Энергосбыт Плюс

Решение

Для реализации поставленных задач ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» остановился на двух системах ЭДО. Одной из них стал Контур.Диадок, который был выбран в силу сложившейся положительной репутации разработчика СКБ Контур, его внушительного опыта и высокой квалификации сотрудников.

Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» пользуется биллинговой системой собственной разработки ПК «СЭСБ-2006», в которой идет формирование книг покупок и продаж, журналов учета счетов-фактур. Бухгалтерия компании работает в системе «Энергосбыт плюс АСБУ-М», которая аналогична системе 1С бухгалтерия КОРП 2.0 (1С:Предприятие 8.2).

На первом этапе внедрения при активном участии специалистов СКБ Контур реализована интеграция системы Контур.Диадок с биллингом компании через программный интерфейс (API). Это заняло 2,5 месяца, и в результате появилась возможность выставления счетов-фактур и актов непосредственно из биллинговой системы.

Затем специалисты СКБ Контур провели обучение сотрудников Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», ответственных за ЭДО. В процессе были представлены схемы выставления документов, а также нововведения при работе в биллинговой системе.

В результате оптимизированы и переведены в электронный вид следующие процессы Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»:

• обработка входящих документов;
• выставление и отправка первичных документов клиентам;
• ежеквартальная сверка задолженности с клиентами — юридическими лицами;
• предоставление документов по запросу контролирующих органов.

Подключение контрагентов

На следующем этапе началась совместная со специалистами СКБ Контур работа по подключению контрагентов к электронному документообороту. До конца 2014 года «ЭнергосбыТ Плюс» планирует перейти на ЭДО с 10% потребителей, к концу 2015-го — с 25%.

Интересный факт

8 300 контрагентов или 37% от общего количества клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» уже были зарегистрированы в сервисе Диадок и активно им пользовались.

На сегодня работа по переводу контрагентов на ЭДО ведется следующим образом:

• через Диадок осуществлена рассылка приглашений уже зарегистрированным в сервисе компаниям. Таким образом, приняв приглашения, контрагенты легко и быстро начали обмен электронными документами со Свердловским филиалом ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
• с закрывающими документами потребителям разосланы официальные информационные письма;
• создан раздел на официальном сайте Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» с подробной инструкцией по подключению к системе ЭДО;
• ведется информирование в офисах обслуживания.

Дальнейшая работа по подключению контрагентов между заказчиком и вендором была распределена следующим образом:

• консультированием потребителей по всем техническим и организационным вопросам ЭДО занимается техническая поддержка СКБ Контур;
• работа по формированию и подписанию дополнительных соглашений о переходе на ЭДО к договорам поставки ведется договорными отделами Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
• методологическая поддержка по бухгалтерскому учету электронных документов осуществляется отделом поступлений Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

Результаты

В августе 2013 года первый клиент Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» подписал соглашение к договору и официально перешел на ЭДО. С этого момента компания перевела в электронный вид выставляемые клиентам все виды счетов-фактур и актов о передаче электрической энергии (мощности).

В июне 2014 года список документов, передаваемых в электронном виде, пополнили промежуточные счета и акты сверки взаимных расчетов.

На 23 октября 2014 года компания отправила 23 750 электронных документов.

Сегодня 1 500 клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» ежемесячно получают документы в электронном виде.

В 2015 году компания рассчитывает отправить более 225 000 электронных документов (с учетом планов подключения контрагентов).

В результате интеграции исходящие документы формируются в биллинговой системе, из которой сотрудники отправляют их клиентам, а также контролируют статус их прохождения. Печать документов, подписание, проставление печати и доставка клиенту полностью исключены из цепочки действий при ЭДО. Что касается входящих электронных документов, они поступают в единую канцелярию, из которой распределяются по подразделениям.