KFC — Диадок

KFC, подразделение компании Yum! Brands, Inc. (NYSE: YUM), — международный ресторанный бренд с многолетней историей достижений и инноваций, специализирующийся на блюдах из курицы. История бренда началась с полковника Харланда Сандерса, более 75 лет назад создавшего уникальный рецепт приготовления курицы с применением 11 трав и специй. Этот рецепт был записан на обратной стороне двери в его кухню.

Сегодня KFC по-прежнему следует формуле успеха, созданной полковником Сандерсом, — курица панируется и готовится вручную специально обученными поварами более чем в 23 000 ресторанах KFC в 140 странах мира. В России работают более 800 ресторанов KFC в 150 городах — от Калининграда до Владивостока. По количеству ресторанов KFC занимает первое место среди других брендов ресторанов быстрого обслуживания.

Задачи

KFC использует систему ЭДО для входящего документооборота с 2016 года. В 2018 году была поставлена задача перевести исходящий документооборот с партнерами в электронный вид.

Перед системой ЭДО стояли задачи по реализации следующих улучшений:

  • сократить сроки создания и передачи документов контрагентам до одного дня;
  • исключить случаи утери бумажных документов с последующим оформлением дубликатов;
  • построить прозрачную систему документооборота, позволяющую в любой момент отследить статус документа;
  • перейти на электронный архив и представление электронных документов в ответ на требование ФНС через систему Контур.Экстерн;
  • наладить у партнеров получение документов и отражение в учете в том же отчетном периоде, что и в компании;
  • упростить партнерам обработку входящих документов с помощью готового решения для интеграции системы ЭДО с 1С;
  • сократить трудозатраты на сверку взаиморасчетов с обеих сторон.

Решение

Чтобы выбрать систему ЭДО, IT-специалисты KFC проанализировали, к кому из операторов подключены партнеры. В результате выяснилось, что 80 % контрагентов работают в Диадоке и готовы перейти на ЭДО с использованием именно этой системы.

Проект перехода на ЭДО с партнерами запущен в июне 2019 года. В течение одного месяца в учетной системе были реализованы документы разных форматов. Параллельно была произведена настройка коннектора Диадока для всех типов документов и стартовало подключение контрагентов.

После успешного тестирования системы в августе полномасштабный переход на обмен электронными документами с партнерами был реализован уже в сентябре 2019 года.

Интеграция

KFC использует информационную систему JD Edwards. Чтобы автоматизировать процесс отправки документов, потребовалась доработка в учетной системе и установка коннектора.

Документы автоматически выгружаются из учетной системы в локальную папку. Из нее коннектор отправляет документы нужным контрагентам, в том числе формируя пакет, если необходимо отправить два и более документа вместе с УПД. Когда документооборот завершен, с помощью коннектора подписанные документы сохраняются в электронном архиве компании.

Результаты

KFC за два месяца перевел на ЭДО более 150 партнеров. Благодаря автоматизации документооборота:

  • Длительность цикла исходящего документооборота сократилась.
  • Нагрузка на сотрудников по обработке документов снизилась на 98 %.

В планах у компании также повысить эффективность входящего документооборота — автоматизировать с помощью интеграционного решения поток документов от поставщиков.

Комментарии

Анна Федорова
Pуководитель группы бухгалтерского учета KFC

Начиная с первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, KFC передает документы контрагентам в режиме онлайн — теперь контрагенты могут отражать их в учете в том же отчетном периоде. Любые корректировки документов производятся в кратчайшие сроки. На основании исключительно положительной обратной связи, которую мы получаем от партнеров, можно с уверенностью сказать, что достигнута синергия

Максим Вдовин
Ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов СКБ Контур

На старте проекта было принято решение реализовать интеграцию на базе коннектора Диадока, что позволило автоматизировать процессы обработки документов и создания архива. Активное участие в настройке и тестировании приняли Финансовый департамент KFC и проектный офис СКБ Контур, а представители IT-департамента KFC оказывали необходимую поддержку. Благодаря оперативной коммуникации запуск в промышленную эксплуатацию прошел в кратчайшие сроки

Еще истории успеха

  • Поль Бейкери