Задачи
Снижение издержек на бумажный документооборот
«Группа Газ» — компания с огромным документооборотом как между собственными подразделениями, так и с внешними контрагентами. Расходы на печать, упаковку и доставку бумажных документов составляли более 5,6 миллиона рублей в год. Отдельная статья расходов — хранение документов, срок которого по законодательству РФ составляет 5 лет.
Повышение производительности сотрудников
Ежегодный объем внутрикорпоративного документооборота в «Группе ГАЗ» достигает 184,5 тысячи счетов-фактур, поэтому печать, упаковка и отправка документов отнимали существенную часть рабочего времени сотрудников бухгалтерий предприятий.
Увеличение скорости обмена документами
Подразделения компании географически удалены друг от друга. Доставка бумажных документов, которая занимала в среднем 7 дней, тормозила бизнес-процессы Группы. Если документы корректировались или исправлялись, то требовалось дополнительное время для повторной доставки.
Решение
Руководство «Группы Газ» приняло решение о внедрении электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу системы Контур.Диадок. Главными критериями стали:
- возможность быстро формировать и отправлять ответы на запросы контролирующих органов (файл формируется и отправляется из системы Диадок, не нужно распечатывать бумажные документы);
- удобный поиск и выборка документов (по различным атрибутам);
- круглосуточная служба техподдержки и различные удобные варианты обращения в нее;
- гарантированная защита данных от несанкционированного доступа: вход по сертификату электронной подписи;
- защита от потери или повреждения данных трехкратным копированием, хранение копий на разнесенных серверах;
- расположение серверов в лучшем дата-центре РФ (SAFEDATA), в котором обеспечены отказоустойчивое электроснабжение, видеонаблюдение, пропускной режим. Список лиц, имеющих доступ к серверному оборудованию, строго ограничен;
- гарантия бесплатного хранения неограниченного количества документов;
- одновременная работа нескольких пользователей с одним и тем же файлом.
Интеграция
С учетом масштабов компании переход на ЭДО был разбит на три этапа:
- Подключение к системе сначала 5 предприятий «Группы ГАЗ» (с июня 2013 г.).
- Распространение ЭДО еще на 13 предприятиий Группы (с 1 июня 2014 г.).
- Внедрение системы на оставшихся 11 предприятиях «Группы ГАЗ» (с 1 ноября 2014 г.).
Подразделения «Группы ГАЗ» используют разные учетные системы. Поэтому для внедрения ЭДО были разработаны различные варианты интеграции Контур.Диадока.
- Система INFOR ERP LN – интеграция через Диадок.Коннектор, который обеспечивает автоматическое получение и передачу подписанных документов оператору на/с локальной машины. Интеграционный модуль формирует документ в учетной системе из электронного документа (разбор xml).
- Система КИСУ ГАЗ – частичная интеграция с корпоративной информационной системой «Группы ГГАЗ», построенной на основе СУБД Oracle. Интеграционный модуль: формирует образ исходящего электронного документа; загружает образы электронных документов в Архив ЭДО КИСУ с автоматической привязкой к созданному внутренними процедурами интеграции документу в учетной системе.
- 1С УПП 8.2 – решение, полученное при использовании интеграционного модуля Диадока для 1С.
- 1С 7.7 – интеграция с нетиповой системой 1С с использованием библиотеки процедур взаимодействия Диадок.API.
Интеграцию проводили IT-специалисты «Группы ГАЗ» при активном участии команды Диадока, без привлечения стороннего подрядчика.
Для упрощения и ускорения процесса запуска ЭДО специалисты Челябинского филиала СКБ Контур провели видеообучение для сотрудников Группы ГАЗ по работе в системе Контур.Диадок.
Результаты
Сегодня на ЭДО переведены все 29 предприятий «Группы ГАЗ». Это позволяет компании:
- снизить затраты на документооборот (отказ от бумаги и доставки почтой или курьерской службой) на 5 миллионов рублей в год.
- сокращение срок обмена документами между предприятиями до 3-7 секунд.
- увеличить суммы вычета по НДС (неотфактурованные поставки сведены к нулю).
- сделать бизнес-процессы прозрачными: сотрудники компании отслеживают актуальное состояние того или иного документа, а также могут в любой момент могут поднять какое-либо событие истории его прохождения.Вести надежный, защищенный и доступный виртуальный архив документов с возможностью удобного поиска по заданным параметрам.
Сейчас запущен пилотный проект по обмену электронными документами между АЗ «Урал» (предприятие «Группы ГАЗ») и внешним контрагентом — ОАО «ЧКПЗ». После его завершения данный опыт будет масштабирован на других ключевых внешних контрагентов «Группы ГАЗ».
