Задачи
На момент начала проекта ЭДО в 2019 году в FESCO обрабатывали около 10 500 бумажных документов ежемесячно. При этом объем документооборота постоянно рос вместе с развитием компании.
Одной из проблем в работе с бумажными носителями было позднее отражение документов поставщиков в учете. Территориальная распределенность офисов FESCO — от Москвы до Камчатки — приводила к неуправляемости и непрозрачности процесса. Следствием становились несвоевременное уменьшение налогооблагаемой базы и переплата налогов. Для решения проблемы компания перешла на безбумажное получение и подписание документов.
Решение
Проект ЭДО в FESCO включает не только переход на электронные документы с клиентами и поставщиками, а также максимальную автоматизацию процессов документооборота и внедрение ЭДО с иностранными контрагентами.
Интеграция
Работа с потоками документов и задач осуществляется в системе 1С: ВРМ Электронный архив. Это собственная разработка на базе 1С:Документооборот. В этой же системе реализовано автоматическое управление взаимодействием с операторами ЭДО по всем типам документов: формализованные, договорные документы, неформализованные. Для обмена с операторами ЭДО используются API-коннекторы собственной разработки.
Особенности проекта
Безбумажный акцепт документов
Схема разработана для работы с входящими от поставщиков. Как только документ попадает в BPM-систему, он передается в бизнес-подразделение и подписывается простой электронной подписью (ПЭП). Далее отражается в учете, получает вторую ПЭП, на основании этих подписей происходит подписание документа УКЭП. Поставщик в своей системе ЭДО узнаёт о том, что подпись получена.
Маршрутизатор ЭДО
В начале 2019 года на базе BPM-системы создано решение, позволяющее исключить зависимость от роуминга и обеспечить легкую коммуникацию с любым оператором ЭДО для любой производственной системы FESCO.
В маршрутизатор электронного документооборота заложены настройки по формированию исходящих пакетов документов. Прописаны правила, как собрать пакет в соответствии с требованиями любого оператора ЭДО. Получая из производственных систем формализованные документы, маршрутизатор применяет алгоритмы и отправляет пакет клиенту.
Для части клиентов было важно получать неформализованные подтверждающие документы в одном пакете с закрывающими. Чтобы реализовать это, в FESCO использовали коллаборацию BPM-системы, маршрутизатора и электронного архива. BPM-часть применяет правила комплектования пакета в зависимости от вида перевозки, собирает в электронном архиве подтверждающие документы, далее маршрутизатор ЭДО формирует итоговый пакет и на основании алгоритма отправляет полный пакет клиенту.
Акты сверки по ЭДО
Весной 2020 года в FESCO дополнили систему ЭДО процедурой отправки актов сверки. Около 4 000 актов сверки ежеквартально передаются клиентам по нажатию одной кнопки. Обратная связь от контрагентов поступает также в систему ЭДО. Сотрудники включаются в процесс, только если выявлены разногласия.
Подписание договоров онлайн
Клиенты FESCO заключают договоры онлайн в личном кабинете на сайте транспортно-логистической компании. Когда клиент подтвердил действие, договор попадает во внутренние системы, проходит процедуру согласований и подписывается электронной подписью.
Централизованный цифровой секретарь
Вся коммуникация с потоком неформализованных электронных документов осуществляется в единой точке контакта — управлении документооборота. Документы загружаются с платформы оператора ЭДО и превращаются в задачи в BPM-системе. Задачи обрабатывает первая линия управления документооборота и распределяет неформализованные документы в бухгалтерию, специалистам второй линии или секретарям.
Международный электронный документооборот
В середине 2021 года на базе Диадока запущен пилотный проект ЭДО с нерезидентами. В результате в 2021 году транспортная группа FESCO регулярно обменивалась по ЭДО закрывающими документами с компаниями Группы из Южной Кореи и Китая. На конец 2021 года 14 % международного документооборота — около 250 документов ежемесячно — переведено в электронный вид.
Результаты
На конец 2021 года FESCO обменивается по ЭДО более 45 000 документов ежемесячно с 15 861 контрагентом. Таким образом, 80 % всех контрагентов были переведены на электронный документооборот.
В 2022 году через ЭДО проходит 90 % закрывающих документов, а объем исходящего документооборота составляет более 500 000 электронных документов в год. 2023 год объявлен рубежом по полному отказу от бумажного документооборота — типовой договор будет предусматривать только электронный формат взаимодействия.
С переходом на ЭДО в FESCO:
- На 40 % сократили сроки подготовки документов. Теперь сотрудники экономят время на распечатке, подписании и сканировании.
- На 65 % повысили скорость обработки документов, включая загрузку, анализ и подтверждение.
- На 90 % снизили расходы на документооборот — уменьшились издержки на возврат оригиналов и контроль этого процесса.
Кроме того, удалось высвободить ресурсы работников на интеллектуальный труд и увеличить производительность менеджеров. Как отмечают в компании, такая скорость служит повышению конкурентоспособности FESCO на глобальном логистическом рынке.
ООО «Сервисный Центр ФЕСКО» — победитель премии «ПРО ЭДО» в области электронного документооборота. В 2021 году проект внедрения ЭДО в группе FESCO получил награду в двух номинациях: «Про успех: проект года» и «Про активность: эффективное подключение контрагентов».