Задачи
Изначально проект затрагивал исключительно исходящий документооборот с заказчиками и клиентами. Переход на электронный документооборот позволяет сократить цикл обработки заказов, что в свою очередь повышает уровень удовлетворенности клиентов.
В рамках взаимодействия с поставщиками ЭДО позволяет соблюдать оговоренные сроки оплаты и значительно сократить срок обработки входящих документов.
Решение
Переход на электронный документооборот в ООО «Сименс» начался в 2015 году. Проект развивался с оптимизации исходящего документооборота, а затем затронул и входящий поток — документооборот с поставщиками.
Схема исходящего ЭДО
Решение ЭДО для исходящего потока основано на интеграции трех основных систем: Диадок, SAP, Мall (корпоративный интернет-магазин). Процесс начинается с размещения клиентом электронного заказа в интернет-магазине Siemens и подписания спецификации в Диадоке. Далее заказ поступает в обработку на заводы в Германии и других странах. После производства продукция доставляется клиенту, а в его личный кабинет в Диадоке поступает УПД.
Автоматизированы генерация платежных документов и архивирование:
- Форма спецификации создается автоматически на основании заказа клиента в Mall и поступает в Диадок с помощью API.
- После подписания обеими сторонами документ возвращается в SAP. Сотрудники могут подписывать документы с компьютеров или в приложении со смартфонов.
- УПД выставляется автоматически контрагенту по факту доставки продукции, затем отправляется и архивируется со ссылкой на документ поставки и финансовый документ.
Переход на данный процесс потребовал изменений, во-первых, в печатных формах документов, во-вторых, в алгоритме хранения и проверки сертификатов электронной подписи клиентов. Интеграция с Диадоком посредством API позволила минимизировать время подтверждения документов и моментально запускать последующий шаг процесса по факту завершения события «Подпись».
Схема входящего ЭДО
С точки зрения входящего ЭДО наибольшее внимание было уделено автоматизации процесса пакетирования: объединения разных типов документов в единый пакет для дальнейшей обработки в бухгалтерии.
В основу логики пакетирования легли данные по документообороту, которые ранее были структурированы в компании. Именно эта логика позволила реализовать максимально эффективный процесс приемки электронных документов и отражения их в бухгалтерском учете, исключив ручной труд на сортировку и формирование пакета документов.
Помимо внутренних настроек системы, для корректной маршрутизации пакетов понадобилось добавить дополнительные данные в платежные документы поставщиков — «Номер заказа» и «Налоговая схема».
Результаты
Показатели перехода на ЭДО по исходящему потоку электронных документов продуктового бизнеса ООО «Сименс»:
Входящий поток ЭДО за 2019 год составил 13 000 пакетов документов. Это более 40 000 документов в год. На первый квартал 2020 года на ЭДО переведено 75 % входящего потока, подключено 180 поставщиков.
Основные результаты внедрения ЭДО: