КВИН

«КВИН» — пермский производитель материалов для строительства, ремонта и энергетики. Продукцию «КВИН» приобретают клиенты по всей России. Отгрузочные площадки работают в Екатеринбурге, Москве, Саранске, Кирове и в других городах.

3 000
контрагентов
200 000
входящих документов в год

Задачи

Уменьшить операционные расходы

Компания формирует порядка 200 000 исходящих документов в год, а распечатывает в два раза больше, так как каждый документ нужен в двух экземплярах: для себя, и для контрагента. В каждый пакет входят счет-фактура, ТОРГ-12, акт, сертификат качества. Это 50 000 пакетов исходящих ежегодно. По подсчетам «КВИН», один пакет обходится в 20 руб. То есть в год на документооборот компания тратит порядка 1 000 000 руб.

Ускорить документооборот и контролировать его

Почтой документы идут долго — порядка двух недель. Случаются потери — и тогда затраты, временные и финансовые, на данный пакет удваиваются. Сотрудники периодически путают подразделения контрагента и направляют документы не туда. На то, чтобы разобраться в путанице, также уходит время.

Решение

Компания решила перейти на электронный документооборот (ЭДО) через сервис Контур.Диадок.

Мы сдаем отчетность через систему Контур.Экстерн компании СКБ Контур. Учитывая положительный опыт работы с этим оператором, мы выбрали его же сервис ЭДО. Кроме того, системы Экстерн и Диадок интегрированы между собой, это очень удобно. Нам очень понравилось веб-версия Диадока — это простой и удобный инструмент, с помощью которого наши контрагенты могут бесплатно и без ограничений получать от нас документы, даже если они используют другой сервис ЭДО

Оксана Мальцева
специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН»

Интеграция

«КВИН» пользуется учетной системой 1С 8.3. В Диадоке для нее создан интеграционный модуль, которым и воспользовалась компания. Модуль — это приложение, которое скачивается и устанавливается на рабочие места пользователей. Оно позволяет в привычном интерфейсе 1С:

  • подписывать исходящие документы;
  • отправлять электронные документы (как из 1С, так и загруженные с компьютера);
  • согласовывать документы;
  • создавать в 1С документы на основе полученных через Диадок, причем для этого в систему не нужно вводить сведения вручную.

Команда «КВИН» проанализировала схему бумажного документооборота и разработала схему электронного, назначила ответственных за прохождение документов лиц, написала регламент и составила дополнительное соглашение для контрагентов.Специалисты СКБ Контур доработали модуль под особенности учета «КВИН».

Результаты

  • Производительность сотрудников, работающих с документами, повысилась на 20 %.
  • Документы оперативно согласовываются и подписываются внутри компании.
  • Полный цикл документооборота, включая подпись контрагента, занимает сутки. При бумажном это было две и более недели.
  • Если документы корректируются, то цикл документооборота удлиняется всего на сутки, а не на месяц.

Комментарии

Оксана Мальцева
специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН»

С помощью Диадока мы добились полной прозрачности документооборота. Путь документов отслеживают ответственные за это сотрудники. Сервис в любой момент показывает им, где в данный момент находится документ, каждое действие с ним фиксируется. Впоследствии всю историю документооборота можно поднять и посмотреть. Другой большой плюс — модуль для 1С. Нашим сотрудникам не нужно переходить из 1С в веб-версию Диадока и обратно. Подписывать, согласовывать, отправлять и получать документы можно в едином пространстве модуля

Гульнара Бурханова
руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами СКБ Контур

Для производственного предприятия электронный документооборот — удобное решение, которое позволяет комплексно подойти к решению накопившихся сложностей. Клиенты компании находятся по всей России, и больше не нужно по несколько недель ждать, когда от них вернутся документы. Это происходит за сутки. Корректировка документов занимает считанные минуты. Еще одно серьезное преимущество системы — электронный архив. Документы хранятся на нашем сервере бессрочно и бесплатно. Сокращаются затраты на бумажный архив. Найти нужный документ в Диадоке — дело пары минут. Документооборот прозрачен и понятен как внутри предприятия, так и на стороне клиента

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке