СЭД ТЕЗИС: возможности и интеграция с Диадоком

Некоторые из СЭД — например, ТЕЗИС — умеют интегрироваться с Диадоком. Благодаря этому пользователи могут как работать с внутренней документацией, так и обмениваться документами с контрагентами.

О системе электронного документооборота ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — это система для организации электронного документооборота внутри компании. Пользователи программы могут настроить обмен документами между отделами и филиалами, управлять всем жизненным циклом документа — регистрацией, обработкой, исполнением, хранением.

В числе функций СЭД ТЕЗИС:

• постановка задач конкретным работникам или отделам, в том числе на основании письма, договора, протокола;
• автоматическое создание отчетов по результатам выполнения задач;
• учет документов; 
• предпросмотр, одновременная работа над документами, онлайн-редактирование, утверждение и согласование;
• сравнение бумажной и электронной версий документа, распознавание отсканированных вложений;
• отслеживание текущих бизнес-процессов в онлайн-режиме;
• создание единой архивной базы предприятия, подразделений холдинга;
• возможность работы через популярные браузеры и интеграция с учетными системами;  
• поддержка квалифицированной электронной подписи (КЭП) и юридически значимого документооборота;   
• регистрация и обработка обращений граждан.

Работать с документами в СЭД помогут шаблоны для автозаполнения, откат редакций файла, возврат на доработку, передача в архив и извлечение из него. Документы автоматически нумеруются и могут быть разделены на тома.

СЭД ТЕЗИС внедряют не только компании, но и бюджетные учреждения. В числе пользователей системы — правительство Ямало-Ненецкого автономного округа. С помощью подключения к СЭД ТЕЗИС правительство ЯНАО планирует автоматизировать делопроизводство:

• обеспечить безопасное получение, учет, хранение документов без бумаг;
• контролировать в режиме онлайн управленческие процессы;
• составлять консолидированную отчетность по разным направлениям работы.

Ценностью для властей ЯНАО стала адаптируемость программы под конкретные задачи и интегрируемость с другими системами.

Интеграция с Диадоком

Возможности СЭД ТЕЗИС расширились еще больше в 2018 году, когда появилась интеграция с системой внешнего электронного документооборота Контур.Диадок. С помощью этого интеграционного шлюза пользователь может настроить обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

А конкретнее:

• заверять документы КЭП;
• получать и отправлять оригиналы контрагентам, оставаясь в интерфейсе СЭД;
• проверять статус каждого документа в журнале действий в режиме онлайн;
• безопасно передавать и хранить файлы.

Кроме того, вложения в Диадоке автоматически выгружаются в отдельный архив. В него же добавляются новые события по документу.
Интеграция систем ТЕЗИС и Диадок экономит время на выполнении рутинных задач. Работникам не придется распечатывать документы, а работать с ними можно без переключений между программами:

• Для отправки документа внешнему получателю в момент создания файла в СЭД нужно поставить галочку у опции «Отправить в ЭДО».
• Здесь же можно отметить необходимость ответной подписи. В этом случае до ее получения документооборот завершен не будет.

Отметим, что отправка документов в Диадоке возможна только при подписании их КЭП.

Отправлять через Диадок можно как формализованные (акты, накладные, счета-фактуры, УПД), так и неформализованные (счета, письма, договоры) документы. Для того чтобы использовать в работе возможности Диадока, пользователям СЭД ТЕЗИС нужно установить специальный модуль для интеграции.