Задача
Облегчить работу сотрудников с входящими документами
Компания получает от поставщиков более 5 000 пакетов входящих документов в месяц. В них входят акты, счета, счета-фактуры, товарные накладные, заказ-наряды. При этом только расшифровка суммы к акту может достигать 200 листов.
Время прохождения входящего документа с момента поступления в региональный офис до подписания на оплату в центральном офисе не должно превышать 15 суток. В центральном офисе на работу с одним типом документов выделено 2 сотрудника.
Обеспечить оперативную доставку исходящих документов и контроль их прохождения
АЛД Автомотив ежемесячно отправляет около 3 200 исходящих документов (порядка 400 пакетов по 8 документов в каждом). Печать и доставка бумажных документов занимает несколько дней. При этом необходимо держать под контролем возврат документов, требующих двусторонней подписи.
Интересный факт
За рабочий день один специалист должен обработать порядка 300 документов одного типа.
Решение
Для реализации поставленных задач компания решила прибегнуть к двум системам электронного документооборота: для внешнего и для внутреннего. Для внешнего ЭДО она остановила свой выбор на сервисе Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Основными критериями стали:
АЛД Автомотив использует учетную систему 1С 8.2.19.90. Для интеграции с ней подошел типовой модуль Диадока. Он обеспечил отправку исходящих документов компании прямо из 1С.
В настоящее время АЛД Автомотив выбирает систему внутреннего документооборота. После выбора и завершения интеграции команда Диадока внедрит сервис в СЭД компании таким образом, чтобы получение входящих документов осуществлялось через Диадок, затем документы передавались бы в СЭД, а те из них, которые нужно подписанными вернуть поставщику, уже согласованными, заверенными и с измененным статусом — снова в Диадок для внешней отправки.
Сегодня АЛД Автомотив на начальной стадии перехода на ЭДО и ведется активная работа по подключению к ЭДО поставщиков и клиентов.
