Задачи
Раньше документооборот предполагал сложную логистику: бумажные документы приходилось получать по почте, подписывать, упаковывать и отправлять курьером. В лучшем случае цикл составлял около месяца. При этом полученные акты нужно было отсканировать и отправить в бухгалтерию, а также сохранить бумажный оригинал в специальной папке. Оборот возрастал, и все больше времени уходило на отправку и обработку документов.
Компании было важно сократить и временные, и материальные затраты на всех этапах документооборота.
Решение
В 2014 году компания «Топвизор» перешла на ЭДО. Систему выбрали, опираясь на критерии:
- надежность;
- длительность присутствия на рынке;
- популярность у контрагентов.
Интеграцию было решено провести самостоятельно, поэтому использовали методы API Диадока. С их помощью реализовали функции: получение списка контрагентов, получение и отправка электронных документов, изменение их статусов.
В результате у пользователей сервиса «Топвизор» появились возможности для работы с юридически значимыми документами онлайн. Подключение к Диадоку и интеграция позволили:
- заключать договоры в электронном виде;
- создавать счета и отправлять их в Диадок;
- автоматически отправлять акты клиентам после активации работы по ЭДО;
- автоматически выставлять и отправлять в Диадок счета на продление, если пользователь подписался на тариф с помощью ЭДО.
Результаты
К ЭДО подключены более 2000 контрагентов. В электронный вид переведена основная часть документопотока — 80%. Ежегодный прирост количества электронных документов:
- 68 % в 2021 году;
- 76 % в 2020 году;
- 110 % в 2019 году.
В компании «Топвизор» активно привлекают контрагентов к ЭДО благодаря специальному предложению в аккаунте. Когда пользователь принимает приглашение работать по ЭДО, на его счет в сервисе зачисляется сумма, которую можно потратить в течение неограниченного времени на любые инструменты сервиса. Тем, кто не пользуется ЭДО, отправляют партнерскую ссылку.
Благодаря переходу на ЭДО длительность цикла документооборота сократилась с одного месяца до одного дня. От выставления счета и подписания специалистами до оплаты пользователем и выставления акта проходит всего пара часов. Это позволило освободить сотрудников от бумажной работы и повысить эффективность: теперь они тратят время только на подписание документов в Диадоке. Им не нужно заниматься отправкой документов, сканировать их и раскладывать по папкам.
Стоимость документооборота также снизилась. Затраты на отправку одного письма уменьшились в 17 раз.
