TNT — крупный перевозчик, который доставляет документы, посылки и грузы более чем в 200 стран мира. В России у TNT 13 собственных и 72 партнерских отделения и широкая сеть пунктов приема отправлений. Ежемесячно компания доставляет около 125 тысяч отправлений в Россию и из России. Региональная сеть охватывает 11 000 городов и населенных пунктов РФ.
Задачи
Снизить издержки на традиционный документооборот
При бумажном документообороте компания тратит средства на бумагу, место и оборудование для печати, доставку, организацию архива. Значительные трудозатраты требуются на подготовку и предоставление копий и повторных экземпляров документов.
Ускорить доставку документов до клиентов и возврат от них подписанных оригиналов
Оформление бумажных документов: печать, подпись, упаковка в конверт, доставка — занимает массу времени. TNT формирует их еженедельно, на это уходит один-два дня, плюс до двух недель в пути до клиентов при доставке почтой. Затем подписанные документы должны вернуться в TNT.
Избавиться от потерь
Часть документов компания отправляла почтой. При этом способе доставки они иногда теряются, приходится дублировать. Это значит, что клиент получит документы с опозданием и оплатит услуги позже.
Принимать затраты в том же отчетном периоде, в котором оказана услуга
Бумажные документы часто «не успевают» к концу налогового периода, это влечет дополнительные сложности и отсрочку вычета по НДС для контрагента.
Решение
Компания решила перевести документооборот в электронный вид.
Мы промониторили рынок ЭДО. На наш взгляд, сервис Диадок оператора СКБ Контур— одно из наиболее продвинутых и удобных решений с точки зрения пользовательского интерфейса и возможности интеграции. Выяснилось, что ряд контрагентов TNT уже работают в Диадоке или как раз внедряют его. Чтобы добиться максимальной автоматизации, мы решили интегрировать Диадок с нашей информационной системой.
Александр Ковалев
Руководитель группы выставления счетов финансово-административного отдела компании TNT
Интеграция
В интеграции участвовали сотрудники отдела по выставлению счетов и сбору дебиторской задолженности TNT, технические специалисты по 1С, отдела информационных технологий TNT и специалисты разработки СКБ Контур. Их совместными усилиями стандартный модуль Диадока для 1С был доработан под модифицированную для TNT конфигурацию 1С УТ. Это заняло семь месяцев.
Результаты
В итоге для тех контрагентов, с которыми достигнуто согласие об ЭДО, в 1С устанавливается признак «способ доставки ЭДО», что исключает дублирование документов для них на бумаге. Закрывающие документы по сделке: счет на оплату, счет-фактура, акт выполненных работ— уходят контрагентам через Диадок прямо из 1С. Через веб-версию компания отправляет неформализованные документы, созданные не в 1С.
Входящие документы от поставщиков TNT учитывает в системе SAP R3. Так как в силу ряда особенностей и экономических причин ее невозможно интегрировать с ЭДО, компания получает документ через веб-версию.
Интересный факт
В планах TNT за 2016 год подключить к ЭДО 22 % контрагентов.
Комментарии
Александр Ковалев
руководитель группы выставления счетов финансово-административного отдела компании TNT
При электронном документообороте нет нужды в пометке «Срочно!»: то, что на бумаге в силу срочности требует дополнительных усилий — при ЭДО норма и реализуется в пару кликов мышкой. Одним из трудоемких этапов бумажного документооборота у нас был обмен скан-копиями с контрагентами. При ЭДО он полностью исключен. И это лишь пара чисто практических нюансов, которые существенно облегчают работу наших сотрудников. Мы смогли высвободить их ресурсы и переориентировать на другие задачи.
Ольга Дудкина
Руководитель проекта ЭДО СКБ Контур
У логистических компаний обширный документооборот, переводить его в электронный вид для них очень актуально. Так они сокращают затраты до 70 %, повышают платежную дисциплину, улучшают взаимоотношения с клиентами, которым тоже гораздо удобнее иметь дело с электронными документами. Проект TNT — очень показательный опыт по внедрению ЭДО в логистической отрасли.
