Сименс переход на электронный документооборот (ЭДО)

ООО «Сименс» — головная компания «Сименс» в России, Беларуси и Центральной Азии, является одним из ведущих поставщиков продукции, услуг и комплексных решений для модернизации ключевых отраслей экономики и инфраструктуры. ООО «Сименс» насчитывает около 3 400 сотрудников. Оборот в 2019 финансовом году (по состоянию на 30 сентября) составил 1,1 млрд евро.

Задачи

Изначально проект затрагивал исключительно исходящий документооборот с заказчиками и клиентами. Переход на электронный документооборот позволяет сократить цикл обработки заказов, что в свою очередь повышает уровень удовлетворенности клиентов.

В рамках взаимодействия с поставщиками ЭДО позволяет соблюдать оговоренные сроки оплаты и значительно сократить срок обработки входящих документов.

Решение

Переход на электронный документооборот в ООО «Сименс» начался в 2015 году. Проект развивался с оптимизации исходящего документооборота, а затем затронул и входящий поток — документооборот с поставщиками.

Схема исходящего ЭДО

Решение ЭДО для исходящего потока основано на интеграции трех основных систем: Диадок, SAP, Мall (корпоративный интернет-магазин). Процесс начинается с размещения клиентом электронного заказа в интернет-магазине Siemens и подписания спецификации в Диадоке. Далее заказ поступает в обработку на заводы в Германии и других странах. После производства продукция доставляется клиенту, а в его личный кабинет в Диадоке поступает УПД.

Автоматизированы генерация платежных документов и архивирование:

Форма спецификации создается автоматически на основании заказа клиента в Mall и поступает в Диадок с помощью API.
После подписания обеими сторонами документ возвращается в SAP. Сотрудники могут подписывать документы с компьютеров или в приложении со смартфонов.
УПД выставляется автоматически контрагенту по факту доставки продукции, затем отправляется и архивируется со ссылкой на документ поставки и финансовый документ.

Переход на данный процесс потребовал изменений, во-первых, в печатных формах документов, во-вторых, в алгоритме хранения и проверки сертификатов электронной подписи клиентов. Интеграция с Диадоком посредством API позволила минимизировать время подтверждения документов и моментально запускать последующий шаг процесса по факту завершения события «Подпись».

Схема входящего ЭДО

С точки зрения входящего ЭДО наибольшее внимание было уделено автоматизации процесса пакетирования: объединения разных типов документов в единый пакет для дальнейшей обработки в бухгалтерии.

В основу логики пакетирования легли данные по документообороту, которые ранее были структурированы в компании. Именно эта логика позволила реализовать максимально эффективный процесс приемки электронных документов и отражения их в бухгалтерском учете, исключив ручной труд на сортировку и формирование пакета документов.

Помимо внутренних настроек системы, для корректной маршрутизации пакетов понадобилось добавить дополнительные данные в платежные документы поставщиков — «Номер заказа» и «Налоговая схема».

Результаты

Показатели перехода на ЭДО по исходящему потоку электронных документов продуктового бизнеса ООО «Сименс»:

95 % УПД в электронном виде;
500 контрагентов, подключенных к ЭДО;
3 000 электронных документов в месяц.

Входящий поток ЭДО за 2019 год составил 13 000 пакетов документов. Это более 40 000 документов в год. На первый квартал 2020 года на ЭДО переведено 75 % входящего потока, подключено 180 поставщиков.

Основные результаты внедрения ЭДО:

Цикл заказа в интернет-магазине без учета временных затрат на доставку составляет около часа: от размещения заказа клиентом до подтверждения позиций заводом-производителем. Для «Сименс» это ключевой KPI эффективности проекта.
Реализация схемы входящего ЭДО позволила существенно сократить трудозатраты. Документооборот с поставщиками ведут всего два сотрудника отделов закупок, для которых это не основная зона ответственности. При бумажном документообороте было вовлечено от двух до четырех сотрудников на полной ставке.
Пакеты входящих документов проходят весь путь внутреннего согласования, отражения в бухгалтерском учете и возврата подписанных документов поставщикам всего за четыре часа вместо нескольких недель.
Благодаря уходу от использования бумажных носителей удалось сохранить как минимум 10 деревьев — всего передано больше 100 000 электронных документов.

Геннадий Воскресенский
руководитель группы электронного бизнеса ООО «Сименс»

Приятно отметить, что референс-встречи по теме ЭДО стали регулярным событием. Многие организации берут наш опыт за основу для внедрения полноценного сквозного процесса (End-to-End process) при автоматизации документооборота. Изначально не все клиенты хотели переходить на ЭДО. Мы решили проблему с помощью просветительской работы: рассказывали о преимуществах и простоте нового процесса для них. Также организовали методическую помощь в переходе на ЭДО — консультирование, обмен опытом с другими клиентами.

Юлия Ковергина
консультант ООО «Сименс»

Индивидуальное решение для входящих документов обеспечило быстрое определение документов и передачу их в конкретные заказы в SAP с направлением ответственным сотрудникам, то есть сохранило существовавший на момент подключения ЭДО путь обработки бумажных документов после сканирования. Таким образом, не потребовалось никаких затрат на дополнительное обучение сотрудников компании.

Юлиана Батурина
руководитель IT-проектов ООО «Сименс»

Реализация проекта ЭДО позволяет постоянно совершенствовать процесс и вовлекать новые подразделения компании. Успешные практики при работе с ЭДО мы распространили на всю группу компаний Siemens в России. В первые недели после внедрения мы внимательно отслеживали все процессы, измеряли KPI. Пакеты входящих документов, проходившие весь путь за четыре часа вместо нескольких недель, вызывали неподдельную гордость за работу проектной команды. Сейчас для компании это привычное дело.