Система электронного документооборота «Практика»

Все больше региональных правительств, государственных ведомств и других бюджетных организаций переходят на электронный документооборот. В Минфине, Минстрое, Росприроднадзоре, Ространснадзоре, Роспотребнадзоре, правительствах Москвы, Московской, Ленинградской, Саратовской областей и ряде других госструктур внедрена система электронного документооборота (СЭД) «Практика».

Так, в центральном аппарате Росприроднадзора автоматизацией документооборота занялись еще в 2010 году. Прежняя система не справлялась с особенностями разветвленной внутренней структуры и большими объемами данных, приводила к задержкам согласования и подписания документов.

С 2015 года в ведомстве используют СЭД «Практика». На конец 2020 года к ней были подключены 3 284 пользователя, а объем хранимых данных составлял 213 ГБ. Автоматизация делопроизводства помогает достигать целей программы цифровой трансформации ведомства — повышения удовлетворенности граждан госуслугами, снижения издержек, обеспечения надежности информационных систем.

Функции СЭД «Практика»

Система внутреннего электронного документооборота позволяет:

  • Автоматизировать документооборот. Пользователям доступны загрузка, получение, отправка, согласование документов.
  • Использовать электронную подпись.
  • Разграничить доступ пользователей к данным. Сотрудники работают только с относящимися к их обязанностям документами.
  • Обеспечить централизованное хранилище файлов и безопасно хранить данные на распределенных серверах.
  • Создавать задачи для работников и отслеживать их выполнение.
  • Быстро искать и получать данные и документы.
  • Работать в едином информационном пространстве всем подключенным организациям, наладить межведомственное взаимодействие.

Помимо управления документацией внутри ведомства, доступна и работа с обращениями граждан. Пользователи могут получать, регистрировать, обрабатывать поступающие запросы, формировать ответы на них, перенаправлять в другие подразделения или отделы.

СЭД не требует установки отдельного программного обеспечения и специального серверного оборудования. При этом работать можно с ноутбука или планшета — единая система паролей делает возможной удаленную работу с документами. 

Новые возможности с Диадоком

Системы электронного документооборота автоматизируют внутреннее делопроизводство в госведомстве. Сотрудники работают с электронными документами в единой системе, используют возможности межведомственного взаимодействия, своевременно выполняют поручения и отвечают на обращения.

Однако у государственных структур может появиться потребность в работе с контрагентами — например, поставщиками услуг. Подписать закрывающие документы можно в системе электронного документооборота (ЭДО) Контур.Диадок.

Подключение к системе ЭДО позволит:

  • получать, согласовывать, подписывать, отправлять контрагентам документы;
  • обеспечивать договорам, актам, УПД юридическую силу с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП);
  • создавать электронные документы в утвержденном ФНС формате;
  • отслеживать статус каждого отправленного и принятого файла;
  • передавать документы быстро и безопасно;
  • надежно хранить файлы — копии хранятся на нескольких серверах;
  • обмениваться электронными документами с клиентами других систем ЭДО благодаря настройке роуминга.

Систему юридически значимого электронного документооборота Диадок можно внедрить в работу бюджетной или коммерческой организации несколькими способами. Первый — подключить наряду с СЭД и работать в сервисах параллельно.

Чтобы сотрудникам было проще разобраться в особенностях сервисов и не приходилось переключаться между окнами, доступен и другой вариант. Системы можно интегрировать и подписывать документы с контрагентами в той же программе, где ведется работа с внутренней документацией. Некоторые СЭД предоставляют решение, когда Диадок уже встроен в систему. Если по умолчанию такой интеграции нет, то связать СЭД и Диадок можно с помощью Диадок.Коннектора — обратитесь к нашим специалистам.

Проконсультируем, поможем разобраться с интеграцией и запустить ЭДО