Внедрение электронного документооборота в свою биллинговую систему

ОАО «Екатеринбургэнергосбыт» — гарантирующий поставщик электроэнергии в Свердловской области. Ежегодно компания формирует порядка 450 000 платежно-расчетных документов и отправляет их 12 000 контрагентов.

1 960 000 ₽

ожидаемая ежегодная экономия

51%

контрагентов уже были в Диадоке

Задачи

Оперативная и удобная доставка документов клиентам

Бумажные документы направляются клиентам либо через банки, либо почтовым или курьерским отправлением. Это занимает от 3 до 5 дней.

Снижение расходов на документооборот

Себестоимость печати одного листа — 0,8 рубля, средняя стоимость доставки пакета документов — порядка 25 рублей. Таким образом, годовые затраты на бумажный документооборот составляют около 4 000 000 рублей.

Автоматизация труда сотрудников, повышение их производительности

В период массовой подготовки закрывающих документов в этом процессе может быть задействовано до 20 человек на протяжении 3 полных рабочих дней.

Решение

«Екатеринбургэнергосбыт» выбрал систему электронного документооборота Контур.Диадок. Аргументами в ее пользу стали:

6 140 контрагентов компании (51%), уже зарегистрированных в Диадоке;
более оперативное реагирование на запросы в рамках выбора оператора ЭДО для реализации проекта.

Интеграция

«Екатеринбургэнергосбыт» пользуется биллинговой системой (разработка компании «Техносбыт»), в которой формируются платежные закрывающие документы. Выгрузка документов из биллинга автоматизирована и происходит через коннектор Диадока.

При внедрении системы ЭДО команда Диадока в течение 2 месяцев успешно доработала API под требования компании. В результате у сервиса появился целый комплекс дополнительных возможностей для работы с контрагентами:

доступ к идентификаторам контрагентов;
коллектор, объединяющий файлы из учетных систем по имени для отправки через коннектор;
контроль статусов контрагентов, которым отправлено приглашение к обмену электронными документами;
подготовка и отправка дополнительных соглашений для обмена электронными документами;
контроль статусов дополнительных соглашений;
внесение изменений в дополнительные соглашения;
и другие.

Результаты

Внедрение сервиса Диадок позволило компании автоматизировать часть исходящего потока документации: от формирования документов до их отправки потребителям. Таким образом:

потребители оперативно получают закрывающие и другие документы;
снизились затраты на бумажный документооборот: при переходе на ЭДО 50% потребителей возможная ежегодная экономия составит порядка 1 960 000 рублей;
уменьшилось число технических ошибок в документах;
частично снизилась нагрузка на сотрудников, связанная с подписанием и отправкой первичных документов.

Также сведен к минимуму ручной труд при изменении настроек в договоре с контрагентами, подписавшими дополнительные соглашения о переходе на ЭДО.

Наталья Соколова
Заместитель директора по информационным технологиям ОАО «Екатеринбургэнергосбыт»

С помощью команды Диадока были успешно реализованы наши дополнительные требования к системе. Например, разработан функционал, позволяющий в наших системах узнавать статус документа по имени файла. Также был разработан специальный коллектор документов, позволяющий отправлять файлы из разных систем, объединяя их по имени

Ольга Украинская
Заместитель директора по экономике и финансам ОАО «Екатеринбургэнергосбыт»

В рамках энергетической отрасли оперативная доставка закрывающих документов потребителям является весомым конкурентным преимуществом. Обеспечение клиентам быстрого получения документов — это показатель высокого уровня сервиса. Сама энергосбытовая компания получает не только лояльность потребителей, но и ускорение платежей по выставленным счетам

#Энергетика и ЖКХ #Диадок.Коннектор

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке

Ещё вам может быть полезно

В «Екатеринбургэнергосбыт» перевели на ЭДО 50% клиентов и сэкономили 2 миллиона рублей