Система электронного документооборота «Практика»

Так, в центральном аппарате Росприроднадзора автоматизацией документооборота занялись еще в 2010 году. Прежняя система не справлялась с особенностями разветвленной внутренней структуры и большими объемами данных, приводила к задержкам согласования и подписания документов.

С 2015 года в ведомстве используют СЭД «Практика». На конец 2020 года к ней были подключены 3 284 пользователя, а объем хранимых данных составлял 213 ГБ. Автоматизация делопроизводства помогает достигать целей программы цифровой трансформации ведомства — повышения удовлетворенности граждан госуслугами, снижения издержек, обеспечения надежности информационных систем.

Функции СЭД «Практика»

Система внутреннего электронного документооборота позволяет:

• Автоматизировать документооборот. Пользователям доступны загрузка, получение, отправка, согласование документов.
• Использовать электронную подпись.
• Разграничить доступ пользователей к данным. Сотрудники работают только с относящимися к их обязанностям документами.
• Обеспечить централизованное хранилище файлов и безопасно хранить данные на распределенных серверах.
• Создавать задачи для работников и отслеживать их выполнение.
• Быстро искать и получать данные и документы.
• Работать в едином информационном пространстве всем подключенным организациям, наладить межведомственное взаимодействие.

Помимо управления документацией внутри ведомства, доступна и работа с обращениями граждан. Пользователи могут получать, регистрировать, обрабатывать поступающие запросы, формировать ответы на них, перенаправлять в другие подразделения или отделы.

СЭД не требует установки отдельного программного обеспечения и специального серверного оборудования. При этом работать можно с ноутбука или планшета — единая система паролей делает возможной удаленную работу с документами. 

Новые возможности с Диадоком

Системы электронного документооборота автоматизируют внутреннее делопроизводство в госведомстве. Сотрудники работают с электронными документами в единой системе, используют возможности межведомственного взаимодействия, своевременно выполняют поручения и отвечают на обращения.

Однако у государственных структур может появиться потребность в работе с контрагентами — например, поставщиками услуг. Подписать закрывающие документы можно в системе электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок.

Подключение к системе ЭДО позволит:

• получать, согласовывать, подписывать, отправлять контрагентам документы;
• обеспечивать договорам, актам, УПД юридическую силу с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП);
• создавать электронные документы в утвержденном ФНС формате;
• отслеживать статус каждого отправленного и принятого файла;
• передавать документы быстро и безопасно;
• надежно хранить файлы — копии хранятся на нескольких серверах;
• обмениваться электронными документами с клиентами других систем ЭДО благодаря настройке роуминга.

Систему юридически значимого электронного документооборота Диадок можно внедрить в работу бюджетной или коммерческой организации несколькими способами. Первый — подключить наряду с СЭД и работать в сервисах параллельно.

Чтобы сотрудникам было проще разобраться в особенностях сервисов и не приходилось переключаться между окнами, доступен и другой вариант. Системы можно интегрировать и подписывать документы с контрагентами в той же программе, где ведется работа с внутренней документацией. Некоторые СЭД предоставляют решение, когда Диадок уже встроен в систему. Если по умолчанию такой интеграции нет, то связать СЭД и Диадок можно с помощью Диадок.Коннектора — обратитесь к нашим специалистам.

Проконсультируем и поможем запустить ЭДО с контрагентами. «Практика» подходит для документооборота только внутри организации. Если вы хотите обмениваться документами с пользователями этой системы, уточните, какой сервис они используют для ЭДО с контрагентами.