Задачи
Цель перехода на ЭДО — оптимизировать бизнес-процессы, а именно:
- сократить финансовые затраты;
- перевести кассовые документы в электронный формат;
- автоматизировать документооборот;
- сохранить юридическую силу документов;
- ускорить обработку и доставку документов;
- перевести архив в электронный вид;
- сберечь окружающую среду и позаботиться об экологии.
Решение
Компания выбирала между двумя системами электронного документооборота — Контур.Диадок и СБИС. В ходе переговоров остановилась на системе Диадок. Решающую роль сыграла не только цена, но и соответствие сервиса передовому технологическому подходу, а также предоставление портфеля управляемых услуг, соответствующих бизнес-модели организации.
Интеграция
Работу с кассовыми документами наладили через веб-сервис. В ящике Диадока были созданы обособленные подразделения для каждого магазина. Ежедневно директора магазинов выгружают комплект кассовой документации в систему, подписывают квалифицированным сертификатом электронной подписи и отправляют в головное подразделение. Комплект включает документы двух категорий.
Автоматически сформированные в базе магазина:
- кассовая книга;
- приходный кассовый ордер (ПКО);
- расходный кассовый ордер (РКО).
Отсканированные и загруженные вручную:
- дополнение.
Чтобы автоматически формировать и выгружать первичные документы, компания использует модуль Диадока для учетной системы 1С. По цепочке согласований документы перемещаются между ответственными сотрудниками и подписываются.
Компания Tom Tailor воспользовалась услугой «Корпоративный центр регистрации» и взяла на себя часть функций по выпуску электронных подписей. Это ускорило выдачу и отзыв квалифицированных сертификатов электронных подписей, что особенно важно при наличии магазинов в разных регионах.
Результаты
За полгода на электронную первичную документацию перешло 70 магазинов розничной сети, на которые приходится ⅔ от общего объема документооборота. В компании подсчитали, что экономия от перехода на электронные кассовые документы составит около 2,7 млн рублей в год.
Внедрение электронного документооборота позволило:
- автоматизировать и ускорить бизнес-процессы: бухгалтер проверяет только наличие документов, а не заполненные поля;
- повысить эффективность управления и укрепить исполнительскую дисциплину;
- сократить время на подготовку, отправку и поиск документов;
- упростить процесс согласования;
- оптимизировать управление большим объемом документов;
- увеличить эффективность работы сотрудников за счет улучшения процессов;
- сэкономить на канцелярских принадлежностях.
В дальнейшем компания планирует перевести на ЭДО большую часть контрагентов. 99 % покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. Также планируется организация электронного архива для внутренних и внешних документов.
Комментарии
Ольга Кулагина
менеджер по развитию корпоративных клиентов
Татьяна Куцевалова
главный бухгалтер Tom Tailor
В розничных организациях наиболее актуально упростить работу с кассовой документацией, которая составляет свыше 60 % от всего объема документооборота. Поэтому мы сфокусировались на повышении эффективности процессов в рознице. Ставилась задача сократить трудозатраты сотрудников на работу с документами, а в бухгалтерии — ускорить их обработку, хранение, поиск. В 1С мы улучшили свои процессы, сделали шаблоны всех кассовых документов и наладили передачу в Контур.Диадок. Теперь мы управляем электронной кассовой документацией и ищем возможности для дальнейшего упрощения труда.
