полученными в результате сканирования бумажных оригиналов.
  • Документами и сообщениями, передаваемыми в защищенной федеральной системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Основные возможности СЭД «Диалог»

Базовые операции

Создание, просмотр, редактирование, удаление. В СЭД обрабатывают входящие, исходящие и внутренние документы.

Создание приложений

К электронному документу прикрепляют файлы в форматах: PPT, PPTX, DOC, DOCX, ODT, XLS, XLSX, PDF/A, JPEG, JPG, GIF, PNG, TIF, TIFF, ZIP. Можно добавить файл из другого документа, найдя его по номеру.

Передача между сотрудниками

Документ направляется на подпись, резолюцию или доработку.

Согласование

Доступно согласование одним сотрудником или группой.

Подписание

Документы можно подписывать по одному и массово.

Печать

В системе есть предустановленные шаблоны. Пользователь самостоятельно определяет, нужно ли отображать при печати электронную подпись, ФИО и контакты автора.

Ответ

Новый входящий или исходящий документ создается как ответ на текущий.

История документа

СЭД хранит историю операций. В таблице сохраняются номер события, дата и время, автор действия.

Дерево документов

Взаимосвязи и иерархия документов показаны в виде дерева.

Поиск и фильтрация

Доступен поиск по типу документа, автору, дате создания, номеру, описанию.

Распределение

Сортировка по папкам: на подпись, новые за сегодня, на резолюцию, на согласование, на контроле и др. А также по типам: входящий, исходящий, внутренний, обращения граждан.

Уведомления

На электронную почту, указанную в профиле, приходят письма с уведомлениями об определенных действиях в системе.

У СЭД есть и другие функции, не относящиеся напрямую к работе с документами. Благодаря настройкам пользователей работники видят фото коллег, предупреждения о том, что сотрудник в командировке, на больничном или в отпуске.

СЭД «Диалог» позволяет передавать документы только внутри организации и между подключенными к системе учреждениями. При этом функция отправки в другую организацию доступна не всем пользователям, а только канцелярии. Сотрудники других подразделений обмениваются входящими и исходящими документами через нее.

Если пользователю СЭД нужно отправить документ внешнему контрагенту, понадобится система юридически значимого электронного документооборота (ЭДО). В ней подписание происходит так же просто, с помощью электронной подписи, а документы принимают налоговая и суды.