TomTailor — Диадок

TomTailor TomTailor

Tom Tailor — это немецкая марка одежды с 50-летней историей. Бренд предлагает стильную повседневную одежду высокого качества для мужчин, женщин и молодежи. Бренд Tom Tailor продается по всему миру через розничные и оптовые каналы, а также через собственные монобрендовые магазины и магазины франчайзинговых партнеров. По состоянию на 30 июня 2020 года в их число входят: собственная розничная сеть Tom Tailor — 454 магазина, франчайзинговые магазины — 175; корнеры в универмагах — 2 575; мультибрендовые точки — 7 649. Кроме того, коллекции презентуются в собственном интернет-магазине компании и через основные платформы электронной коммерции. Бренд TOM TAILOR представлен более чем в 30 странах мира. 

Кассовый документооборот только с собственной розничной сетью составляет более 230 тыс. документов в год.

Alternate Text

Задачи

Цель перехода на ЭДО — оптимизировать бизнес-процессы, а именно:

  • сократить финансовые затраты;
  • перевести кассовые документы в электронный формат;
  • автоматизировать документооборот;
  • сохранить юридическую силу документов;
  • ускорить обработку и доставку документов;
  • перевести архив в электронный вид;
  • сберечь окружающую среду и позаботиться об экологии.

Решение

Компания выбирала между двумя системами электронного документооборота — Контур.Диадок и СБИС. В ходе переговоров остановилась на системе Диадок. Решающую роль сыграла не только цена, но и соответствие сервиса передовому технологическому подходу, а также предоставление портфеля управляемых услуг, соответствующих бизнес-модели организации.

Интеграция

Работу с кассовыми документами наладили через веб-сервис. В ящике Диадока были созданы обособленные подразделения для каждого магазина. Ежедневно директора магазинов выгружают комплект кассовой документации в систему, подписывают квалифицированным сертификатом электронной подписи и отправляют в головное подразделение.  Комплект включает документы двух категорий.

Автоматически сформированные в базе магазина:

  • кассовая книга;
  • приходный кассовый ордер (ПКО);
  • расходный кассовый ордер (РКО).

Отсканированные и загруженные вручную:

  • дополнение.

Чтобы автоматически формировать и выгружать первичные документы, компания использует модуль Диадока для учетной системы 1С. По цепочке согласований документы перемещаются между ответственными сотрудниками и подписываются.

Компания Tom Tailor воспользовалась услугой «Корпоративный центр регистрации» и взяла на себя часть функций по выпуску электронных подписей. Это ускорило выдачу и отзыв квалифицированных сертификатов электронных подписей, что особенно важно при наличии магазинов в разных регионах. 

Результаты

За полгода на электронную первичную документацию перешло 70 магазинов розничной сети, на которые приходится ⅔ от общего объема документооборота. В компании подсчитали, что экономия от перехода на электронные кассовые документы составит около 2,7 млн рублей в год.

Внедрение электронного документооборота позволило:

  • автоматизировать и ускорить бизнес-процессы: бухгалтер проверяет только наличие документов, а не заполненные поля;
  • повысить эффективность управления и укрепить исполнительскую дисциплину;
  • сократить время на подготовку, отправку и поиск документов;
  • упростить процесс согласования;
  • оптимизировать управление большим объемом документов;
  • увеличить эффективность работы сотрудников за счет улучшения процессов;
  • сэкономить на канцелярских принадлежностях. 

В дальнейшем компания планирует перевести на ЭДО большую часть контрагентов. 99 % покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. Также планируется организация электронного архива для внутренних и внешних документов. 

Комментарии

 

Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов

Перед официальным запуском кассовых документов в Диадоке для Tom Tailor мы провели тестирование на двух подразделениях. Это помогло спрогнозировать сроки масштабного запуска проекта и подготовиться к последующему переводу других подразделений на ЭДО. Быстрее достичь результата помогли коллеги из Tom Tailor. Они самостоятельно подготовили инструкции и обучающие видео для сотрудников. Совместные усилия привели к достижению цели: теперь достаточно в конце рабочего дня подгрузить в Диадок все необходимые документы, подписать их и отправить. Следующий этап — создание электронного архива, который упорядочит делопроизводство.

Татьяна Куцевалова
главный бухгалтер Tom Tailor

Многие компании работают только с бумажными документами. Однако ЭДО дает больше возможностей для управления документацией. При этом каждый может выстроить для себя оптимальный процесс.

В розничных организациях наиболее актуально упростить работу с кассовой документацией, которая составляет свыше 60 % от всего объема документооборота. Поэтому мы сфокусировались на повышении эффективности процессов в рознице. Ставилась задача сократить трудозатраты сотрудников на работу с документами, а в бухгалтерии — ускорить их обработку, хранение, поиск. В 1С мы улучшили свои процессы, сделали шаблоны всех кассовых документов и наладили передачу в Контур.Диадок. Теперь мы управляем электронной кассовой документацией и ищем возможности для дальнейшего упрощения труда.

Еще истории успеха