Внедрение электронного документооборота в Газпром межрегионгаз

Задача

Ускорение завершения документооборота по актам

До внедрения ЭДО бумажные документы по поставкам газа отправлялись клиентам компании курьером, или они лично получали их в абонентских отделах ООО «Газпром межрегионгаз Уфа». Процесс обмена бумажными документами занимал немало времени и сил сотрудников как со стороны поставщика, так и со стороны потребителей. А увеличение сроков доставки актов приема-передачи приводило к отсрочке платежей.

Решение

Компания «Газпром межрегионгаз Уфа» выбрала систему электронного документооборота Контур.Диадок. Плюсами данного оператора стали:

клиентоориентированный подход к решению возникающих задач;
бесплатная круглосуточная техподдержка и 8 удобных способов обращения в нее;
активная постпроектная работа команды Диадока;
проведение вендором комплекса мероприятий по подключению контрагентов к системе ЭДО.

Интересный факт

На момент принятия решения 25% контрагентов ООО «Газпром межрегионгаз Уфа» было уже зарегистрировано в сервисе Диадок.

Интеграция

Компания использует учетную систему «1С 8.2 АИС Регионгаз». Ее интеграция с Контур.Диадоком была проведена в несколько этапов.

Совместный анализ конфигурации 1С IT-специалистами «Газпром межрегионгаз Уфа» и командой Диадока. Изучение IT-специалистами «Газпром межрегионгаз Уфа» API Диадока.
Расчет необходимых трудовых ресурсов, необходимых для интеграции, а также сроков реализации проекта.
Непосредственно интеграция и тестовый обмен документами.
Оптимизация алгоритмов отправки документов с целью снижения трафика.
Запуск системы Диадок в промышленную эксплуатацию.

Весь процесс интеграции, включивший обновление API, занял 8 месяцев.

Результат

Ежемесячно до 5-го числа ООО «Газпром межрегионгаз Уфа» выставляет потребителям через систему Контур.Диадок акты приема-передачи газа за предыдущий месяц. Основная цель при внедрении ЭДО — ускорение документооборота — была достигнута.

Теперь электронные закрывающие документы мгновенно попадают к потребителям компании без риска потери. Контрагенты оперативно их подписывают. Вся процедура занимает 2 часа на 500 комплектов документов.
Если требуются уточнения, то повторный обмен документами занимают от нескольких минут до нескольких часов.

Подключение контрагентов

Сотрудники СКБ Контур проводят подключение контрагентов «Газпром межрегионгаз Уфа» к системе ЭДО, ведут работу по их информированию и консультированию.

Во время визита в офис компании каждый потребитель получает вместе с закрывающими документами письмо с приглашением к обмену электронными документами. Тем контрагентам, которые уже зарегистрированы в Контур.Диадок, были отправлены аналогичные приглашения в электронном виде.

В результате за полгода после запуска проекта приняли приглашение о переходе на ЭДО 1300 контрагентов из 2000 потенциально готовых к ЭДО.

За счет интеграции с Контур.Диадок мы, как и прежде, можем работать с документами в привычной для себя учетной системе, но при этом пользоваться возможностями электронного документооборота с потребителями. Совместно со специалистами СКБ Контур мы планируем продолжить разъяснительную и информационную работу с контрагентами о преимуществах перехода на ЭДО

Константин Козлов
Руководитель отраслевых проектов ЭДО

Главной целью компании было ускорение оборачиваемости дебиторской задолженности за счет оперативного возврата подписанных актов от потребителей, которые являются основанием для оплаты. Если раньше возврат актов мог растягиваться на неопределенный срок, то сейчас за счет подключения контрагентов к системе Диадок эта проблема сведена к минимуму