Задачи
Первостепенной задачей при переходе на ЭДО стало повышение удобства получения партнерами отчетных документов от ООО «ППР», а также соблюдение обязательств по срокам их предоставления.
Все рабочие процессы в компании строятся на следовании ряду принципов, среди которых доступность услуг в любой точке страны, надежность, индивидуальный подход, прозрачность на всех этапах сотрудничества и сервис высшего уровня. Эти принципы ориентированы прежде всего на клиентов, поэтому в ООО «ППР» стараются постоянно улучшать сервис. Отказ от бумажного документооборота — одна из составляющих такого подхода.
При обмене бумажными носителями цикл документооборота мог составлять до полутора месяцев. При этом существовал риск утери или задержки документов в пути. Иногда приходилось отправлять пакеты повторно, в результате чего время доставки сильно увеличивалось, особенно для партнеров из удаленных регионов.
Стоимость пересылки также послужила одной из предпосылок для запуска проекта ЭДО. Учитывая ежемесячный объем документооборота, доставка документов курьерской службой являлась существенной статьей расходов.
Характеристики исходящего документооборота при работе на бумаге:
- Состав пакета — 3–5 документов.
- Периодичность отправки — 2 раза в месяц.
- Количество партнеров — свыше 46 000 компаний.
Решение
При выборе оператора ЭДО важными были такие аспекты, как:
- известность оператора ЭДО среди партнеров компании;
- удобство документооборота для партнеров;
- удобство сервиса для пользователей и простота интеграции;
- возможность выгрузки документов и отчетов;
- стоимость предоставляемых услуг.
Выбор сделан в пользу Диадока, поскольку он соответствует этим условиям. Сервисом удобно пользоваться, и большинство партнеров подключено к Диадоку.
Интеграция
Переход на ЭДО стартовал в 2016 году с обмена электронными документами. Проект по автоматизации документооборота начался в 2019 году — компания «ППР» настроила регулярную выгрузку и передачу документов партнерам.
Для работы с контрагентами ООО «ППР» использует программное обеспечение собственной разработки — учетную систему «Транзит». Для обмена документами через Диадок выбрано решение на базе коннектора из-за удобства и простоты интеграции с учетной системой.
IT-подразделение компании реализовало выгрузку документов из системы «Транзит» на сервер, откуда коннектор забирает документы и доставляет их в Диадок. После подписания юридически значимые документы автоматически передаются партнерам.
На разработку и реализацию схемы ушло около 10 дней.
Результаты
За 2019 год компания перешла на обмен через ЭДО с 70 % контрагентов.
- После перехода на ЭДО промежуток времени между отправкой и получением документов контрагентами существенно сократился и составляет всего несколько минут.
- Общее время выгрузки и отправки пакетов всем контрагентам — 1 сутки.
- Стоимость доставки пакета документов уменьшилась в 4–8 раз по сравнению с отправкой в бумажном виде.
- Благодаря сокращению трудозатрат на обработку бумажных документов в ООО «ППР» смогли перераспределить ресурсы сотрудников и ускорить реализацию новых проектов.
Переход на электронный документооборот позволил существенно уменьшить расход бумаги на печать документов, что является еще одним шагом навстречу улучшению экологической ситуации в компании и мире. Сотрудники ООО «ППР» уделяют особое внимание бережному отношению к ресурсам: сортируют отходы, не используют одноразовую пластиковую посуду, следят за энергопотреблением в офисах.
Развитие ЭДО
В ближайших планах — перевод входящего документооборота в электронный вид и дальнейшее увеличение доли контрагентов, подключенных к ЭДО.
Чтобы бухгалтерии было удобнее работать, в ООО «ППР» планируют интегрировать Диадок с учетной системой 1С.
Еще одна задача по автоматизации работы с документами — это внедрение внутреннего электронного документооборота.
Комментарии
Павел Бельтюков
директор департамента по работе с крупным бизнесом ООО «ППР»
То же самое можно сказать о самой системе электронного документооборота и личном кабинете на сайте: все сделано очень удобно и доступно. Программное обеспечение интуитивно понятно, легко настраивается и работает без сбоев. А интеграция с нашей учетной системой прошла достаточно быстро.
Максим Вдовин
ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов СКБ Контур
Реализация проекта ЭДО — всегда командная работа. Оперативная коммуникация с коллегами, отвечающими за реализацию и развитие проекта на стороне ООО «ППР», позволила очень быстро перевести его в промышленную эксплуатацию и внедрить решения, которые упрощают работу с документами для сотрудников и партнеров компании.
