Система электронного документооборота Synerdocs («Синердокс»)

О системе электронного документооборота Synerdocs

Synerdocs («Синердокс») ― сервис для обмена юридически значимыми электронными документами, существовал на рынке 10 лет. Запущен в 2012 году компанией Directum. Именно тогда появилась возможность использовать электронные счета-фактуры. Налоговая служба утвердила единый формат для этого вида документов в Приказе от 5 марта 2012 года № ММВ-7-6/138. Пакет документов по сделке, состоящий из договора, счета-фактуры, акта или накладной, стало возможно создать и передать контрагенту в электронном виде. Это стимулировало развитие российского рынка ЭДО.

Пользователи Synerdocs могли:

• Обмениваться неформализованными документами и формализованными в формате XML.
• Загружать электронные документы из локального хранилища или создавать их прямо в сервисе.
• Настроить интеграцию со сторонними ERP-системами и системами внутреннего ЭДО.
• Использовать квалифицированную и простую электронные подписи.
• Работать через веб-интерфейс или настроить интеграцию со своей учетной системой: 1С, SAP.
• Подписывать документы с мобильных устройств.
• Выгружать документы: для контролирующих органов в формате соответствующем требованиям ФНС, для печати или импорта в другую систему.
• Просмотреть историю каждого документа, внесенные изменения, движение, статус.
• Хранить документы в электронном архиве и сортировать их с помощью фильтров.

По мере развития законодательной базы ЭДО в Synerdocs появились новые функции. В 2018 году на законодательном уровне была утверждена система маркировки товаров Честный ЗНАК. Постепенно она распространилась на табачные изделия, обувь, молоко, духи, фототехнику и другую продукцию. Система Synerdocs поддерживала возможности маркировки, в том числе создание УПД с кодами и автоматическую передачу в Честный ЗНАК.

В сервисе Synerdocs была реализована работа с электронными транспортными накладными (ЭТрН). Пользователи создавали, подписывали, отправляли и получали электронные документы по грузоперевозкам.

Synerdocs был востребован в сфере интернет-торговли, в том числе среди продавцов на маркетплейсах. С 2015 года сервис использовали партнеры площадки Wildberries. Компания Wildberries переводила в электронный вид документооборот с поставщиками, а затем и внутри компании. Торговля на маркетплейсе связана со множеством документов: от оформления договора до подписания закрывающих документов. Системы ЭДО позволяют упорядочить поток документации. Благодаря им поставщики снижают расходы на печать и доставку накладных, а маркетплейс ускоряет приемку товара.

Система Synerdocs развивалась с ориентацией на главные тренды ЭДО: работа с маркированным товаром, электронные транспортные накладные, документооборот с маркетплейсами. Все эти востребованные функции поддерживают и сервисы Контура.

Роуминг Synerdocs с Диадоком

Чтобы компании свободно обменивались документами с партнерами, а не ограничивали себя ЭДО с клиентами одного оператора, разработана технология роуминга. Она обеспечивает бесшовный обмен юридически значимыми электронными документами при использовании сервисов от разных провайдеров.

Клиенты Контура получили возможность обмениваться электронными документами с клиентами Synerdocs в 2015 году. Работы по установлению связи между провайдерами велись несколько месяцев. Операторы протестировали взаимодействие, доработали свои платформы. И в мае 2015 года обмен заработал в режиме промышленной эксплуатации.

Если ваша компания подключена к Диадоку, а контрагент ― к другому оператору, вы все равно сможете обмениваться документами. Для этого нужно подать заявку оператору ЭДО. Настройка роуминга бесплатна и занимает в среднем два дня. С автороумингом все еще проще ― достаточно обменяться приглашениями в сервисе. Входящие документы в роуминге вы будете получать бесплатно, а исходящие оплачивать по тому же тарифу, что и внутри Диадока. Условия настройки роуминга у оператора контрагента могут отличаться.

