Задачи
- Снизить дебиторскую задолженность.
- Сократить время передачи документов клиентам.
- Упростить документооборот с контрагентами.
- Упростить передачу данных контролирующим органам.
- Наладить удобный обмен с клиентами, которые уже использовали ЭДО и приглашали перейти на электронный формат взаимодействия.
- Оптимизировать работу архива.
Решение
Контур — давний партнер GTD по продуктам Экстрен и Фокус. Поэтому, когда в 2018 году появилась потребность в настройке электронного документооборота, не было сомнений, в какую компанию обратиться.
Интеграция
GTD использует учетную систему SAP S/4HANA. Интеграция с ЭДО реализована на базе решения Контур.ERP и стандартной функциональности SAP по работе с электронными документами. Такой подход позволил минимизировать собственные разработки.
В ходе проекта для некоторых клиентов потребовалось реализовать заполнение дополнительных тегов передаточных документов, а также передавать дополнительные требуемые файлы вместе с формализованными документами. Эти задачи удалось выполнить, используя SAP-расширения.
Срок технической реализации проекта составил 6 месяцев.
Тип документа, который реализован в Диадоке, — УПД. В будущем планируется перевести в электронный вид и другие документы: экспедиторские расписки, договоры, транспортные накладные и т. д.
Результаты
Если в 2019 году в среднем 50–100 контрагентов получали электронные документы от GTD, то спустя год контрагентов, подключенных к ЭДО, стало более 2 000.
Прирост по исходящим документам составил 448 %, по входящим – 133 %, по отправленным приглашениям к ЭДО – 1 370 %.
За период с мая 2019 по апрель 2020 года:
- Отправлено электронных документов — 220 128.
- Принято электронных документов — 5 716.
- Отправлено приглашений к ЭДО — 3 534.
ЭДО — это удобство для клиентов.
Электронный документооборот в GTD был внедрен в первую очередь как одна из многочисленных сервисных опций, которые компания предлагает клиентам.
ЭДО — это скорость.
Скорость обмена документами важна не только для клиентов, но и для компании. Благодаря мгновенной передаче документов через каналы ЭДО удалось снизить дебиторскую задолженность: чем быстрее заказчик получит счет, тем быстрее сможет его оплатить.
ЭДО — это прозрачность и надежность.
Во-первых, в системе ЭДО можно просматривать полную историю документа — от создания до подписания — и видеть все вносимые изменения.
Во-вторых, благодаря интеграции документы загружаются в учетную систему автоматически. На этом направлении в GTD работает ограниченное количество компетентных специалистов. Автоматизация документооборота дает дополнительный контроль и нивелирование человеческого фактора.
В-третьих, использование ЭДО упростило представление документов по встречным проверкам налоговых органов.
Развитие ЭДО
На данный момент проект ЭДО в GTD находится в стадии улучшения. В компании собирают пожелания клиентов и сотрудников.
В ближайшее время панируется расширить объемы аналитической информации, передаваемой посредством ЭДО, внедрить автоматические сверки, а также начать обмен с контрагентами неформализованными документами.
Комментарии

Евгения Хасанова
руководитель отдела сверок и расчетов ТК GTD
Первый этап пройден успешно: для наших клиентов мы создали возможность получения закрывающих документов в электронном виде. На следующих стадиях развития проекта сосредоточимся на расширении клиентского сервиса. Будем внедрять обмен электронными экспедиторскими документами, договорами, актами сверок, документами для онлайн-ритейлеров. Также в планах переход на ЭДО с поставщиками, в том числе и с перевозчиками.