Задачи
Ускорить документооборот между производителем Mazda, ООО «РусФинанс» и дилерами
Каждый автомобиль, который поставляет «Мазда», сопровождается тремя документами: счетом-фактурой, товарной накладной ТОРГ-12 и счетом на оплату. Причем каждый пакет формируется в трех экземплярах: для производителя — Mazda, поставщика финансовой услуги — «РусФинанс» и дилеров. В месяц отгружается порядка 3 000 машин, таким образом ежемесячно между компаниями курсирует около 9 600 документов.
Прежде чем отправлять друг другу бумажные оригиналы документов, компании для согласования обмениваются ими в электронном виде: в формате word, xlsx или скан-копиями.
Производитель направлял электронные копии документов в «РусФинанс». Специалисты «РусФинанс» проверяли их, сверяли, формировали на их основании платежные поручения. После согласования производитель направлял в «РусФинанс» оригиналы почтой. В компании их подписывали и возвращали экземпляры поставщика почтой. Аналогично выглядел документооборот между «РусФинансом» и дилерами.
В итоге цикл документооборота по одному автомобилю мог занимать месяц.
Снизить стоимость документооборота между производителем Mazda, ООО «РусФинанс» и дилерами
Основные затраты на бумажный документооборот связаны с пересылкой оригиналов — порядка 53 руб. за один документ. С учетом расходов на бумагу и распечатку стоимость одного документа возрастает до 60 рублей. Ежегодные затраты составляли более 2, 5 млн рублей.
Решение
Компании перешли на электронный документооборот с помощью сервиса Контур.Диадок. Аргументами «за» стали:
Интеграция
Схема обмена электронными документами должна быть удобна и понятна каждому ее участнику. Поэтому в «РусФинанс» начали с описания существующего бумажного документооборота. Затем была разработана схема электронного документооборота, которую компания хотела получить в результате внедрения. С участием специалистов Диадока проводились встречи, совещания, телефонные переговоры со всеми заинтересованными сотрудниками как «РусФинанса», так и Mazda.
В результате схема ЭДО была согласована, и коллектив приступил к тестированию системы ЭДО. Отрабатывался каждый шаг, в процессе у участников возникали еще вопросы, которые детально обрабатывала и решала команда Диадока.
В процессе тестирования была настроена сверка — сопоставление документов из системы ЭДО и в 1С. Когда коллектив «РусФинанса» разрабатывал схему ЭДО, то установил для сверки основные критерии, в том числе 17-значный VIN-номер автомобиля и номер договора. Специалисты Диадока за две недели адаптировали интеграционный модуль под эти требования. Если раньше проверка этих полей требовала времени, то сейчас сверка происходит автоматически, быстро и точно.
Подключение контрагентов
Следующим этапом в реализации проекта стало подключение дилеров. Сначала самых крупных, с наиболее объемным документооборотом. Потом проработали группу дилеров, которые уже работали в Диадоке. Им разослали информационные письма, в которых сообщали, что «РусФинанс» переходит на ЭДО, с вложенным соглашением об обмене электронными документами.
Больше времени заняла работа с дилерами, которые были зарегистрированы в Диадоке, но не передавали через него документы, и которые вообще о нем ничего не знали. Для них проводили встречи, обучающие семинары, объясняли преимущества ЭДО. В итоге только за ноябрь-декабрь 2014 года «РусФинанс» перешел на ЭДО с 38 дилерами из 51.
Результаты
Перейдя на ЭДО, компания «РусФинанс» выполнила поставленные задачи:
