АЛД Автомотив – лидер на рынке оперативного лизинга автотранспорта. Компания предоставляет услуги долгосрочной аренды автомобилей с полным сервисным обслуживанием и управлением автопарком. В 2014 году она отметила десятилетний юбилей. АЛД Автомотив работает с клиентами по всей России, поэтому компания создала региональную сеть своих представительств, охватывающую 250 городов РФ. Под ее управлением в России находится более 19 000 автомобилей. Российское подразделение АЛД Автомотив насчитывает 130 сотрудников.
Задача
Облегчить работу сотрудников с входящими документами
Компания получает от поставщиков более 5 000 пакетов входящих документов в месяц. В них входят акты, счета, счета-фактуры, товарные накладные, заказ-наряды. При этом только расшифровка суммы к акту может достигать 200 листов.
Время прохождения входящего документа с момента поступления в региональный офис до подписания на оплату в центральном офисе не должно превышать 15 суток. В центральном офисе на работу с одним типом документов выделено 2 сотрудника.
Обеспечить оперативную доставку исходящих документов и контроль их прохождения
АЛД Автомотив ежемесячно отправляет около 3 200 исходящих документов (порядка 400 пакетов по 8 документов в каждом). Печать и доставка бумажных документов занимает несколько дней. При этом необходимо держать под контролем возврат документов, требующих двусторонней подписи.
Интересный факт
За рабочий день один специалист должен обработать порядка 300 документов одного типа.
Решение
Для реализации поставленных задач компания решила прибегнуть к двум системам электронного документооборота: для внешнего и для внутреннего. Для внешнего ЭДО она остановила свой выбор на сервисе Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Основными критериями стали:
АЛД Автомотив использует учетную систему 1С 8.2.19.90. Для интеграции с ней подошел типовой модуль Диадока. Он обеспечил отправку исходящих документов компании прямо из 1С.
В настоящее время АЛД Автомотив выбирает систему внутреннего документооборота. После выбора и завершения интеграции команда Диадока внедрит сервис в СЭД компании таким образом, чтобы получение входящих документов осуществлялось через Диадок, затем документы передавались бы в СЭД, а те из них, которые нужно подписанными вернуть поставщику, уже согласованными, заверенными и с измененным статусом — снова в Диадок для внешней отправки.
Сегодня АЛД Автомотив на начальной стадии перехода на ЭДО и ведется активная работа по подключению к ЭДО поставщиков и клиентов.
Комментарии
Евгения Богачева
Руководитель группы по расчетам с поставщиками АЛД Автомотив
Документооборот в АЛД Автомотив должен решить целый ряд нетривиальных задач, это повысит эффективность работы компании в целом. Мы реализуем внутренний документооборот силами одного сервиса, внешний — другого. Диадок отлично подошел для внешнего обмена электронными документами, нам было очень легко установить его интеграционный модуль и настроить отправку исходящих документов. Теперь дело за реализацией следующих двух важных задач: подключения к ЭДО как можно большего числа наших клиентов и организации внутреннего электронного документооборота
Павел Коптелов
Руководитель финансового направления ЭДО СКБ Контур
У АЛД Автомотив внушительный ежемесячный документооборот, и в данном случае речь идет не столько о количестве документов, сколько об их многостраничности. Переход на ЭДО, помимо решения стандартных задач, упростит работу с каждым объемным документом, что положительно скажется на эффективности сотрудников. В сотрудничестве с этой компанией перед нами стоят нетипичные задачи, нам интересно работать над их решением и сделаем все возможное, чтобы потребности АЛД Автомотив были максимально удовлетворены
