Транспортная компания GTD — это широкая география доставки грузов и посылок по доступной цене. Перевозка сборных грузов автотранспортом — основной вид деятельности ТК GTD на протяжении уже более 15 лет. Ежедневно компания обслуживает тысячи клиентов. Более 270 терминалов приема-выдачи груза открыты в пяти странах: России, Армении, Беларуси, Казахстане, Кыргызстане.
Задачи
Решение
Контур — давний партнер GTD по продуктам Экстрен и Фокус. Поэтому, когда в 2018 году появилась потребность в настройке электронного документооборота, не было сомнений, в какую компанию обратиться.
Интеграция
GTD использует учетную систему SAP S/4HANA. Интеграция с ЭДО реализована на базе решения Контур.ERP и стандартной функциональности SAP по работе с электронными документами. Такой подход позволил минимизировать собственные разработки.
В ходе проекта для некоторых клиентов потребовалось реализовать заполнение дополнительных тегов передаточных документов, а также передавать дополнительные требуемые файлы вместе с формализованными документами. Эти задачи удалось выполнить, используя SAP-расширения.
Срок технической реализации проекта составил 6 месяцев.
Тип документа, который реализован в Диадоке, — УПД. В будущем планируется перевести в электронный вид и другие документы: экспедиторские расписки, договоры, транспортные накладные и т.д.
Результаты
Если в 2019 году в среднем 50–100 контрагентов получали электронные документы от GTD, то спустя год контрагентов, подключенных к ЭДО, стало более 2 000.
Прирост по исходящим документам составил 448 %, по входящим — 133 %, по отправленным приглашениям к ЭДО — 1 370 %.
За период с мая 2019 по апрель 2020 года:
ЭДО — это удобство для клиентов.
Электронный документооборот в GTD был внедрен в первую очередь как одна из многочисленных сервисных опций, которые компания предлагает клиентам.
ЭДО — это скорость.
Скорость обмена документами важна не только для клиентов, но и для компании. Благодаря мгновенной передаче документов через каналы ЭДО удалось снизить дебиторскую задолженность: чем быстрее заказчик получит счет, тем быстрее сможет его оплатить.
ЭДО — это прозрачность и надежность.
Во-первых, в системе ЭДО можно просматривать полную историю документа — от создания до подписания — и видеть все вносимые изменения.
Во-вторых, благодаря интеграции документы загружаются в учетную систему автоматически. На этом направлении в GTD работает ограниченное количество компетентных специалистов. Автоматизация документооборота дает дополнительный контроль и нивелирование человеческого фактора.
В-третьих, использование ЭДО упростило представление документов по встречным проверкам налоговых органов.
Развитие ЭДО
На данный момент проект ЭДО в GTD находится в стадии улучшения. В компании собирают пожелания клиентов и сотрудников.
В ближайшее время панируется расширить объемы аналитической информации, передаваемой посредством ЭДО, внедрить автоматические сверки, а также начать обмен с контрагентами неформализованными документами.
Комментарии
Евгения Хасанова
руководитель отдела сверок и расчетов ТК GTD
ЭДО — это объективная необходимость в современных реалиях. Организация удобного, быстрого и надежного способа обмена документами как с клиентами, так и с поставщиками — именно такие задачи мы ставили перед собой в рамках проекта по переходу на систему ЭДО Диадок.
Первый этап пройден успешно: для наших клиентов мы создали возможность получения закрывающих документов в электронном виде. На следующих стадиях развития проекта сосредоточимся на расширении клиентского сервиса. Будем внедрять обмен электронными экспедиторскими документами, договорами, актами сверок, документами для онлайн-ритейлеров. Также в планах переход на ЭДО с поставщиками, в том числе и с перевозчиками.
