Задачи
Быстрое и удобное получение документов потребителями
Каждый месяц компания формирует для клиентов пакеты документов, состоящие из, счета-фактуры, акта и расшифровки счета (по электрике), в год количество пакетов превышает 130 000. Потребители получают их, в основном, лично в офисах компании, незначительный процент — по почте. Оба способа не очень удобны для клиентов.
Оперативный возврат документов
Часто поставщику приходится приложить немало времени и усилий для возврата документов, требующих двусторонней подписи. Специалисту, курирующему этот процесс, нужно не раз позвонить потребителю, напомнить о себе, а затем проконтролировать доставку.
Решение
Для решения поставленных задач компания решила внедрить две системы электронного документооборота (ЭДО) с потребителями, одной из которых стал Контур.Диадок. Данный выбор был обусловлен:
Интеграция
Для формирования плана внедрения электронного документооборота специалисты компании и оператора проанализировали действующий порядок работы с бумажными документами. Затем разработали схему обмена электронными документами через Диадок.
Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» работает в ОИК «Сбыт» (разработчик ООО «Компания Техносбыт») - программный комплекс, в котором производятся расчеты за потребленную электроэнергию, формируются финансовые и бухгалтерские документы для клиентов. Интеграция ОИК «Сбыт» и Диадока была осуществлена сотрудниками компании при помощи функционала, разработанного ООО «Компания Техносбыт», при активном участии специалистов Диадока Сложности интеграции успешно и оперативно преодолевались в рабочем порядке. Подготовка к отправке первых счетов-фактур заняла чуть менее 2 месяцев.
Результаты
Сегодня на ЭДО перешло около 10% потребителей (по 2 операторам). Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» совместно с командой Диадока активно работает над привлечением к обмену электронными документами как можно большего числа контрагентов. В течение 2-3 лет компания планирует значительно увеличить процент потребителей, перешедших на ЭДО, так же, в планах компании переход на обмен не только финансовыми, но и иными видами документов (договоры, доп. соглашения и т д.).
Подключение контрагентов
На данный момент компания совместно с операторами ведет работу по дальнейшему подключению к ЭДО своих контрагентов. Для этого: