Задачи
Цель перехода на ЭДО — оптимизировать бизнес-процессы, а именно:
Решение
Компания выбирала между двумя системами электронного документооборота — Контур.Диадок и СБИС. В ходе переговоров остановилась на системе Диадок. Решающую роль сыграла не только цена, но и соответствие сервиса передовому технологическому подходу, а также предоставление портфеля управляемых услуг, соответствующих бизнес-модели организации.
Интеграция
Работу с кассовыми документами наладили через веб-сервис. В ящике Диадока были созданы обособленные подразделения для каждого магазина. Ежедневно директора магазинов выгружают комплект кассовой документации в систему, подписывают квалифицированным сертификатом электронной подписи и отправляют в головное подразделение. Комплект включает документы двух категорий.
Автоматически сформированные в базе магазина:
Отсканированные и загруженные вручную:
Чтобы автоматически формировать и выгружать первичные документы, компания использует модуль Диадока для учетной системы 1С. По цепочке согласований документы перемещаются между ответственными сотрудниками и подписываются.
Компания Tom Tailor воспользовалась услугой «Корпоративный центр регистрации» и взяла на себя часть функций по выпуску электронных подписей. Это ускорило выдачу и отзыв квалифицированных сертификатов электронных подписей, что особенно важно при наличии магазинов в разных регионах.
Результаты
За полгода на электронную первичную документацию перешло 70 магазинов розничной сети, на которые приходится ⅔ от общего объема документооборота. В компании подсчитали, что экономия от перехода на электронные кассовые документы составит около 2,7 млн рублей в год.
Внедрение электронного документооборота позволило:
В дальнейшем компания планирует перевести на ЭДО большую часть контрагентов. 99 % покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. Также планируется организация электронного архива для внутренних и внешних документов.
