GTD — Диадок

Транспортная компания GTD — это широкая география доставки грузов и посылок по доступной цене. Перевозка сборных грузов автотранспортом — основной вид деятельности ТК GTD на протяжении уже более 15 лет. Ежедневно компания обслуживает тысячи клиентов. Более 270 терминалов приема-выдачи груза открыты в пяти странах: России, Армении, Беларуси, Казахстане, Кыргызстане.

Alternate Text

Задачи

  • Снизить дебиторскую задолженность.
  • Сократить время передачи документов клиентам.
  • Упростить документооборот с контрагентами.
  • Упростить передачу данных контролирующим органам. 
  • Наладить удобный обмен с клиентами, которые уже использовали ЭДО и приглашали перейти на электронный формат взаимодействия.
  • Оптимизировать работу архива.

Решение

Контур — давний партнер GTD по продуктам Экстрен и Фокус. Поэтому, когда в 2018 году появилась потребность в настройке электронного документооборота, не было сомнений, в какую компанию обратиться.

Интеграция

GTD использует учетную систему SAP S/4HANA. Интеграция с ЭДО реализована на базе решения Контур.ERP и стандартной функциональности SAP по работе с электронными документами. Такой подход позволил минимизировать собственные разработки.

В ходе проекта для некоторых клиентов потребовалось реализовать заполнение дополнительных тегов передаточных документов, а также передавать дополнительные требуемые файлы вместе с формализованными документами. Эти задачи удалось выполнить, используя SAP-расширения.

Срок технической реализации проекта составил 6 месяцев.

Тип документа, который реализован в Диадоке, — УПД. В будущем планируется перевести в электронный вид и другие документы: экспедиторские расписки, договоры, транспортные накладные и т. д.

Результаты

Если в 2019 году в среднем 50–100 контрагентов получали электронные документы от GTD, то спустя год контрагентов, подключенных к ЭДО, стало более 2 000.

Прирост по исходящим документам составил 448 %, по входящим – 133 %, по отправленным приглашениям к ЭДО – 1 370 %.

За период с мая 2019 по апрель 2020 года:

  • Отправлено электронных документов — 220 128.
  • Принято электронных документов — 5 716.
  • Отправлено приглашений к ЭДО — 3 534.

ЭДО — это удобство для клиентов.

Электронный документооборот в GTD был внедрен в первую очередь как одна из многочисленных сервисных опций, которые компания предлагает клиентам.

ЭДО — это скорость.

Скорость обмена документами важна не только для клиентов, но и для компании. Благодаря мгновенной передаче документов через каналы ЭДО удалось снизить дебиторскую задолженность: чем быстрее заказчик получит счет, тем быстрее сможет его оплатить.

ЭДО — это прозрачность и надежность.

Во-первых, в системе ЭДО можно просматривать полную историю документа — от создания до подписания — и видеть все вносимые изменения.

Во-вторых, благодаря интеграции документы загружаются в учетную систему автоматически. На этом направлении в GTD работает ограниченное количество компетентных специалистов. Автоматизация документооборота дает дополнительный контроль и нивелирование человеческого фактора.

В-третьих, использование ЭДО упростило представление документов по встречным проверкам налоговых органов.

Развитие ЭДО

На данный момент проект ЭДО в GTD находится в стадии улучшения. В компании собирают пожелания клиентов и сотрудников.

В ближайшее время панируется расширить объемы аналитической информации, передаваемой посредством ЭДО, внедрить автоматические сверки, а также начать обмен с контрагентами неформализованными документами.

Комментарии

Евгения Хасанова
руководитель отдела сверок и расчетов ТК GTD

ЭДО — это объективная необходимость в современных реалиях. Организация удобного, быстрого и надежного способа обмена документами как с клиентами, так и с поставщиками — именно такие задачи мы ставили перед собой в рамках проекта по переходу на систему ЭДО Диадок.

Первый этап пройден успешно: для наших клиентов мы создали возможность получения закрывающих документов в электронном виде. На следующих стадиях развития проекта сосредоточимся на расширении клиентского сервиса. Будем внедрять обмен электронными экспедиторскими документами, договорами, актами сверок, документами для онлайн-ритейлеров. Также в планах переход на ЭДО с поставщиками, в том числе и с перевозчиками.

Еще истории успеха