Группа компаний FM Logistic предлагает полный комплекс логистических услуг по управлению цепочкой поставок, такие как складские операции, международные и внутренние перевозки всеми видами транспорта, копакинг и совместное производство, таможенное оформление. На российский рынок компания пришла в 1994 году. Тогда FM Logistic в России управляла группа из 20 амбициозных сотрудников. Сегодня их более 8 000, а охват деятельности неуклонно растет.
FM Logistic в России имеет сеть складских комплексов, кросс-докинговых площадок и таможенных постов от Санкт-Петербурга до Владивостока, а также широкую географию доставок. Оборот компании за 2019–2020 финансовый год составил 21,4 млрд рублей.
Задачи
При переходе на ЭДО группа компаний стремилась прежде всего ускорить передачу документов клиентам и обеспечить их гарантированное получение, так как при бумажном документообороте они могли теряться.
Решение
С первыми клиентами переход на ЭДО стартовал в конце 2015 года. В 2016 году группа компаний FM Logistic в России начала внедрять автоматизированные решения, а с 2017 года — запустила интеграционное решение Контур.ERP. Благодаря этому сотрудники подписывают и отправляют счета клиентам напрямую из учетной системы SAP.
В 2020 году запущен проект по внедрению модуля Диадока для 1С для работы с договорами, дополнительными соглашениями и приложениями, которые прошли внутреннее согласование в системе 1С: Документооборот.
Всего в электронный формат переведены 10 видов документов:
Следующий шаг — автоматизация ЭДО с входящими документами от поставщиков и подрядчиков.
Результаты
С момента перехода на ЭДО группа компаний FM Logistic отправила более 80 000 документов.
Если на начало 2017 года к ЭДО было подключено 68 контрагентов, то сейчас ЭДО настроен с 552 из 1 000 контрагентов группы компаний. Около половины всех документов передаются в электронном виде.
Для работы в Диадоке выпущено порядка 200 квалифицированных электронных подписей. КЭП выпускаются на бухгалтеров, менеджеров, экономистов, руководителей, сотрудников на складе, региональных сотрудников, что начало вызывать сложности при отсутствии единого подхода. После подключения услуги КЦР — корпоративного центра регистрации — на всю группу компаний электронные подписи выпускает одно ответственное лицо. Заявки и подписи не теряются, продление происходит вовремя, что экономит время сотрудников и снимает нагрузку с руководства.
Комментарии
Ирина Басова
менеджер по финансовым проектам FM Logistic
FM Logistic является постоянным участником рабочих встреч ECR (проект «Без бумаги»), наши специалисты регулярно выступают на различных мероприятиях, посвященных развитию ЭДО в России. Мы стремимся перевести в электронный формат как можно больше типов документов и уже несколько лет популяризируем электронный документооборот среди наших контрагентов. Между тем обмен электронными документами становится как никогда актуальным сейчас, в условиях самоизоляции и дистанционной работы. Для многих компаний это станет триггером для более интенсивного использования возможностей ЭДО.
Кристина Болсуновская
ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов
В группе компаний придерживаются поэтапного плана автоматизации документооборота с клиентами и поставщиками. В первую очередь налажена работа с отгрузочными документами, счетами и договорами. Для дальнейшей оптимизации документооборота рассматривается несколько направлений. Перевод актов МХ-1 и М-7 в формализованный вид поможет ускорить оформление документов на складе. Автоматическая загрузка пакета входящих документов и настройка согласования внутри компании снизят нагрузку на сотрудников, которые отвечают за обмен документами с поставщиками. Таким образом, FM Logistic задает темп по переходу на ЭДО для своих партнеров со стороны клиентов и поставщиков. Эти усилия позволили компании войти в число финалистов премии «ПРО ЭДО — 2020» в номинации «Про смелость: первенство в отрасли».
