Задачи
Ускорить документооборот с дилерами
В связи с большим числом сделок объем ежегодного документооборота компании составляет около 3 миллионов бумажных документов. Документы доставляли дилерам обычной или экспресс-почтой, нередко приходилось привлекать штатного курьера. Собирать документы от региональных дилеров дистрибьютор мог в течение целого квартала.
Снизить временные и финансовые издержки на бумажный документооборот
Ежегодные затраты на документооборот компании достигали 60 миллионов рублей. Чтобы сократить издержки на пересылку документов и автоматизировать значительную часть работы бухгалтерии, дистрибьютор решил перевести свою документацию в электронный вид.
Решение и особенности интеграции
В декабре 2011 года Kia Motors RUS выбрала в качестве решения — систему юридически значимого обмена электронными документами Контур.Диадок.
Переход на ЭДО в КИА проходил в три этапа:
1. Перевод в электронный вид самой значительной части документооборота — ДО по поставкам запчастей
Дилеры используют конфигурацию учетной системы 1С «Альфа-Авто: Автосалон+Автосервис+Автозапчасти. Редакция 4.1». Интеграция с ней потребовала некоторых доработок в имеющемся модуле Диадока. Специалисты СКБ Контур доработали его под потребности компании и внедрили в короткие сроки.
2. Перевод в электронный вид документооборота по продажам автомобилей
Учет остальных документов компании ведется в SAP. Для интеграции системы Диадок с SAP был привлечен технологический партнер DocFlow Best Practice с его готовым решением.
3. Подключение дилеров и работа с возражениями
Дилеры по-разному восприняли инициативу Kia по внедрению ЭДО. Некоторые посчитали, что нововведение вынуждает их нести лишние затраты и выгодно исключительно дистрибьютору. Чтобы ликвидировать эти опасения и упростить переход всех 160 контрагентов на ЭДО, компанией Kia Motors RUS было принято решение сначала отработать все процессы в рамках пилотных проектов с тремя крупнейшими дилерами.
Рабочая группа в составе бухгалтеров, IT-специалистов и менеджеров организовала встречи с дилерами, составила регламент взаимодействия и провела все технические работы. Во время тестирования специалисты техподдержки команды Контур.Диадока собирали замечания дилеров и корректировали действия рабочей группы. Это позволило избежать сложностей на этапе массового подключения контрагентов.
Спустя всего 5 месяцев после завершения пилотных проектов все 160 дилеров начали получать документы от Kia в день их формирования, а заодно избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы.
Оптимизация бизнес-процессов на основе ЭДО
По результатам анализа электронного документооборота с дилерами в систему ЭДО, помимо функции обмена первичными документами, было решено включить и другие операции.
В частности, расширить возможности стандартного делопроизводства:
1. Настройка обмена актами сверки взаиморасчетов, письмами-напоминаниями о просроченной задолженности или предстоящих платежах
Теперь работа со всеми документами теперь ведется в режиме единого окна.
2. Настройка автоматического контроля совпадения 17-значных идентификационных номеров запчастей и автомобилей (VIN) во всех документах по одной поставке
В итоге качество подготовки документов стало заметно выше, а скорость их формирования сократилась до одного дня.
3. Возможность в онлайн-режиме отслеживать подписанные на стороне дилера документы
Это позволило сократить срок их подписания с квартала до трех дней.
4. Возможность согласования различных документов, в частности, документов на предоставление бонусов и скидок
Раньше этот процесс растягивался на несколько месяцев, а теперь занимает считанные дни.
Результаты
- 98-99% документов возвращаются от дилеров в течение одного дня.
- Компании больше не требуется привлекать дополнительных сотрудников для ведения делопроизводства. Ей не приходится расходовать средства на поддержание бумажного документооборота. За счет визирования электронной подписью документы полностью легитимны, их не нужно дублировать на бумаге.
- Автоматическая проверка правильности оформления документов упростила работу сотрудников бухгалтерии.
- По оценкам специалистов, проект стал окупаться на шестой месяц (за счет сокращения затрат, связанных с покупкой бумаги, канцтоваров, а также доставкой экспресс или обычной почтой).
