S7 Airlines (бренд авиакомпании «Сибирь») перевозит пассажиров по внутренним маршрутам и в страны СНГ, Европы, Ближнего Востока, Юго-Восточной Азии и Азиатско-Тихоокеанского региона. В холдинг S7 входит более 20 юридических лиц, которые ведут друг с другом обширный документооборот.
Задача
Сократить количество бумаги на документы, тем самым снизить расходы, освободить офисы
За год на печать первичных документов у холдинга уходило около 140 пачек бумаги (порядка 35 000 документов). 30 пачек — это примерно 1 дерево. Таким образом, внутренний годовой документооборот S7 стоил природе четырех-пяти деревьев. Самой компании этот объем бумаги обходился в 35 000 руб.
Уменьшить цикл документооборота до 1 часа
Согласование и подпись внутреннего документа занимала несколько дней. Холдинг хотел, чтобы согласование занимало не более часа.
Ускорить учет и подпись входящих документов от поставщиков
Бумажные документы — оригиналы от поставщиков услуг по наземному обслуживанию, топливному обеспечению и бортовому питанию (аэропортов) зачастую приходили позднее, чем нужно. Холдинг не мог вовремя оплатить счет или выставить претензии, если данные в документах были некорректны.
Решение
Холдинг S7 выбрал систему электронного документооборота Диадок оператора СКБ Контур. Основными факторами стали:
Интеграция
Компании холдинга используют учетные системы 1Си OeBS. Проектная команда разработала схему документооборота, при которой документы можно передавать между системами, а затем в Диадок. Результатом стала система ЭЛФИНДО — хранилище и распределительный центр документов всего холдинга, «единое окно» для всех учетных систем, через которое документы попадают в Диадок и через которое уходят к контрагентам. ЭЛФИНДО использует данные из учетных систем, на их основе автоматически формирует и отправляет электронные документы.
Результаты
Сегодня все компании холдинга ведут документооборот через СКБ Контур. S7 перешла на ЭДО с восемью из 14 компаний по наземному обслуживанию, с которыми идет самый объемный документооборот. Остальные выстраивают свои процессы, чтобы оптимально провести интеграцию. 80 % счетов-фактур от агентов по продаже билетов и 99 % договоров с агентами предоставляется в электронном виде. Планируется, что в 2016-17 годах компания перейдет на ЭДО с половиной контрагентов — резидентов. Но результаты электронный оборот показывает уже сейчас:
Интересный факт
За 2015 г. через S7 прошло более 30 тысяч электронных документов. Тем самым компания S7 уже сохранила три дерева.
Комментарии
Олеся Смирнова
руководитель Директората анализа бизнес-процессов ЗАО «Группа компаний С7»
При ЭДО документы автоматически загружаются в системы авиакомпании и автоматически же сверяются с нашими данными. Если расхождений нет, цикл документооборота занимает не более часа и требует внимания лишь одного сотрудника — чтобы подписать документы. Другой важный аспект — сегодня документы хранятся в структурированном электронном архиве, который не занимает пространство и доступен сотрудникам. Можно легко найти нужный документ по заданным параметрам. Статусы документов всегда актуальны. Ушла проблема уничтожения документов, по которым вышел срок хранения. Теперь это дело нескольких секунд и нулевых затрат
Ольга Дудкина
руководитель проектов СКБ Контур
У авиакомпаний обширный документооборот с аэропортами. Каждый рейс сопровождается актом по форме С. С помощью мобильного приложения Диадока пилот может подписать его еще в полете. Затем аэропорт формирует реестры услуг, которые авиакомпания сверяет со своими данными. На их основе формируются бухгалтерские закрывающие документы. В Диадоке все это происходит автоматически и в разы быстрее, чем на бумаге
