Задачи
Цель перехода на ЭДО — минимизировать трудозатраты и сократить сроки обработки закрывающих документов. Для ГК «А101» было важно ускорить документооборот, чтобы оперативно рассчитываться с подрядчиками и соблюдать сроки на всех этапах строительства.
Основные проблемы, с которыми столкнулись в компании при бумажном документообороте:
- доставка документов занимала до трех дней;
- работа с бумажными документами отнимала много времени у сотрудников технического надзора;
- входящие документы содержали ошибки.
В документах, которые отправляют подрядчики, часто встречались неточности: ошибки в номерах отчетных периодов, округлении копеек и т. д. По внутренней статистике ГК «А101», четыре из пяти входящих документов КС-2, КС-3 выставлялись более одного раза из-за необходимости исправлений.
Решение
ГК «А101» разработала собственный программный продукт «Личный кабинет подрядчика» и внедрила ЭДО для обмена документами внутри группы и с внешними подрядчиками.
Интеграция
IT-специалисты компании доработали модуль Диадока «Про» в соответствии с особенностями документооборота:
- все согласования производятся в одной системе 1С;
- документы, прошедшие необходимые согласования и проверку на соответствие требованиям учета, автоматически подписываются без участия сотрудников;
- для документов внутригруппового оборота автоматическое подписание является двусторонним;
- после подписания документов архив автоматически выгружается в 1С;
- обмен должен производиться формализованными документами, в том числе отраслевыми: КС-2, КС-3.
В результате проекта реализован полный цикл обработки документов в электронном виде: выставление, согласование, подписание.
Самым важным для строительной отрасли стал результат: в рамках проекта были разработаны стандарты формализованных форм КС-2, КС-3 в Диадоке.
Схема работы с КС-2, КС-3
- Через личный кабинет подрядчик согласовывает объем выполненных работ.
- После этого модуль Диадока автоматически отправляет подрядчику комплект документов из 1С в виде шаблона.
- В веб-интерфейсе подрядчик создает юридически значимые документы на основе шаблона, подписывает и отправляет в адрес «А101».
- На стороне «А101» модуль проверяет, что содержание полученного документа совпадает с шаблоном, и происходит подписание без участия сотрудников.
Команда Диадока доработала модуль «Про» для автоматической отправки шаблонов — решение находится на стадии тестирования. Пока эту функцию выполняет коннектор «Доставка».
Результаты
95 % входящих актов КС-2 выставляются через Личный кабинет подрядчика (ЛКП).
Показатели перехода на ЭДО на 1 мая 2020 года:
- более 40 % документов подписываются в электронном виде;
- более 90 подрядчиков согласились на обмен электронными документами;
- переход на ЭДО с использованием ЛКП вдвое сократил среднее время обработки документов.
Благодаря переходу на ЭДО удалось:
- сократить затраты на обработку документов;
- исключить из производственного процесса операции, не создающие ценность: сканирование, архивация, пересылка и исправление бумажных экземпляров;
- улучшить качество предоставляемых пакетов документов;
- снизить трудозатраты всех участников документооборота, в том числе внешних подрядчиков.
