Задачи
Автоматизация бизнес-процессов
Формирование документов в учетной системе вручную — это всегда повышенное влияние человеческого фактора на процесс, что зачастую приводит к ошибкам и как следствие увеличению трудозатрат.
Сокращение расходов на документооборот
Ведение бумажного документооборота приводит к затратам на бумагу, распечатку и доставку документов до получателя с помощью почтовой или курьерской службы. Объем исходящих документов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» ежемесячно достигает 5 000, соответственно в год — 60 000. Средняя стоимость подготовки одного бумажного документа составляет около 67 рублей. Таким образом, в год расходы на эти цели достигали порядка 4 000 000 рублей.
Повышение эффективности работы бухгалтерии
В создании бумажного пакета документов задействовано несколько сотрудников, так как документы нужно не только сформировать, но и распечатать, согласовать, завизировать, передать в логистику, отправить, отследить получение контрагентом. В случае исправления или корректировки документов этот путь необходимо повторить.
Ускорение процесса обмена документами с контрагентами
Доставка документов до дистрибьюторов, несмотря на наличие у компании собственной службы логистики, занимала от трех до семи дней, при этом существовал риск потери.
Решение
Для перехода на электронный документооборот компания «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» выбрала систему Контур.Диадок. В ее пользу сыграли такие характеристики, как:
Внедрение системы Контур.Диадок проводилось в несколько этапов:
- Пересмотр внутренних бизнес-процессов «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус».
- Интеграция с учетной системой компании.
- Настройка отправки исходящих документов.
- Настройка получения входящих документов.
- Подключение контрагентов к системе Контур.Диадок.
В результате интеграции Контур.Диадока и учетной системы SAP — DFS EDI Solution появились следующие возможности:
За 2014 год компания «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» отправила через Контур.Диадок около 44 000 электронных документов.
