Задачи
KFC использует систему ЭДО для входящего документооборота с 2016 года. В 2018 году была поставлена задача перевести исходящий документооборот с партнерами в электронный вид.
Перед системой ЭДО стояли задачи по реализации следующих улучшений:
- сократить сроки создания и передачи документов контрагентам до одного дня;
- исключить случаи утери бумажных документов с последующим оформлением дубликатов;
- построить прозрачную систему документооборота, позволяющую в любой момент отследить статус документа;
- перейти на электронный архив и представление электронных документов в ответ на требование ФНС через систему Контур.Экстерн;
- наладить у партнеров получение документов и отражение в учете в том же отчетном периоде, что и в компании;
- упростить партнерам обработку входящих документов с помощью готового решения для интеграции системы ЭДО с 1С;
- сократить трудозатраты на сверку взаиморасчетов с обеих сторон.
Решение
Чтобы выбрать систему ЭДО, IT-специалисты KFC проанализировали, к кому из операторов подключены партнеры. В результате выяснилось, что 80 % контрагентов работают в Диадоке и готовы перейти на ЭДО с использованием именно этой системы.
Проект перехода на ЭДО с партнерами запущен в июне 2019 года. В течение одного месяца в учетной системе были реализованы документы разных форматов. Параллельно была произведена настройка коннектора Диадока для всех типов документов и стартовало подключение контрагентов.
После успешного тестирования системы в августе полномасштабный переход на обмен электронными документами с партнерами был реализован уже в сентябре 2019 года.
Интеграция
KFC использует информационную систему JD Edwards. Чтобы автоматизировать процесс отправки документов, потребовалась доработка в учетной системе и установка коннектора.
Документы автоматически выгружаются из учетной системы в локальную папку. Из нее коннектор отправляет документы нужным контрагентам, в том числе формируя пакет, если необходимо отправить два и более документа вместе с УПД. Когда документооборот завершен, с помощью коннектора подписанные документы сохраняются в электронном архиве компании.
Результаты
KFC за два месяца перевел на ЭДО более 150 партнеров. Благодаря автоматизации документооборота:
- Длительность цикла исходящего документооборота сократилась.
- Нагрузка на сотрудников по обработке документов снизилась на 98 %.
В планах у компании также повысить эффективность входящего документооборота — автоматизировать с помощью интеграционного решения поток документов от поставщиков.
Комментарии
Анна Федорова
Pуководитель группы бухгалтерского учета KFC
Максим Вдовин
Ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов СКБ Контур
