Задачи
- Ускорить обмен документами между компанией, лизингодателем и лизингополучателем.
- Сократить срок рассмотрения заявок на лизинг.
- Уменьшить расходы компании и клиентов на печать, доставку и хранение документов.
- Снизить трудозатраты сотрудников при работе с документами.
- Упростить поиск и представление первичных документов по требованию налоговой инспекции.
Решение
При выборе оператора и системы ЭДО были важны следующие критерии:
- бесперебойная работа системы, доступ к сервису 24/7;
- гибкость в настройках под учетную систему лизинговой компании;
- гарантии по бессрочному хранению документов;
- качественное сопровождение проекта и техническая поддержка;
- доля контрагентов, подключенных к оператору ЭДО.
Интеграция
В компании установлена учетная система 1С:Предприятие 8.3. «Бухгалтерия лизинговой компании», интеграция с ней настроена с помощью модуля Диадока «Про». Благодаря доработкам в модуле входящие документы от поставщиков автоматически принимаются к учету: на основании подписанных электронных документов создаются документы в 1С.
Исходящий поток документов автоматизирован при отправке через коннектор. Пакеты документов отправляются клиентам без участия человека, коннектор определяет получателя исходя из настроек.
Для работы с договорами лизинга в Диадоке подключен сервис обмена трехсторонними документами. Электронный документ последовательно подписывают лизингодатель, лизингополучатель и лизинговая компания. После подписания каждая сторона сразу же видит статус договора, что существенно ускоряет сделку.
Результаты
Компания за год в два раза увеличила объем исходящих электронных документов: если в апреле 2019 года было отправлено 2 304 документа, то за апрель 2020 года — уже 4 611 электронных документов.
Благодаря внедрению электронного документооборота удалось:
- сократить время обмена информацией с 5–10 дней до нескольких минут — документы доставляются контрагентам мгновенно;
- снизить расходы компании и клиентов за счет отказа от бумажных носителей (счетов, счетов-фактур, актов, накладных);
- уменьшить трудозатраты и высвободить временной ресурс сотрудников благодаря автоматической обработке и отправке документов.
Развитие ЭДО
Весной 2020 года сделана доработка в модуле для 1С Диадока для работы с входящими документами. Планируется перевести документооборот с поставщиками в электронный формат.
Также компания активно приглашает контрагентов к обмену электронными документами, чтобы максимально перевести на ЭДО своих клиентов и поставщиков.
