ГК А101 переход на электронный документооборот (ЭДО)

ГК «А101» — крупный инвестиционно-строительный холдинг, реализующий масштабный градостроительный проект комплексного освоения территорий Новой Москвы. Застройщик занимает 10 место в общероссийском рейтинге и 2 место в Москве по объему текущего строительства на апрель 2019 года (по данным Единого реестра застройщиков).

40%

документов в электронном виде

подрядчиков перешли на ЭДО

в 2 раза

ускорилась обработка документов

Задачи

Цель перехода на ЭДО — минимизировать трудозатраты и сократить сроки обработки закрывающих документов. Для ГК «А101» было важно ускорить документооборот, чтобы оперативно рассчитываться с подрядчиками и соблюдать сроки на всех этапах строительства.

Основные проблемы, с которыми столкнулись в компании при бумажном документообороте:

доставка документов занимала до трех дней;
работа с бумажными документами отнимала много времени у сотрудников технического надзора;
входящие документы содержали ошибки.

В документах, которые отправляют подрядчики, часто встречались неточности: ошибки в номерах отчетных периодов, округлении копеек и т.д. По внутренней статистике ГК «А101», четыре из пяти входящих документов КС-2, КС-3 выставлялись более одного раза из-за необходимости исправлений.

Решение

ГК «А101» разработала собственный программный продукт «Личный кабинет подрядчика» и внедрила ЭДО для обмена документами внутри группы и с внешними подрядчиками.

Интеграция

IT-специалисты компании доработали модуль Диадока «Про» в соответствии с особенностями документооборота:

все согласования производятся в одной системе 1С;
документы, прошедшие необходимые согласования и проверку на соответствие требованиям учета, автоматически подписываются без участия сотрудников;
для документов внутригруппового оборота автоматическое подписание является двусторонним;
после подписания документов архив автоматически выгружается в 1С;
обмен должен производиться формализованными документами, в том числе отраслевыми: КС-2, КС-3.

В результате проекта реализован полный цикл обработки документов в электронном виде: выставление, согласование, подписание.

Самым важным для строительной отрасли стал результат: в рамках проекта были разработаны стандарты формализованных форм КС-2, КС-3 в Диадоке.

Схема работы с КС-2, КС-3

Через личный кабинет подрядчик согласовывает объем выполненных работ.
После этого модуль Диадока автоматически отправляет подрядчику комплект документов из 1С в виде шаблона.
В веб-интерфейсе подрядчик создает юридически значимые документы на основе шаблона, подписывает и отправляет в адрес «А101».
На стороне «А101» модуль проверяет, что содержание полученного документа совпадает с шаблоном, и происходит подписание без участия сотрудников.

Команда Диадока доработала модуль «Про» для автоматической отправки шаблонов — решение находится на стадии тестирования. Пока эту функцию выполняет коннектор «Доставка».

Результаты

95 % входящих актов КС-2 выставляются через Личный кабинет подрядчика (ЛКП).
Показатели перехода на ЭДО на 1 мая 2020 года:

более 40 % документов подписываются в электронном виде;
более 90 подрядчиков согласились на обмен электронными документами;
переход на ЭДО с использованием ЛКП вдвое сократил среднее время обработки документов.

Благодаря переходу на ЭДО удалось:

сократить затраты на обработку документов;
исключить из производственного процесса операции, не создающие ценность: сканирование, архивация, пересылка и исправление бумажных экземпляров;
улучшить качество предоставляемых пакетов документов;
снизить трудозатраты всех участников документооборота, в том числе внешних подрядчиков.

Екатерина Щукина
Менеджер по развитию корпоративных клиентов Диадока

Группа компаний «А101» активно продвигает тенденции к использованию ЭДО в различных направлениях своей деятельности. Так, в результате совместной работы «А101» и Контура была реализована амбициозная цель — передача через Диадок формализованных актов КС-2 и справкок КС-3. Эти типы строительных документов — одни из самых сложных для перевода в цифру, обычно они содержат сотни строк, а на распечатку акта и справки может уйти целая пачка бумаги. Решимость, скорость внедрения на предприятиях группы и слаженная работа в команде с поставщиком услуги помогли достичь ее. В результате ГК «А101» получила награду в номинации «Про смелость: первенство в отрасли», став одним из победителей премии «ПРО ЭДО — 2020».