Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» (в прошлом ОАО «Свердловэнергосбыт») входит в состав ЗАО «КЭС-Энергосбыт». ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» — это крупнейшая энергоснабжающая организация на территории Свердловской области, которая обслуживает более 22 600 юридических лиц. В Свердловской области действуют 70 ее филиалов и офисов продаж.
Задачи
Сделать документооборот оперативным и удобным для всех участников
Каждый месяц Свердловский филиал ОАО«ЭнергосбыТ Плюс» должен подготовить, распечатать и доставить потребителям по пакету документов, в который входят счет, счет-фактура, акты. Ежегодный документооборот компании превышает 1,15 миллионов документов. Клиенты получают их либо по почте, либо очно в офисах компании.
После того как документы доставлены адресату, поставщику требуется отслеживать их подписание и дожидаться получения обратно второго экземпляра акта (или других документов, которые требуют двустороннего подписания). Это увеличивает сроки документооборота.
Более того, приходится содержать объемный бумажный архив: на поиски нужного документа затрачивается значительное время.
Снизить издержки на бумажный документооборот
Бумажный документооборот составляет отдельную статью расходов, которая включает в себя приобретение бумаги, обслуживание офисной техники, доставку документов. Кроме того, бумажный документооборот требует от компании содержание архива, занимающего дополнительные площади, а также нуждающегося в обслуживании сотрудников компании.
Решение
Для реализации поставленных задач ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» остановился на двух системах ЭДО. Одной из них стал Контур.Диадок, который был выбран в силу сложившейся положительной репутации разработчика СКБ Контур, его внушительного опыта и высокой квалификации сотрудников.
Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» пользуется биллинговой системой собственной разработки ПК «СЭСБ-2006», в которой идет формирование книг покупок и продаж, журналов учета счетов-фактур. Бухгалтерия компании работает в системе «Энергосбыт плюс АСБУ-М», которая аналогична системе 1С бухгалтерия КОРП 2.0 (1С:Предприятие 8.2).
На первом этапе внедрения при активном участии специалистов СКБ Контур реализована интеграция системы Контур.Диадок с биллингом компании через программный интерфейс (API). Это заняло 2,5 месяца, и в результате появилась возможность выставления счетов-фактур и актов непосредственно из биллинговой системы.
Затем специалисты СКБ Контур провели обучение сотрудников Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», ответственных за ЭДО. В процессе были представлены схемы выставления документов, а также нововведения при работе в биллинговой системе.
В результате оптимизированы и переведены в электронный вид следующие процессы Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»:
Подключение контрагентов
На следующем этапе началась совместная со специалистами СКБ Контур работа по подключению контрагентов к электронному документообороту. До конца 2014 года «ЭнергосбыТ Плюс» планирует перейти на ЭДО с 10% потребителей, к концу 2015-го — с 25%.
Интересный факт
8 300 контрагентов или 37% от общего количества клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» уже были зарегистрированы в сервисе Диадок и активно им пользовались.
На сегодня работа по переводу контрагентов на ЭДО ведется следующим образом:
Дальнейшая работа по подключению контрагентов между заказчиком и вендором была распределена следующим образом:
Результаты
В августе 2013 года первый клиент Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» подписал соглашение к договору и официально перешел на ЭДО. С этого момента компания перевела в электронный вид выставляемые клиентам все виды счетов-фактур и актов о передаче электрической энергии (мощности).
В июне 2014 года список документов, передаваемых в электронном виде, пополнили промежуточные счета и акты сверки взаимных расчетов.
На 23 октября 2014 года компания отправила 23 750 электронных документов.
Сегодня 1 500 клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» ежемесячно получают документы в электронном виде.
В 2015 году компания рассчитывает отправить более 225 000 электронных документов (с учетом планов подключения контрагентов).
В результате интеграции исходящие документы формируются в биллинговой системе, из которой сотрудники отправляют их клиентам, а также контролируют статус их прохождения. Печать документов, подписание, проставление печати и доставка клиенту полностью исключены из цепочки действий при ЭДО. Что касается входящих электронных документов, они поступают в единую канцелярию, из которой распределяются по подразделениям.
В настоящее время мы видим повышение производительности отделов; исключение расходов на распечатку и подписание документов в тех бизнес-процессах, которые переведены на ЭДО. Клиенты оперативно получают документы, а мы со своей стороны имеем возможность это проконтролировать. Наконец, электронная база это не бумажный архив. Она позволяет просто и быстро находить нужные документы для ответов на запросы контролирующих органов
Александр Баутин
Руководитель проекта по внедрению электронного документооборота Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»
