Задача
Ускорение завершения документооборота по актам
До внедрения ЭДО бумажные документы по поставкам газа отправлялись клиентам компании курьером, или они лично получали их в абонентских отделах ООО «Газпром межрегионгаз Уфа». Процесс обмена бумажными документами занимал немало времени и сил сотрудников как со стороны поставщика, так и со стороны потребителей. А увеличение сроков доставки актов приема-передачи приводило к отсрочке платежей.
Решение
Компания «Газпром межрегионгаз Уфа» выбрала систему электронного документооборота Контур.Диадок. Плюсами данного оператора стали:
Интересный факт
На момент принятия решения 25% контрагентов ООО «Газпром межрегионгаз Уфа» было уже зарегистрировано в сервисе Диадок.
Интеграция
Компания использует учетную систему «1С 8.2 АИС Регионгаз». Ее интеграция с Контур.Диадоком была проведена в несколько этапов.
- Совместный анализ конфигурации 1С IT-специалистами «Газпром межрегионгаз Уфа» и командой Диадока. Изучение IT-специалистами «Газпром межрегионгаз Уфа» API Диадока.
- Расчет необходимых трудовых ресурсов, необходимых для интеграции, а также сроков реализации проекта.
- Непосредственно интеграция и тестовый обмен документами.
- Оптимизация алгоритмов отправки документов с целью снижения трафика.
- Запуск системы Диадок в промышленную эксплуатацию.
Весь процесс интеграции, включивший обновление API, занял 8 месяцев.
Результат
Ежемесячно до 5-го числа ООО «Газпром межрегионгаз Уфа» выставляет потребителям через систему Контур.Диадок акты приема-передачи газа за предыдущий месяц. Основная цель при внедрении ЭДО — ускорение документооборота — была достигнута.
Теперь электронные закрывающие документы мгновенно попадают к потребителям компании без риска потери. Контрагенты оперативно их подписывают. Вся процедура занимает 2 часа на 500 комплектов документов.
Если требуются уточнения, то повторный обмен документами занимают от нескольких минут до нескольких часов.
Подключение контрагентов
Сотрудники СКБ Контур проводят подключение контрагентов «Газпром межрегионгаз Уфа» к системе ЭДО, ведут работу по их информированию и консультированию.
Во время визита в офис компании каждый потребитель получает вместе с закрывающими документами письмо с приглашением к обмену электронными документами. Тем контрагентам, которые уже зарегистрированы в Контур.Диадок, были отправлены аналогичные приглашения в электронном виде.
В результате за полгода после запуска проекта приняли приглашение о переходе на ЭДО 1300 контрагентов из 2000 потенциально готовых к ЭДО.
