СЭД ТЕЗИС: возможности и интеграция с Диадоком

Для автоматизации документооборота и передачи документов внутри компании используются системы электронного документооборота (СЭД). Они упрощают делопроизводство малых и крупных компаний, государственных учреждений и ведомств.

Некоторые из СЭД — например, ТЕЗИС — умеют интегрироваться с Диадоком. Благодаря этому пользователи могут как работать с внутренней документацией, так и обмениваться документами с контрагентами.

О системе электронного документооборота ТЕЗИС

СЭД ТЕЗИС — это система для организации электронного документооборота внутри компании. Пользователи программы могут настроить обмен документами между отделами и филиалами, управлять всем жизненным циклом документа — регистрацией, обработкой, исполнением, хранением.

В числе функций СЭД ТЕЗИС:

  • постановка задач конкретным работникам или отделам, в том числе на основании письма, договора, протокола;
  • автоматическое создание отчетов по результатам выполнения задач;
  • учет документов; 
  • предпросмотр, одновременная работа над документами, онлайн-редактирование, утверждение и согласование;
  • сравнение бумажной и электронной версий документа, распознавание отсканированных вложений;
  • отслеживание текущих бизнес-процессов в онлайн-режиме;
  • создание единой архивной базы предприятия, подразделений холдинга;
  • возможность работы через популярные браузеры и интеграция с учетными системами;  
  • поддержка квалифицированной электронной подписи (КЭП) и юридически значимого документооборота;   
  • регистрация и обработка обращений граждан.

Работать с документами в СЭД помогут шаблоны для автозаполнения, откат редакций файла, возврат на доработку, передача в архив и извлечение из него. Документы автоматически нумеруются и могут быть разделены на тома.

СЭД ТЕЗИС внедряют не только компании, но и бюджетные учреждения. В числе пользователей системы — правительство Ямало-Ненецкого автономного округа. С помощью подключения к СЭД ТЕЗИС правительство ЯНАО планирует автоматизировать делопроизводство:

  • обеспечить безопасное получение, учет, хранение документов без бумаг;
  • контролировать в режиме онлайн управленческие процессы;
  • составлять консолидированную отчетность по разным направлениям работы.

Ценностью для властей ЯНАО стала адаптируемость программы под конкретные задачи и интегрируемость с другими системами.

Интеграция с Диадоком

Возможности СЭД ТЕЗИС расширились еще больше в 2018 году, когда появилась интеграция с системой внешнего электронного документооборота Контур.Диадок. С помощью этого интеграционного шлюза пользователь может настроить обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

А конкретнее:

  • заверять документы КЭП;
  • получать и отправлять оригиналы контрагентам, оставаясь в интерфейсе СЭД;
  • проверять статус каждого документа в журнале действий в режиме онлайн;
  • безопасно передавать и хранить файлы.

Кроме того, вложения в Диадоке автоматически выгружаются в отдельный архив. В него же добавляются новые события по документу.
Интеграция систем ТЕЗИС и Диадок экономит время на выполнении рутинных задач. Работникам не придется распечатывать документы, а работать с ними можно без переключений между программами:

  • Для отправки документа внешнему получателю в момент создания файла в СЭД нужно поставить галочку у опции «Отправить в ЭДО».
  • Здесь же можно отметить необходимость ответной подписи. В этом случае до ее получения документооборот завершен не будет.

Отметим, что отправка документов в Диадоке возможна только при подписании их КЭП.

Отправлять через Диадок можно как формализованные (акты, накладные, счета-фактуры, УПД), так и неформализованные (счета, письма, договоры) документы. Для того чтобы использовать в работе возможности Диадока, пользователям СЭД ТЕЗИС нужно установить специальный модуль для интеграции.

Проконсультируем, поможем разобраться с интеграцией и запустить ЭДО