Задачи
Сделать документооборот оперативным и удобным для всех участников
Каждый месяц Свердловский филиал ОАО«ЭнергосбыТ Плюс» должен подготовить, распечатать и доставить потребителям по пакету документов, в который входят счет, счет-фактура, акты. Ежегодный документооборот компании превышает 1,15 миллионов документов. Клиенты получают их либо по почте, либо очно в офисах компании.
После того как документы доставлены адресату, поставщику требуется отслеживать их подписание и дожидаться получения обратно второго экземпляра акта (или других документов, которые требуют двустороннего подписания). Это увеличивает сроки документооборота.
Более того, приходится содержать объемный бумажный архив: на поиски нужного документа затрачивается значительное время.
Снизить издержки на бумажный документооборот
Бумажный документооборот составляет отдельную статью расходов, которая включает в себя приобретение бумаги, обслуживание офисной техники, доставку документов. Кроме того, бумажный документооборот требует от компании содержание архива, занимающего дополнительные площади, а также нуждающегося в обслуживании сотрудников компании.
Решение
Для реализации поставленных задач ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» остановился на двух системах ЭДО. Одной из них стал Контур.Диадок, который был выбран в силу сложившейся положительной репутации разработчика СКБ Контур, его внушительного опыта и высокой квалификации сотрудников.
Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» пользуется биллинговой системой собственной разработки ПК «СЭСБ-2006», в которой идет формирование книг покупок и продаж, журналов учета счетов-фактур. Бухгалтерия компании работает в системе «Энергосбыт плюс АСБУ-М», которая аналогична системе 1С бухгалтерия КОРП 2.0 (1С:Предприятие 8.2).
На первом этапе внедрения при активном участии специалистов СКБ Контур реализована интеграция системы Контур.Диадок с биллингом компании через программный интерфейс (API). Это заняло 2,5 месяца, и в результате появилась возможность выставления счетов-фактур и актов непосредственно из биллинговой системы.
Затем специалисты СКБ Контур провели обучение сотрудников Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», ответственных за ЭДО. В процессе были представлены схемы выставления документов, а также нововведения при работе в биллинговой системе.
В результате оптимизированы и переведены в электронный вид следующие процессы Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»:
- обработка входящих документов;
- выставление и отправка первичных документов клиентам;
- ежеквартальная сверка задолженности с клиентами — юридическими лицами;
- предоставление документов по запросу контролирующих органов.
Подключение контрагентов
На следующем этапе началась совместная со специалистами СКБ Контур работа по подключению контрагентов к электронному документообороту. До конца 2014 года «ЭнергосбыТ Плюс» планирует перейти на ЭДО с 10% потребителей, к концу 2015-го — с 25%.
Интересный факт
8 300 контрагентов или 37% от общего количества клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» уже были зарегистрированы в сервисе Диадок и активно им пользовались.
На сегодня работа по переводу контрагентов на ЭДО ведется следующим образом:
- через Диадок осуществлена рассылка приглашений уже зарегистрированным в сервисе компаниям. Таким образом, приняв приглашения, контрагенты легко и быстро начали обмен электронными документами со Свердловским филиалом ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
- с закрывающими документами потребителям разосланы официальные информационные письма;
- создан раздел на официальном сайте Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» с подробной инструкцией по подключению к системе ЭДО;
- ведется информирование в офисах обслуживания.
Дальнейшая работа по подключению контрагентов между заказчиком и вендором была распределена следующим образом:
- консультированием потребителей по всем техническим и организационным вопросам ЭДО занимается техническая поддержка СКБ Контур;
- работа по формированию и подписанию дополнительных соглашений о переходе на ЭДО к договорам поставки ведется договорными отделами Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
- методологическая поддержка по бухгалтерскому учету электронных документов осуществляется отделом поступлений Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».
Результаты
В августе 2013 года первый клиент Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» подписал соглашение к договору и официально перешел на ЭДО. С этого момента компания перевела в электронный вид выставляемые клиентам все виды счетов-фактур и актов о передаче электрической энергии (мощности).
В июне 2014 года список документов, передаваемых в электронном виде, пополнили промежуточные счета и акты сверки взаимных расчетов.
На 23 октября 2014 года компания отправила 23 750 электронных документов.
Сегодня 1 500 клиентов Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» ежемесячно получают документы в электронном виде.
В 2015 году компания рассчитывает отправить более 225 000 электронных документов (с учетом планов подключения контрагентов).
В результате интеграции исходящие документы формируются в биллинговой системе, из которой сотрудники отправляют их клиентам, а также контролируют статус их прохождения. Печать документов, подписание, проставление печати и доставка клиенту полностью исключены из цепочки действий при ЭДО. Что касается входящих электронных документов, они поступают в единую канцелярию, из которой распределяются по подразделениям.

Александр Баутин
Руководитель проекта по внедрению электронного документооборота Свердловского филиала ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

Антон Прокопьев
Руководитель проектов энергосбытовой отрасли СКБ Контур