Задачи
Уменьшить операционные расходы
Компания формирует порядка 200 000 исходящих документов в год, а распечатывает в два раза больше, так как каждый документ нужен в двух экземплярах: для себя, и для контрагента. В каждый пакет входят счет-фактура, ТОРГ-12, акт, сертификат качества. Это 50 000 пакетов исходящих ежегодно. По подсчетам «КВИН», один пакет обходится в 20 руб. То есть в год на документооборот компания тратит порядка 1 000 000 руб.
Ускорить документооборот и контролировать его
Почтой документы идут долго — порядка двух недель. Случаются потери — и тогда затраты, временные и финансовые, на данный пакет удваиваются. Сотрудники периодически путают подразделения контрагента и направляют документы не туда. На то, чтобы разобраться в путанице, также уходит время.
Решение
Компания решила перейти на электронный документооборот (ЭДО) через сервис Контур.Диадок.

Оксана Мальцева
специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН»
Интеграция
«КВИН» пользуется учетной системой 1С 8.3. В Диадоке для нее создан интеграционный модуль, которым и воспользовалась компания. Модуль — это приложение, которое скачивается и устанавливается на рабочие места пользователей. Оно позволяет в привычном интерфейсе 1С:
- подписывать исходящие документы;
- отправлять электронные документы (как из 1С, так и загруженные с компьютера);
- согласовывать документы;
- создавать в 1С документы на основе полученных через Диадок, причем для этого в систему не нужно вводить сведения вручную.
Команда «КВИН» проанализировала схему бумажного документооборота и разработала схему электронного, назначила ответственных за прохождение документов лиц, написала регламент и составила дополнительное соглашение для контрагентов.Специалисты СКБ Контур доработали модуль под особенности учета «КВИН».
Результаты
- Производительность сотрудников, работающих с документами, повысилась на 20 %.
- Документы оперативно согласовываются и подписываются внутри компании.
- Полный цикл документооборота, включая подпись контрагента, занимает сутки. При бумажном это было две и более недели.
- Если документы корректируются, то цикл документооборота удлиняется всего на сутки, а не на месяц.
Комментарии

Оксана Мальцева
специалист по сопровождению 1С ООО «КВИН»

Гульнара Бурханова
руководитель отдела по работе с корпоративными клиентами СКБ Контур