Segezha Group (SG) — один из крупнейших российских лесопромышленных холдингов с полным циклом лесозаготовки и глубокой переработки древесины. В состав холдинга входят российские и европейские предприятия лесной, деревообрабатывающей и целлюлозно-бумажной промышленности. Представительства SG расположены в 11 государствах, продукция реализуется в 100 странах мира. На предприятиях SG работает около 13 тысяч человек.

Alternate Text

Задачи

  • Следование концепции устойчивого развития — разумное сокращение потребляемой офисной бумаги.
  • Ускорение документооборота с контрагентами и компаниями внутри группы.
  • Снижение трудозатрат на обработку документов.
  • Быстрый поиск документов для представления по запросам контролирующих органов.
  • Снижение расходов на документооборот.
  • Отказ от бумажного архива и обеспечение онлайн-доступа к документам.

Подготовка к отправке бумажного документа занимала от двух до пяти дней. Доставка контрагенту и возвращение подписанного экземпляра — еще одну-три недели. Задержка в подписании документов могла приводить к нарушению контрактных договоренностей с двух сторон и снижению оборачиваемости капитала.

Входящие бумажные документы сначала регистрировались и шли по цепочке внутреннего согласования на предприятиях, далее передавались на подпись ответственному руководителю. После подписания документ сканировали и в ручном режиме размещали на сетевом ресурсе без привязки к учетной системе, поэтому поиск документов был затруднен.

Решение

Электронные документы в Segezha Group используют с 2018 года. Оператора ЭДО выбрали исходя из критериев:

  • первое место рейтинга по количеству роуминговых связей, по данным ассоциации «РОСЭУ» (на момент принятия решения);
  • легкий для изучения интерфейс системы ЭДО;
  • количество контрагентов, подключенных к Диадоку;
  • ценовая политика взаимодействия с клиентом.

Интеграция

Компания использует учетные системы SAP и 1С. Интеграция с Диадоком настроена через решения: Контур.ERP и модуль для 1С. Автоматическая выгрузка документов после подписания происходит с помощью коннектора, затем файлы архивируются.

В Диадоке работают 35 структурных подразделений холдинга. Для запуска ЭДО понадобилось доработать модуль под каждую компанию для реализации индивидуальных сценариев. Все доработки выполнила команда Диадока, среди них:

  • отправка нескольких типов документов или только УПД;
  • сопоставление номенклатуры учетной системы 1С и модуля;
  • добавление штрихкода в исходящие документы для автоматического размещения в архиве после подписания;
  • доработка печатных форм под специфику бизнес-процессов;

Для интеграции Диадока с SAP используется комплекс Контур.ERP — сертифицированное готовое решение. Выполнили доработки:

  • синхронизация статусов документооборота с SAP;
  • обработка неформализованных документов в SAP;
  • добавление штрихкода в исходящие документы для автоматического размещения в архиве после подписания.

Первоначальные доработки заняли около полугода. С момента запуска проект непрерывно развивается: кроме интеграции с учетными системами и настройкой выгрузки подписанных документов, внедрены маршруты согласования и подключен КЦР — корпоративный центр регистрации для самостоятельного управления выпуском КЭП.

Маршруты согласования помогают снизить трудозатраты на разбор документов, поиск ответственных и передачу на подпись, так как документы перемещаются по заданным условиям без участия пользователя.

КЦР ускорил процесс выпуска и продления электронных подписей. Сертификаты выпускает Удостоверяющий центр Контура, а на стороне Segezha Group появилась единая точка входа для взаимодействия с УЦ. Администратор КЦР собирает заявки от сотрудников, удостоверяет личность, отслеживает статусы сертификатов КЭП. Это позволяет вовремя продлить сертификат, оперативно выдать КЭП или отозвать при увольнении.

