Задачи
При переходе на ЭДО задачи были сформулированы следующим образом: ускорить процесс обработки документов и преодолеть проблемы безопасности бизнеса, а именно:
- ограничить доступ к документам;
- сократить ошибки сотрудников при создании документов в 1С;
- исключить дублирование работы с бумажными экземплярами.
Решение
Интеграцию Диадока с нетиповой системой 1С провела за два месяца внутренняя проектная группа. Модуль был адаптирован под потребности компании с помощью доработок, например, реализованы возможности:
- отправка неформализованных документов отдельным пакетом в подразделение клиента;
- сворачивание табличной части документа в одну строку при выводе перечня услуг в УПД, поскольку контрагентам неудобно листать УПД с сотней строк и они просят отправить расшифровку отдельным файлом;
- отключение вывода дополнительной информации для строк номенклатуры при отправке документов на печать;
- хранение в базе дополнительных метаданных для передачи вместе с УПД;
- добавление дополнительных полей в УПД для фиксирования сведений о грузе и ходе транспортировки;
- ограничение прав доступа для разных групп пользователей.
С помощью методов API настроены маршруты согласования документов и их последующего подписания.
Результаты
За четыре года работы через ЭДО компания пришла к показателям: объем исходящих электронных документов — 5 000 в месяц, это 45 % от всего документопотока. В электронном виде Vesta обменивается УПД, доверенностями на водителей, договорами, дополнительными и ценовыми соглашениями.
Внедрение электронного документооборота позволило:
- ускорить обработку оригиналов документов;
- уменьшить трудозатраты сотрудников;
- повысить уровень информационной безопасности;
- снизить расходы на отправку документов.