Прекращение работы ЭДО Synerdocs и альтернативы

Федеральная налоговая служба активно расширяет требования к операторам ЭДО. 1 марта 2022 вступил в силу Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@. Операторы должны были подтвердить, что соответствуют новым критериям ФНС, чтобы остаться в официальном реестре. Вот некоторые из этих требований:

• Получить лицензию ФСБ на работу с криптографическими средствами.
• Иметь сети, серверы и программы для круглосуточного обмена документами.
• Настраивать роуминг максимум за 20 дней с момента обращения пользователя, если связи между операторами не было.
• Не больше двух дней настраивать роуминг, если между операторами установлено технологическое взаимодействие.
• Иметь сертифицированное ПО для ЭДО с налоговыми органами.
• Осуществлять резервное копирование данных.
• Обеспечивать круглосуточную техническую поддержку пользователей.

В Directum оценили вложения, необходимые для соответствия требованиям налоговой службы, и приняли решение о закрытии продукта Synerdocs. Компания сообщила, что сосредоточится на других направлениях деятельности. С июля 2021 года сервис перестал регистрировать новых абонентов, а 1 января 2022 года прекратил работу.

В качестве замены Synerdocs можно выбрать провайдера из реестра операторов ЭДО на сайте ФНС. Контур прошел сертификацию ФНС как оператор счетов-фактур и отчетности. Это значит, что провайдер может оказывать сразу два вида услуг:

• Обмен электронными счетами-фактурами и их корректировками между организациями. В том числе при приобретении товаров, подлежащих прослеживаемости.
• Передача налоговых деклараций в ФНС.

С системой Контур.Диадок вы и ваши сотрудники сможете:

• Отправлять и получать юридически значимые документы в соответствии с требованиями законодательства РФ. Такие документы можно представлять в контролирующие органы и суды.
• Безопасно передавать файлы по зашифрованному каналу. Их не украдут злоумышленники и не уничтожит компьютерный вирус. Надежность системы подтверждена независимым аудитом.
• Перейти на безбумажный обмен с большим количеством контрагентов, даже если они подключены к другим операторам. По данным ассоциации РОСЭУ, Контур ― один из лидеров по развитию роуминга.
• Работать с ЭДО в привычной учетной системе благодаря интеграции. Не понадобится долго обучать сотрудников пользоваться новой программой.
• Быстро находить документы в электронном архиве. Доступен поиск по словам, дате, названию контрагента, статусу.
• Выгрузить электронные документы из Диадока и передать в налоговую при проверке. В результате бухгалтерия будет тратить меньше времени на сбор документов по запросу контролирующих органов.
• Снизить количество ошибок. Диадок автоматически проверяет документы на соответствие форматам. Не придется переделывать и повторно отправлять накладную из-за лишнего нуля в реквизитах.
• Передавать коды маркировки в Честный ЗНАК автоматически. Диадок поможет выполнить требования законодательства, отправляя коды при подписании УПД.
• Оперативно подписывать акты и накладные онлайн. Сделка не затянется на месяц, если сотрудник уехал в командировку.

Подключение к электронному документообороту

Подключиться к ЭДО можно всего за несколько шагов:

1. Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП). Руководители компаний и ИП должны делать это в налоговой или у ее доверенных лиц. Подписи для сотрудников получают в удостоверяющем центре.

2. Выберите оператора ЭДО, одобренного налоговой службой. Уточните, действуют ли у него роуминговые соглашения с провайдерами контрагентов.

3. Подберите тариф: количество документов, которые планируете отправлять. Выбрать оптимальный пакет документов поможет калькулятор Диадока.

4. Войдите в систему с помощью электронной подписи и пригласите партнеров начать документооборот. Если они еще не используют ЭДО, предложите подключиться.

Диадок поможет быстро перейти ЭДО, получить электронную подпись и начать обмен документами с контрагентами. Предоставим готовые материалы для старта: приглашения, шаблон официального письма, дополнительное соглашение.