Группа НЛМК — крупнейший в России и один из самых эффективных в мире производителей стальной продукции. Производственные активы расположены в России, Европе, Азии и США. Доля НЛМК в российском производстве стали — 21 %.
В группу НЛМК входят около 20 компаний, которые обмениваются документами внутри холдинга и с внешними контрагентами. Оборот компании за 2021 год составил 16,2 млрд долларов. Число сотрудников насчитывает больше 50 000 человек. Продукция поставляется в более чем 70 стран мира.
Задачи
Автоматизация работы с документами и снижение трудозатрат сотрудников
До перехода на ЭДО все входящие и исходящие документы заводились в учетную систему вручную. Дополнительные затраты времени сотрудников требовались на обмен бумажными документами. Так, при отправке необходимо было распечатать документы, получить подписи уполномоченных лиц, заказать курьерскую доставку, проконтролировать получение, а затем проследить, чтобы клиент вернул документы, требующие двусторонней подписи.
Ускорение документооборота с контрагентами
Бумажные документы отправлялись курьерской службой, полный цикл документооборота зачастую затягивался до месяца.
Следование концепции устойчивого развития
Сокращение потребляемой офисной бумаги — одно из мероприятий по реализации стратегических целей в области защиты окружающей среды.
Решение
Группа НЛМК выбрала систему ЭДО Контур.Диадок из-за гарантий надежного хранения данных и успешного опыта внедрения ЭДО в крупных компаниях со сложной структурой подразделений и филиалов.
Интеграция
Решение ЭДО для исходящего потока основано на интеграции систем Диадок и SAP.
Результаты
Переход на ЭДО начался в 2015 году. К 2022 году на электронный обмен документами перешли 70 % контрагентов. Внедрение электронного документооборота в группе НЛМК обеспечило:
- сокращение длительности цикла документооборота, как входящего, так и исходящего;
- значительное сокращение затрат на документооборот за счет экономии на приобретении бумаги, печати и доставке документов;
- ускорение бизнес-процессов и снижение трудозатрат на обработку и согласование документов.
По итогам 2019 года переход на ЭДО помог сэкономить более 50 000 листов бумаги ежемесячно, а это равнозначно спасению от вырубки более 70 деревьев.
Комментарии
Елизавета Пастухова
Специалист управления сопровождения продаж ПАО «НЛМК»
Очевидно, что с помощью электронного документооборота мы смогли автоматизировать работу с документами и снизить трудозатраты сотрудников. Работать в сервисе просто и удобно, мы всегда точно знаем, когда документы были отправлены и когда получены. Обмен с контрагентами ускорился до одного-двух дней, мы экономим время и сокращаем издержки. Кроме того, замечаем, что клиенты перестали испытывать неудобства, связанные с обработкой и учетом бумажных документов.
Ксения Дерябина
Ведущий менеджер по развитию корпоративных клиентов в Контуре
Благодаря переводу на ЭДО 70 % контрагентов группа НЛМК ежемесячно отправляет и получает через Диадок тысячи документов. По сравнению с 2018 годом количество исходящих электронных документов выросло в восемь раз, входящих — почти в 25 раз. Такие результаты принесла комплексная работа по подключению контрагентов. В НЛМК задействуют максимум инструментов, чтобы предложить партнерам обмен электронными документами: email‑рассылки, телеграм-канал для клиентов, посадочные страницы, шаблон подписи сотрудников в электронных письмах. Переход на ЭДО курируют выделенные сотрудники со стороны компании, им помогает отдел активации Диадока.
