Пример интеграции электронного документооборота в учетную систему 1С 8.3

Задачи

Уменьшить операционные расходы

Компания формирует порядка 200 000 исходящих документов в год, а распечатывает в два раза больше, так как каждый документ нужен в двух экземплярах: для себя, и для контрагента. В каждый пакет входят счет-фактура, ТОРГ-12, акт, сертификат качества. Это 50 000 пакетов исходящих ежегодно. По подсчетам «КВИН», один пакет обходится в 20 руб. То есть в год на документооборот компания тратит порядка 1 000 000 руб.

Ускорить документооборот и контролировать его

Почтой документы идут долго — порядка двух недель. Случаются потери — и тогда затраты, временные и финансовые, на данный пакет удваиваются. Сотрудники периодически путают подразделения контрагента и направляют документы не туда. На то, чтобы разобраться в путанице, также уходит время.

Решение

Компания решила перейти на электронный документооборот (ЭДО) через сервис Контур.Диадок.

Оксана Мальцева
специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН»

Мы сдаем отчетность через систему Контур.Экстерн компании СКБ Контур. Учитывая положительный опыт работы с этим оператором, мы выбрали его же сервис ЭДО. Кроме того, системы Экстерн и Диадок интегрированы между собой, это очень удобно. Нам очень понравилось веб-версия Диадока — это простой и удобный инструмент, с помощью которого наши контрагенты могут бесплатно и без ограничений получать от нас документы, даже если они используют другой сервис ЭДО

Интеграция

«КВИН» пользуется учетной системой 1С 8.3. В Диадоке для нее создан интеграционный модуль, которым и воспользовалась компания. Модуль — это приложение, которое скачивается и устанавливается на рабочие места пользователей. Оно позволяет в привычном интерфейсе 1С:

подписывать исходящие документы;
отправлять электронные документы (как из 1С, так и загруженные с компьютера);
согласовывать документы;
создавать в 1С документы на основе полученных через Диадок, причем для этого в систему не нужно вводить сведения вручную.

Команда «КВИН» проанализировала схему бумажного документооборота и разработала схему электронного, назначила ответственных за прохождение документов лиц, написала регламент и составила дополнительное соглашение для контрагентов.Специалисты СКБ Контур доработали модуль под особенности учета «КВИН».

Результаты

Производительность сотрудников, работающих с документами, повысилась на 20 %.
Документы оперативно согласовываются и подписываются внутри компании.
Полный цикл документооборота, включая подпись контрагента, занимает сутки. При бумажном это было две и более недели.
Если документы корректируются, то цикл документооборота удлиняется всего на сутки, а не на месяц.

С помощью Диадока мы добились полной прозрачности документооборота. Путь документов отслеживают ответственные за это сотрудники. Сервис в любой момент показывает им, где в данный момент находится документ, каждое действие с ним фиксируется. Впоследствии всю историю документооборота можно поднять и посмотреть. Другой большой плюс — модуль для 1С. Нашим сотрудникам не нужно переходить из 1С в веб-версию Диадока и обратно. Подписывать, согласовывать, отправлять и получать документы можно в едином пространстве модуля

Гульнара Бурханова
руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами СКБ Контур

Для производственного предприятия электронный документооборот — удобное решение, которое позволяет комплексно подойти к решению накопившихся сложностей. Клиенты компании находятся по всей России, и больше не нужно по несколько недель ждать, когда от них вернутся документы. Это происходит за сутки. Корректировка документов занимает считанные минуты. Еще одно серьезное преимущество системы — электронный архив. Документы хранятся на нашем сервере бессрочно и бесплатно. Сокращаются затраты на бумажный архив. Найти нужный документ в Диадоке — дело пары минут. Документооборот прозрачен и понятен как внутри предприятия, так и на стороне клиента