Сименс

Решение

Переход на электронный документооборот в ООО «Сименс» начался в 2015 году. Проект развивался с оптимизации исходящего документооборота, а затем затронул и входящий поток — документооборот с поставщиками.

Схема исходящего ЭДО

Решение ЭДО для исходящего потока основано на интеграции трех основных систем: Диадок, SAP, Мall (корпоративный интернет-магазин). Процесс начинается с размещения клиентом электронного заказа в интернет-магазине Siemens и подписания спецификации в Диадоке. Далее заказ поступает в обработку на заводы в Германии и других странах. После производства продукция доставляется клиенту, а в его личный кабинет в Диадоке поступает УПД.

Автоматизированы генерация платежных документов и архивирование:

1. Форма спецификации создается автоматически на основании заказа клиента в Mall и поступает в Диадок с помощью API.
2. После подписания обеими сторонами документ возвращается в SAP. Сотрудники могут подписывать документы с компьютеров или в приложении со смартфонов.
3. УПД выставляется автоматически контрагенту по факту доставки продукции, затем отправляется и архивируется со ссылкой на документ поставки и финансовый документ.

Переход на данный процесс потребовал изменений, во-первых, в печатных формах документов, во-вторых, в алгоритме хранения и проверки сертификатов электронной подписи клиентов. Интеграция с Диадоком посредством API позволила минимизировать время подтверждения документов и моментально запускать последующий шаг процесса по факту завершения события «Подпись».

Схема входящего ЭДО

С точки зрения входящего ЭДО наибольшее внимание было уделено автоматизации процесса пакетирования: объединения разных типов документов в единый пакет для дальнейшей обработки в бухгалтерии.

В основу логики пакетирования легли данные по документообороту, которые ранее были структурированы в компании. Именно эта логика позволила реализовать максимально эффективный процесс приемки электронных документов и отражения их в бухгалтерском учете, исключив ручной труд на сортировку и формирование пакета документов.

Помимо внутренних настроек системы, для корректной маршрутизации пакетов понадобилось добавить дополнительные данные в платежные документы поставщиков — «Номер заказа» и «Налоговая схема».

Результаты

Показатели перехода на ЭДО по исходящему потоку электронных документов продуктового бизнеса ООО «Сименс»:

• 95 % УПД в электронном виде;
• 500 контрагентов, подключенных к ЭДО;
• 3 000 электронных документов в месяц.

Входящий поток ЭДО за 2019 год составил 13 000 пакетов документов. Это более 40 000 документов в год. На первый квартал 2020 года на ЭДО переведено 75 % входящего потока, подключено 180 поставщиков.

Основные результаты внедрения ЭДО:

• Цикл заказа в интернет-магазине без учета временных затрат на доставку составляет около часа: от размещения заказа клиентом до подтверждения позиций заводом-производителем. Для «Сименс» это ключевой KPI эффективности проекта.
• Реализация схемы входящего ЭДО позволила существенно сократить трудозатраты. Документооборот с поставщиками ведут всего два сотрудника отделов закупок, для которых это не основная зона ответственности. При бумажном документообороте было вовлечено от двух до четырех сотрудников на полной ставке.
• Пакеты входящих документов проходят весь путь внутреннего согласования, отражения в бухгалтерском учете и возврата подписанных документов поставщикам всего за четыре часа вместо нескольких недель.
• Благодаря уходу от использования бумажных носителей удалось сохранить как минимум 10 деревьев — всего передано больше 100 000 электронных документов.