Задачи
Быстрое и удобное получение документов потребителями
Каждый месяц компания формирует для клиентов пакеты документов, состоящие из, счета-фактуры, акта и расшифровки счета (по электрике), в год количество пакетов превышает 130 000. Потребители получают их, в основном, лично в офисах компании, незначительный процент — по почте. Оба способа не очень удобны для клиентов.
Оперативный возврат документов
Часто поставщику приходится приложить немало времени и усилий для возврата документов, требующих двусторонней подписи. Специалисту, курирующему этот процесс, нужно не раз позвонить потребителю, напомнить о себе, а затем проконтролировать доставку.
Решение
Для решения поставленных задач компания решила внедрить две системы электронного документооборота (ЭДО) с потребителями, одной из которых стал Контур.Диадок. Данный выбор был обусловлен:
- значительным количеством пользователей этого сервиса, многие из которых являются абонентами компании (на момент принятия решения порядка 20% клиентов компании были уже зарегистрированы в Диадоке);
- большой опыт внедрения Диадока в учетные и биллинговые системы энергосбытовых компаний;
- логичный и простой в освоении и работе интерфейс;
- удобные фильтры для расширенного поиска электронных документов в архиве;
- круглосуточная бесплатная техподдержка;
- активная поддержка вендора при проведении комплекса мероприятий по подключению контрагентов.
Интеграция
Для формирования плана внедрения электронного документооборота специалисты компании и оператора проанализировали действующий порядок работы с бумажными документами. Затем разработали схему обмена электронными документами через Диадок.
Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» работает в ОИК «Сбыт» (разработчик ООО «Компания Техносбыт») - программный комплекс, в котором производятся расчеты за потребленную электроэнергию, формируются финансовые и бухгалтерские документы для клиентов. Интеграция ОИК «Сбыт» и Диадока была осуществлена сотрудниками компании при помощи функционала, разработанного ООО «Компания Техносбыт», при активном участии специалистов Диадока Сложности интеграции успешно и оперативно преодолевались в рабочем порядке. Подготовка к отправке первых счетов-фактур заняла чуть менее 2 месяцев.
Результаты
- Исключение процесса распечатывания и подписи документов вручную, благодаря чему существенно снижены сроки их подготовки;
- мгновенное получение документов потребителями;
- контроль стадии прохождения документов со стороны поставщика;
- оперативный возврат подписанных документов от потребителей;
- существенное снижение прироста объемов бумажных документов для архивного хранения.
Сегодня на ЭДО перешло около 10% потребителей (по 2 операторам). Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» совместно с командой Диадока активно работает над привлечением к обмену электронными документами как можно большего числа контрагентов. В течение 2-3 лет компания планирует значительно увеличить процент потребителей, перешедших на ЭДО, так же, в планах компании переход на обмен не только финансовыми, но и иными видами документов (договоры, доп. соглашения и т д.).
Подключение контрагентов
На данный момент компания совместно с операторами ведет работу по дальнейшему подключению к ЭДО своих контрагентов. Для этого:
- на сайте Оренбургского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» размещена информация о переходе на ЭДО и подробно о том, какие шаги необходимо предпринять контрагентам, чтобы получать документы в электронном виде;
- отправлены приглашения для обмена электронными документами компаниям, уже зарегистрированным в Диадоке (их приняли уже 529 организаций);
- клиентам Оренбургского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» разосланы бумажные информационные письма;
- группа телемаркетинга СКБ Контур проводит обзвон контрагентов компании для информирования и консультирования.
Комментарии

Мария Маркова
руководитель отдела технологического обеспечения Оренбургского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

Антон Прокопьев
руководитель проектов энергосбытовой отрасли СКБ Контур