В компании «Топвизор» затраты на отправку уменьшили в 17 раз

ООО «Топвизор» создает инструменты, которые помогают оценить эффективность поискового продвижения, найти конкурентов своего сайта и выстроить стратегию для того, чтобы попасть на первое место в поисковой выдаче. Сервис уже 9 лет облегчает работу сотням тысяч веб-аналитиков, интернет-маркетологов и поисковых оптимизаторов.

> 280 000
пользователей
80 %
документопотока в ЭДО
> 2 000
контрагентов

Задачи

Раньше документооборот предполагал сложную логистику: бумажные документы приходилось получать по почте, подписывать, упаковывать и отправлять курьером. В лучшем случае цикл составлял около месяца. При этом полученные акты нужно было отсканировать и отправить в бухгалтерию, а также сохранить бумажный оригинал в специальной папке. Оборот возрастал, и все больше времени уходило на отправку и обработку документов.

Компании было важно сократить и временные, и материальные затраты на всех этапах документооборота.

Решение

В 2014 году компания «Топвизор» перешла на ЭДО. Систему выбрали, опираясь на критерии:

  • надежность;
  • длительность присутствия на рынке;
  • популярность у контрагентов.

Интеграцию было решено провести самостоятельно, поэтому использовали методы API Диадока. С их помощью реализовали функции: получение списка контрагентов, получение и отправка электронных документов, изменение их статусов.

В результате у пользователей сервиса «Топвизор» появились возможности для работы с юридически значимыми документами онлайн. Подключение к Диадоку и интеграция позволили:

  • заключать договоры в электронном виде;
  • создавать счета и отправлять их в Диадок;
  • автоматически отправлять акты клиентам после активации работы по ЭДО;
  • автоматически выставлять и отправлять в Диадок счета на продление, если пользователь подписался на тариф с помощью ЭДО.

Результаты

К ЭДО подключены более 2000 контрагентов. В электронный вид переведена основная часть документопотока — 80%. Ежегодный прирост количества электронных документов:

  • 68 % в 2021 году;
  • 76 % в 2020 году;
  • 110 % в 2019 году.

В компании «Топвизор» активно привлекают контрагентов к ЭДО благодаря специальному предложению в аккаунте. Когда пользователь принимает приглашение работать по ЭДО, на его счет в сервисе зачисляется сумма, которую можно потратить в течение неограниченного времени на любые инструменты сервиса. Тем, кто не пользуется ЭДО, отправляют партнерскую ссылку.

Благодаря переходу на ЭДО длительность цикла документооборота сократилась с одного месяца до одного дня. От выставления счета и подписания специалистами до оплаты пользователем и выставления акта проходит всего пара часов. Это позволило освободить сотрудников от бумажной работы и повысить эффективность: теперь они тратят время только на подписание документов в Диадоке. Им не нужно заниматься отправкой документов, сканировать их и раскладывать по папкам.

Стоимость документооборота также снизилась. Затраты на отправку одного письма уменьшились в 17 раз.

Комментарии

Юлия Федотова
Директор по продукту ООО «Топвизор»
 
Приятно наблюдать за тем, как быстро пользователь может пополнить баланс при посредничестве Диадока. Один клик — и счет улетает в Диадок, после подписания — сразу в бухгалтерию клиента. Оплата, как правило, поступает в течение рабочего дня, после этого сразу формируется акт. Бухгалтер не беспокоит пользователя по поводу счета и закрывающих документов, а клиент может максимально быстро начать работать в «Топвизоре».

Другие кейсы

Все кейсы

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке