Задачи
Ускорение процесса обмена документами
Водители компании привозят бумажные документы вместе с поставкой и передают их покупателю из рук в руки. Если требуется корректировка или исправление документов, процесс повторяется. При этом покупателю нужно держать в голове информацию об изменениях и о сроках, в которые он получит поправленный документ. Продавцу также нужно помнить о том, как исправить документ, и о том, что новую версию он должен отправить со следующей отгрузкой. Следствием этого зачастую является потеря первичных документов, что затрудняет подготовку отчетности.
Уменьшение затрат на работу с бумажными документами
Объем исходящего документооборота компании составляет примерно 21 000 000 документов в год, из которых только накладных более 4 200 000 по данным 2013 года. За сутки в филиалах компании формируется порядка 18 000 комплектов исходящих документов, каждый из которых содержит около 16 листов. Только на печать такого объема документов «Катрен» тратит существенные средства.
В настоящее время активно развивается интернет-проект компании Apteka.ru. В связи с этим объемы мелких поставок еще увеличились, и как следствие документов стало еще больше.
Минимальное изменение текущих бизнес-процессов
Процессы в компании полностью налажены и отработаны, поэтому для нее было важно, чтобы при внедрении ЭДО они остались практически без изменения.
Решение
Для перехода на электронный документооборот АО НПК «Катрен» выбрала систему Контур.Диадок. Решающими характеристиками в процессе выбора стали:
- программный интерфейс (API) Диадока, с помощью которого происходит интеграция с учетной системой компании и который, по признанию IT-специалистов «Катрен», удобнее, чем у других провайдеров;
- удобный и интуитивно понятный интерфейс личного кабинета в Диадоке;
- эффективный и продуктивный процесс коммуникации с командой оператора;
- постпроектная поддержка вендором, в частности проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к системе.
«Переход на ЭДО позволил сократить в 6-8 раз издержки на печать, а также повысить лояльность наших клиентов. Нас приятно удивили используемые вендором методы, которые помогли большому числу аптек начать обмениваться с нами документами в электронном виде. Сюда можно отнести посадочные страницы с подробными инструкциями о переходе, работу телемаркетинга по переводу и подключению контрагентов, проведение обучения и выдачи информационных материалов по работе в системе и задействование других информационных ресурсов компании», — отмечает Андрей Решетов, начальник отдела сбыта фАО НПК «Катрен».
Особенности интеграции
Компания «Катрен» работает с программным комплексом собственной разработки Katren Corporation Suite. Штатные IT-специалисты интегрировали его с системой Контур.Диадок посредством API при активной поддержке со стороны СКБ Контур.
Также была решена задача автоматизированного заполнения кодов подразделений клиентов, что позволило отправлять документы отдельным грузополучателям, а не головному юридическому лицу.
Отправка неформализованных документов с их последующим подписанием в pdf-формате также была реализована при переходе на ЭДО. Это было сделано с помощью интеграции pdf-принтера.
Результаты
- Счет-фактура, накладная ТОРГ-12, протокол согласования договорной цены и неформализованные документы переведены в электронную форму.
- Клиенты моментально получают пакет документов в момент завершения сборки заказа в «Катрен».
- Нет необходимости вести бумажный архив.
- Компания получила абсолютно новый инструмент для работы с клиентами, но при этом ее учетная система почти не претерпела изменений (добавились лишь два процесса: подключение клиента к ЭДО и отслеживание неподписанных документов).
Комментарии
Сергей Тарасов
Начальник IT-отдела филиала АО НПК «Катрен»
Владимир Локис
Менеджер проектов фармацевтической отрасли, СКБ Контур
* IMS Health — американская информационно-аналитическая компания, отслеживающая динамику и структуру продаж на фармацевтических рынках более чем ста стран мира.
