Задачи
Автоматизация работы с документами и снижение трудозатрат сотрудников
До перехода на ЭДО все входящие и исходящие документы заводились в учетную систему вручную. Дополнительные затраты времени сотрудников требовались на обмен бумажными документами. Так, при отправке необходимо было распечатать документы, получить подписи уполномоченных лиц, заказать курьерскую доставку, проконтролировать получение, а затем проследить, чтобы клиент вернул документы, требующие двусторонней подписи.
Ускорение документооборота с контрагентами
Бумажные документы отправлялись курьерской службой, полный цикл документооборота зачастую затягивался до месяца.
Следование концепции устойчивого развития
Сокращение потребляемой офисной бумаги — одно из мероприятий по реализации стратегических целей в области защиты окружающей среды.
Решение
Группа НЛМК выбрала систему ЭДО Контур.Диадок из-за гарантий надежного хранения данных и успешного опыта внедрения ЭДО в крупных компаниях со сложной структурой подразделений и филиалов.
Интеграция
Решение ЭДО для исходящего потока основано на интеграции систем Диадок и SAP.
Результаты
Переход на ЭДО начался в 2015 году. К 2022 году на электронный обмен документами перешли 70 % контрагентов. Внедрение электронного документооборота в группе НЛМК обеспечило:
- сокращение длительности цикла документооборота, как входящего, так и исходящего;
- значительное сокращение затрат на документооборот за счет экономии на приобретении бумаги, печати и доставке документов;
- ускорение бизнес-процессов и снижение трудозатрат на обработку и согласование документов.
По итогам 2019 года переход на ЭДО помог сэкономить более 50 000 листов бумаги ежемесячно, а это равнозначно спасению от вырубки более 70 деревьев.