Аптечная сеть «Фармленд» — входит в топ 15 крупнейших сетей России. Сегодня присутствует в 6 регионах РФ, включает свыше 500 аптек и аптечных пунктов сети. Аптечная сеть «Фармленд» работает более чем с 500 поставщиками товаров и услуг, а число сотрудников превышает 2800 человек.
Задачи
Ускорение бизнес-процессов за счет оперативности документооборота
Документооборот компании организован таким образом, что бумажные документы от поставщиков поступают не в конкретную аптеку вместе с поставкой, как это часто бывает в фармацевтической отрасли, а в центральный офис всей сети. Там их обрабатывают, проверяют правильность и корректность оформления и принимают к учету. Только после этого документы уходят на оплату. Этот процесс может занимать до нескольких дней.
Автоматизация входящего документооборота
До внедрения электронного документооборота в аптечной сети «Фармленд» с документами работали 5 сотрудников. Из-за того, что документы обрабатывались вручную, появлялось много ошибок, которые затем нужно было исправлять и обмениваться документами с контрагентами повторно.
Сведение к минимуму объема бумажных документов для архивного хранения
Ежегодно аптечная сеть «Фармленд» получает около 500 000 документов от поставщиков. Согласно законодательству РФ, первичные документы должны храниться в течение 5 лет. Бумажный архив не только занимает много места, но и неудобен в использовании: быстро найти в нем нужный документ непросто.

Переведите документооборот в электронный вид
Сэкономьте на бумаге и освободите место в архиве
Решение
В качестве одного из операторов электронного документооборота аптечная сеть «Фармленд» выбрала компанию СКБ Контур с ее системой Контур.Диадок, потому что:
Интеграция
«Фармленд» использует адаптированный под требования фармацевтического бизнеса программный комплекс «1С 8.2 Управление торговлей 11.0.6.9 платформа 8.2.19.83». Команда Диадока провела интеграцию в четыре этапа:
- Анализ конфигурации системы, с которой работает компания.
- Доработка типового интеграционного модуля под нужды заказчика.
- Тестирование полученного модуля.
- Введение модуля в промышленную эксплуатацию.
Весь процесс интеграции занял 2 месяца. В результате у компании появились следующие возможности:
Результат
Сегодня в электронном виде в «Фармленд» поступают документы более чем от 14 поставщиков, среди которых 6 самых крупных. Годовой объем входящих электронных документов «Фармленд» через Контур.Диадок составляет около 200 000.
Помимо сопоставления входящих документов с документами в 1С, система позволяет производить сверку и массовое подписание исходящих документов, а также быстро находить необходимые первичные документы для налоговой инспекции при встречной проверке.
Поставленные при внедрении ЭДО задачи были выполнены:
Комментарии
Нонна Тюрина
Бухгалтер аптечной сети «Фармленд»
Наша сеть включает 30 юридических лиц. Специально для нас была разработана схема, которая каждому из них позволяет обмениваться электронными документами через Диадок с помощью одного сертификата на основании доверенности. Совместно с СКБ Контур мы планируем подключить к ЭДО всех своих поставщиков
Локис Владимир
Руководитель проектов фармацевтической отрасли, СКБ Контур
Благодаря мгновенному обмену документами появляется возможность видеть актуальный статус их прохождения в режиме онлайн. При необходимости можно оперативно обменяться корректировочными документами, например, при выявлении несовпадений реального количества товара и данных, отраженных в документах. Еще одно немаловажное преимущество — в системе производится форматный контроль, таким образом, через нее передаются только корректно оформленные документы, а это позволяет избежать отказа в праве на вычет по НДС