Обработка входящих электронных документов

Электронный документ поступает в ящик Segezha Group в Диадоке, проходит маршрут согласования и подписания в журнале ЭДО учетной системы SAP. Документы в статусе «Документооборот завершен» с помощью коннектора автоматически выгружаются по настроенному расписанию в электронный архив. Задача на обработку выгруженных документов поступает сотруднику бухгалтерии для отражения в учете. Учетный документ содержит ссылку на визуальный образ подписанного документа с синим штампом КЭП.

Обработка исходящих электронных документов

При формировании учетного документа в SAP к печатной форме добавляется штрихкод. Учетный документ поступает на согласование и подписание в журнал ЭДО системы SAP. Электронный документ в статусе «Подписан» автоматически отправляется контрагенту. Когда документ подписан контрагентом, статус меняется на «Документооборот завершен», и с помощью коннектора происходит выгрузка в электронный архив. Благодаря идентификации штрихкода в наименовании файла происходит автоматическое прикрепление визуального образа подписанного документа к учетному документу в SAP, без участия сотрудника бухгалтерии.

Результаты

В электронный вид Segezha Group перевела каждый второй документ. Ежемесячный объем электронных документов — 45 тысяч. Доля ЭДО постоянно увеличивается, прирост по итогам 2019 года — 79 %, 2020 года — 84 %.

Переход на цифровые технологии уже позволил:

  • Экономить на бумаге, печати, доставке и архивировании.
  • Снизить трудозатраты на обработку, согласование и поиск документов.
  • Ускорить взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, оптимизировать складские поставки.
  • Повысить эффективность взаимодействия подразделений и ускорить внутренние согласования.
  • Уменьшить сроки подготовки финансовой отчетности: благодаря ЭДО и другим мероприятиям закрытие происходит на пятый календарный день.
  • Сократить цикл документооборота с двух недель до двух рабочих дней.
  • Сократить срок выпуска КЭП с двух недель до одного-двух дней.

Развитие ЭДО

В планах перевод большего количества контрагентов на ЭДО, полный отказ от бумаги по внутригрупповым отношениям, автоматизация перемещения и подписания документов с помощью коннектора «Бизнес-процесс», внедрение международного и кадрового ЭДО на базе Диадока.

Комментарии

 

Евгения Материкина
руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group

Для Segezha Group как территориально-распределенного холдинга внедрение ЭДО было жизненно необходимым решением, так как даже во внутреннем согласовании пакета документов участвуют ответственные сотрудники из разных городов. Требовалось время на почтовую пересылку, а риски потери данных были критичными.

Комплекс интеграционных решений от Контур.Диадока, внедренных в Segezha Group, позволил обеспечить непрерывную замкнутую цепочку электронного документооборота. Путь каждого электронного документа легко прослеживается на любом этапе от получения до архивирования. Пользователи могут за секунды найти и визуализировать нужный документ. Ручной труд удалось свести к минимуму, что привело к максимальному эффекту в скорости обработки информации. Помимо очевидных эффектов — ускорения документооборота и снижения издержек, благодаря переходу на ЭДО Segezha Group оказалась готова к сложившейся ситуации мировой пандемии. Одним нажатием кнопки «Пригласить к обмену» мы смогли соответствовать условиям заключенных контрактов и сохранить надежные партнерские отношения с поставщиками и клиентами.

Максим Вдовин
ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов

Автоматизация документооборота в крупной холдинговой структуре всегда влечет за собой глобальные изменения бизнес-процессов. Чтобы новая система работала эффективно, а пользователи быстро адаптировались к новым реалиям, решение внедряли поэтапно. Потребовалось предусмотреть десятки различных сценариев работы с документами на производстве, складах, в бухгалтерии и офисах. Одной из основных задач проекта стала организация доступа в Контур.Диадок из учетной системы SAP. Статусы согласования и подписания документов отображаются в режиме реального времени во всех системах. Это позволяет сотрудникам работать в привычном интерфейсе, а руководителям высшего звена — подписывать документы по веб-ссылке, не заходя в учетные системы.

Еще истории успеха