ООО «РусФинанс» — одна из структур группы «РусФинанс» и «Сосьете Женераль» в России. Компания кредитует 51 автодилера компании Mazda.
Задачи
Ускорить документооборот между производителем Mazda, ООО «РусФинанс» и дилерами
Каждый автомобиль, который поставляет «Мазда», сопровождается тремя документами: счетом-фактурой, товарной накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату. Причем каждый пакет формируется в трех экземплярах: для производителя — Mazda, поставщика финансовой услуги — «РусФинанс» и дилеров. В месяц отгружается порядка 3 000 машин, таким образом ежемесячно между компаниями курсирует около 9 600 документов.
Прежде чем отправлять друг другу бумажные оригиналы документов, компании для согласования обмениваются ими в электронном виде: в формате word, xlsx или скан-копиями.
Производитель направлял электронные копии документов в «РусФинанс». Специалисты «РусФинанс» проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель направлял в «РусФинанс» оригиналы почтой. В компании их подписывали и возвращали экземпляры поставщика почтой. Аналогично выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.
В итоге цикл документооборота по одному автомобилю мог занимать месяц.
Снизить стоимость документооборота между производителем Mazda, ООО «РусФинанс» и дилерами
Основные затраты на бумажный документооборот связаны с пересылкой оригиналов — порядка 53 руб. за один документ. С учетом расходов на бумагу и распечатку стоимость одного документа возрастает до 60 рублей. Ежегодные затраты составляли более 2, 5 млн рублей.
Решение
Компании перешли на электронный документооборот с помощью сервиса Контур.Диадок. Аргументами «за» стали:
Интеграция
Схема обмена электронными документами должна быть удобна и понятна каждому ее участнику. Поэтому в «РусФинанс» начали с описания существующего бумажного документооборота. Затем была разработана схема электронного документооборота, которую компания хотела получить в результате внедрения. С участием специалистов Диадока проводились встречи, совещания, телефонные переговоры со всеми заинтересованными сотрудниками как «РусФинанса», так и Mazda.
В результате схема ЭДО была согласована, и коллектив приступил к тестированию системы ЭДО. Отрабатывался каждый шаг, в процессе у участников возникали еще вопросы, которые детально обрабатывала и решала команда Диадока.
В процессе тестирования была настроена сверка — сопоставление документов из системы ЭДО и в 1С. Когда коллектив «РусФинанса» разрабатывал схему ЭДО, то установил для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора. Специалисты Диадока за две недели адаптировали интеграционный модуль под эти требования. Если раньше проверка этих полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически, быстро и точно.
Подключение контрагентов
Следующим этапом в реализации проекта стало подключение дилеров. Сначала самых крупных, с наиболее объемным документооборотом. Потом проработали группу дилеров, которые уже работали в Диадоке. Им разослали информационные письма, в которых сообщали, что «РусФинанс» переходит на ЭДО, с вложенным соглашением об обмене электронными документами.
Больше времени заняла работа с дилерами, которые были зарегистрированы в Диадоке, но не передавали через него документы, и которые вообще о нем ничего не знали. Для них проводили встречи, обучающие семинары, объясняли преимущества ЭДО. В итоге только за ноябрь-декабрь 2014 года «РусФинанс» перешел на ЭДО с 38 дилерами из 51.
Результаты
Перейдя на ЭДО, компания «РусФинанс» выполнила поставленные задачи:
Комментарии
Эрик Руиз
руководитель проекта внедрения ЭДО ООО «РусФинанс»
С помощью ЭДО мы убили двух зайцев сразу: мы сэкономили средства и сняли проблему закрытия документов. Кроме того, стало намного проще взаимодействовать с ИФНС, так как документы теперь хранятся в электронном архиве, где их очень легко и быстро можно найти. Результат перехода на ЭДО, безусловно, стоит вложенных ресурсов. После того, как мы проделали этот путь, головная компания «РусФинансБанк» решила перевести на ЭДО коммерческие документы. Сейчас этот проект также реализует команда Диадока
Эдуард Шифман
руководитель направления ЭДО СКБ Контур
Компания «РусФинанс» по роду своей деятельности находится в центре активного и объемного документооборота. Барьеры для своевременного закрытия документов тормозили работу и мешали своевременно получать вычет по НДС. ЭДО стало выгодным проектом, который не только помог сэкономить, но и поспособствовал определенному финансовому притоку
