На 40 % снизили нагрузку на сотрудников в аптечной сети «Фармленд»

Аптечная сеть «Фармленд» — входит в топ 15 крупнейших сетей России. Сегодня присутствует в 6 регионах РФ, включает свыше 500 аптек и аптечных пунктов сети. Аптечная сеть «Фармленд» работает более чем с 500 поставщиками товаров и услуг, а число сотрудников превышает 2800 человек.

Задачи

Ускорение бизнес-процессов за счет оперативности документооборота

Документооборот компании организован таким образом, что бумажные документы от поставщиков поступают не в конкретную аптеку вместе с поставкой, как это часто бывает в фармацевтической отрасли, а в центральный офис всей сети. Там их обрабатывают, проверяют правильность и корректность оформления и принимают к учету. Только после этого документы уходят на оплату. Этот процесс может занимать до нескольких дней.

Автоматизация входящего документооборота

До внедрения электронного документооборота в аптечной сети «Фармленд» с документами работали 5 сотрудников. Из-за того, что документы обрабатывались вручную, появлялось много ошибок, которые затем нужно было исправлять и обмениваться документами с контрагентами повторно.

Сведение к минимуму объема бумажных документов для архивного хранения

Ежегодно аптечная сеть «Фармленд» получает около 500 000 документов от поставщиков. Согласно законодательству РФ, первичные документы должны храниться в течение 5 лет. Бумажный архив не только занимает много места, но и неудобен в использовании: быстро найти в нем нужный документ непросто.

Переведите документооборот в электронный вид

Сэкономьте на бумаге и освободите место в архиве

Подключиться

Решение

В качестве одного из операторов электронного документооборота аптечная сеть «Фармленд» выбрала компанию СКБ Контур с ее системой Контур.Диадок, потому что:

• ключевые контрагенты аптечной сети уже были зарегистрированы в Диадоке и выражали готовность начать обмен электронными документами;
• у Диадока имеется готовый модуль для интеграции с системой 1С, которую использует компания;
• специалисты круглосуточной техподдержки всегда оперативно разрешают вопросы аптечной сети;
• вендор осуществляет активную постпроектную поддержку клиента, в частности проводит комплекс мероприятий по подключению контрагентов к системе.

Интеграция

«Фармленд» использует адаптированный под требования фармацевтического бизнеса программный комплекс «1С 8.2 Управление торговлей 11.0.6.9 платформа 8.2.19.83». Команда Диадока провела интеграцию в четыре этапа:

1. Анализ конфигурации системы, с которой работает компания.
2. Доработка типового интеграционного модуля под нужды заказчика.
3. Тестирование полученного модуля.
4. Введение модуля в промышленную эксплуатацию.

Весь процесс интеграции занял 2 месяца. В результате у компании появились следующие возможности:

• сопоставлять аналогичные документы в 1С и Диадоке, даже если дата на них в этих системах на один-два дня отличается друг от друга или указанная сумма в результате округлений расходится;
• искать документы по ИНН или комбинации ИНН + КПП;
• видеть все документы по аффилированным лицам в одном окне.

Результат

Сегодня в электронном виде в «Фармленд» поступают документы более чем от 14 поставщиков, среди которых 6 самых крупных. Годовой объем входящих электронных документов «Фармленд» через Контур.Диадок составляет около 200 000.

Помимо сопоставления входящих документов с документами в 1С, система позволяет производить сверку и массовое подписание исходящих документов, а также быстро находить необходимые первичные документы для налоговой инспекции при встречной проверке.

Поставленные при внедрении ЭДО задачи были выполнены:

• значительно уменьшилось время работы с пакетом документов по одной поставке. Если раньше это могло быть несколько суток, то теперь согласование и подписание происходит в течение нескольких часов, а отправка занимает 7 секунд;
• нагрузка на сотрудников, выделенных для проверки и обработки документов, снизилась на 40%. Сегодня в компании весь поток электронных документов обрабатывает 1 человек, а с бумажными работает 3;
• в результате оперативной работы с документами ускорились бизнес-процессы. Оперативное получение счетов-фактур позволяет своевременно получать вычет по НДС;
• более чем на 70% сократился объем бумажных документов, и как следствие — потребность в архивном хранении.

Комментарии

Нонна Тюрина
Бухгалтер аптечной сети «Фармленд»

 
Наша сеть включает 30 юридических лиц. Специально для нас была разработана схема, которая каждому из них позволяет обмениваться электронными документами через Диадок с помощью одного сертификата на основании доверенности. Совместно с СКБ Контур мы планируем подключить к ЭДО всех своих поставщиков

Локис Владимир
Руководитель проектов фармацевтической отрасли, СКБ Контур

 
Благодаря мгновенному обмену документами появляется возможность видеть актуальный статус их прохождения в режиме онлайн. При необходимости можно оперативно обменяться корректировочными документами, например, при выявлении несовпадений реального количества товара и данных, отраженных в документах. Еще одно немаловажное преимущество — в системе производится форматный контроль, таким образом, через нее передаются только корректно оформленные документы, а это позволяет избежать отказа в праве на вычет по НДС