Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» отправляет 130 тыс. пакетов электронных документов в год

Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» — гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Оренбургской области. Основная задача — сбыт электрической энергии потребителям, так же компания предоставляет полный комплекс сопутствующих и услуг в сфере ЖКХ. Компания снабжает электроэнергией около 20 000 потребителей — юридических лиц и более 800 000 бытовых абонентов.

Решение

Для решения поставленных задач компания решила внедрить две системы электронного документооборота (ЭДО) с потребителями, одной из которых стал Контур.Диадок. Данный выбор был обусловлен:

• значительным количеством пользователей этого сервиса, многие из которых являются абонентами компании (на момент принятия решения порядка 20% клиентов компании были уже зарегистрированы в Диадоке);
• большой опыт внедрения Диадока в учетные и биллинговые системы энергосбытовых компаний;
• логичный и простой в освоении и работе интерфейс;
• удобные фильтры для расширенного поиска электронных документов в архиве;
• круглосуточная бесплатная техподдержка;
• активная поддержка вендора при проведении комплекса мероприятий по подключению контрагентов.

Интеграция

Для формирования плана внедрения электронного документооборота специалисты компании и оператора проанализировали действующий порядок работы с бумажными документами. Затем разработали схему обмена электронными документами через Диадок.

Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» работает в ОИК «Сбыт» (разработчик ООО «Компания Техносбыт») - программный комплекс, в котором производятся расчеты за потребленную электроэнергию, формируются финансовые и бухгалтерские документы для клиентов.  Интеграция ОИК «Сбыт» и Диадока была осуществлена сотрудниками компании  при помощи функционала, разработанного  ООО «Компания Техносбыт», при активном участии специалистов Диадока Сложности интеграции успешно и оперативно преодолевались в рабочем порядке. Подготовка к отправке первых счетов-фактур заняла чуть менее 2 месяцев.

Результаты

• Исключение процесса распечатывания и подписи документов вручную, благодаря чему существенно снижены сроки их подготовки;
• мгновенное получение документов потребителями;
• контроль стадии прохождения документов со стороны поставщика;
• оперативный возврат подписанных документов от потребителей;
• существенное снижение прироста объемов бумажных документов для архивного хранения.

Сегодня на ЭДО перешло около 10% потребителей (по 2 операторам). Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» совместно с командой Диадока активно работает над привлечением к обмену электронными документами как можно большего числа контрагентов.  В течение 2-3 лет компания планирует значительно увеличить процент потребителей, перешедших на ЭДО, так же, в планах компании переход на обмен не только финансовыми, но и иными видами документов (договоры, доп. соглашения и т д.). 

Подключение контрагентов

На данный момент компания совместно с операторами ведет работу по дальнейшему подключению к ЭДО своих контрагентов. Для этого:

• на сайте Оренбургского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» размещена информация о переходе на ЭДО и подробно о том, какие шаги необходимо предпринять контрагентам, чтобы получать документы в электронном виде;
• отправлены приглашения для обмена электронными документами компаниям, уже зарегистрированным в Диадоке (их приняли уже 529 организаций);
• клиентам Оренбургского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» разосланы бумажные информационные письма;
• группа телемаркетинга СКБ Контур проводит обзвон контрагентов компании для информирования и консультирования.

Комментарии

Мария Маркова
руководитель отдела технологического обеспечения Оренбургского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

 
Одна из основных задач нашей компании — повышение удовлетворенности клиентов, поэтому переход на обмен документами в электронном виде это один из шагов, которые ведут к повышению качества обслуживания, сокращению времени обмена документами и, как итог, повышение уровня лояльности клиентов. Для компании переход на ЭДО с потребителями приведет к существенному снижению временных (для сотрудников) и финансовых затрат, связанных с распечатыванием и хранением документов (бумага, картриджи, печатающая техника)

Антон Прокопьев
руководитель проектов энергосбытовой отрасли СКБ Контур

 
Энергосбытовым компаниям важно, чтобы их клиенты получали закрывающие платежные документы быстро и без накладок. При этом обе стороны избавлены от головной боли относительного того, на какой стадии доставки находятся документы, не потерялись ли они в пути, не нужно ли продублировать отправку. Гарантированная быстрая доставка документов — важный показатель уровня сервиса компании