Задачи
Первостепенной задачей при переходе на ЭДО стало повышение удобства получения партнерами отчетных документов от ООО «ППР», а также соблюдение обязательств по срокам их предоставления.
Все рабочие процессы в компании строятся на следовании ряду принципов, среди которых доступность услуг в любой точке страны, надежность, индивидуальный подход, прозрачность на всех этапах сотрудничества и сервис высшего уровня. Эти принципы ориентированы прежде всего на клиентов, поэтому в ООО «ППР» стараются постоянно улучшать сервис. Отказ от бумажного документооборота — одна из составляющих такого подхода.
При обмене бумажными носителями цикл документооборота мог составлять до полутора месяцев. При этом существовал риск утери или задержки документов в пути. Иногда приходилось отправлять пакеты повторно, в результате чего время доставки сильно увеличивалось, особенно для партнеров из удаленных регионов.
Стоимость пересылки также послужила одной из предпосылок для запуска проекта ЭДО. Учитывая ежемесячный объем документооборота, доставка документов курьерской службой являлась существенной статьей расходов.
Характеристики исходящего документооборота при работе на бумаге:
Решение
При выборе оператора ЭДО важными были такие аспекты, как:
Выбор сделан в пользу Диадока, поскольку он соответствует этим условиям. Сервисом удобно пользоваться, и большинство партнеров подключено к Диадоку.
Интеграция
Переход на ЭДО стартовал в 2016 году с обмена электронными документами. Проект по автоматизации документооборота начался в 2019 году — компания «ППР» настроила регулярную выгрузку и передачу документов партнерам.
Для работы с контрагентами ООО «ППР» использует программное обеспечение собственной разработки — учетную систему «Транзит». Для обмена документами через Диадок выбрано решение на базе коннектора из-за удобства и простоты интеграции с учетной системой.
IT-подразделение компании реализовало выгрузку документов из системы «Транзит» на сервер, откуда коннектор забирает документы и доставляет их в Диадок. После подписания юридически значимые документы автоматически передаются партнерам.
На разработку и реализацию схемы ушло около 10 дней.
Результаты
За 2019 год компания перешла на обмен через ЭДО с 70 % контрагентов.
Переход на электронный документооборот позволил существенно уменьшить расход бумаги на печать документов, что является еще одним шагом навстречу улучшению экологической ситуации в компании и мире. Сотрудники ООО «ППР» уделяют особое внимание бережному отношению к ресурсам: сортируют отходы, не используют одноразовую пластиковую посуду, следят за энергопотреблением в офисах.
Развитие ЭДО
В ближайших планах — перевод входящего документооборота в электронный вид и дальнейшее увеличение доли контрагентов, подключенных к ЭДО.
Чтобы бухгалтерии было удобнее работать, в ООО «ППР» планируют интегрировать Диадок с учетной системой 1С.
Еще одна задача по автоматизации работы с документами — это внедрение внутреннего электронного документооборота.
