Л'ОРЕАЛЬ перешел на электронный документооборот Диадок

Задачи

Ускорить взаимодействие с сетями и сократить количество ошибок и неточностей при формировании заказов

Поставщик и покупатель плотно взаимодействуют между собой на всех этапах цепи поставок. Неточности и ошибки могут появиться на любом из них (обработка заказа, поставка и т. д.). Впоследствии это и другие причины приводят к корректировке документов.

Ускорить выставление корректировочных документов и как следствие ускорить оплату по поставкам.

Бумажные документы контрагенты обрабатывают вручную. Технические ошибки часто возникают на этапе переноса информации в учетную систему. Следствие – корректировка. Пока клиент не подтвердит корректность документов, он не производит оплату поставок, что приводит к росту дебиторской задолженности.

Снизить расходы на документооборот

Печать одного документа обходится в среднем от 1,5 руб., пакет из четырех одностраничных документов — в 6 руб. Таким образом, минимальные годовые затраты только на бумагу составляют у компании более 2 млн рублей. Фактический показатель еще выше, так как в большинстве случаев документы не одностраничные, а также часто корректируются и отправляются повторно.

Решение

ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ» приняло решение о внедрении электронного документооборота и выбрало для этого системы Контур.EDI и Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Ключевыми факторами в их пользу стали:

обширный и успешный опыт внедрения у крупных производителей и поставщиков;
надежное хранение данных на серверах оператора и бесплатный доступ к ним даже после окончания договорных отношений.
синий штамп на каждой странице документа, который не позволит нарушить целостность документы при распечатывании;
автоматическая генерация протокола передачи, который фиксирует каждое действие произведенные с документом;
удобный механизм для оперативного выставления корректировочных документов;

Интеграция

Проектная команда разработала и согласовала внутри компании архитектуру решения, которое органично объединило бы сервисы EDI и Диадок как между собой, так и с корпоративной системой SAP.

В итоге сегодня процесс формирования документов в «Л'ОРЕАЛЬ» выглядит так. В SAP компании формируются EDI-сообщения, которые выгружаются на ftp-сервер.

На основе сообщений INVOIC коннектор СКБ Контур формирует юридически значимые документы, которые сохраняет в ящике компании в Диадоке.

Пользователи «Л'ОРЕАЛя» входят в Диадок и работают с документами через веб-портал системы. Там происходит подпись документов и рассылка контрагентам.

В настоящее время команда работает над формированием корректировочных счетов-фактур на основании k-INVOIC. Также компания «Терралинк» — партнер-интегратор СКБ Контур – разрабатывает интеграционное решение с Диадоком, чтобы компания «Л'ОРЕАЛЬ» могла вести с контрагентами договорную работу в электронном виде.

Результаты

Сегодня в электронный вид переведено около 10% исходящего документооборота ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ». Компания совместно с СКБ Контур продолжает подключать к ЭДО своих клиентов. Специалисты «Л'ОРЕАЛЬ» уже отмечают такие основные результаты, как:

возможность отслеживать движение документа на всех этапах цепи «поставщик-покупатель»;
ключевые этапы взаимодействия торговой сети и поставщика, будь то отправка заказа, его уточнение или отказ переведены в вид стандартных электронных сообщений (EDI-сообщений);
удобное инвойсирование на основе сообщений INVOIC;
в офисе стало заметно меньше бумаги;
за счет оперативного выставления корректировочных документов — более быстрая оплата товара, снижение Дебиторской задолженности
в результате того, что формирование и отправка документов теперь требует значительно меньше времени, высвободились время и силы сотрудников для выполнения других задач.

Несмотря на то, что пока мы перевели на ЭДО небольшой объем исходящего документооборота, результаты уже очевидны. Самые главные для нас: это автоматизация большинства мануальных операций, скорость взаимодействия с партнерами по бизнесу и снижение затрат. Следующий важный для нас шаг: мы планируем при поддержке команды Диадока перевести входящий документооборот в электронный вид.

Константин Козлов
руководитель проекта ЭДО СКБ Контур

ЗАО «Л'ОРЕАЛЬ» — крупнейший H&B поставщик, с высокой маркетинговой активностью, которому важно, чтобы документооборот был максимально эффективным и прозрачным для партнеров. Чтобы он способствовал ускорению финансовые потоков, а не тормозил их. Бумажный документооборот не способен этого обеспечить. На первый взгляд, ЭДО лишь ускоряет и упрощает работу с документами. Но в результате для компании это оборачивается заметной экономией и увеличением оборотных средств.