Истории Диадока: «Модерн Гласс»

Электронный документооборот в жизни нашей компании 

Сегодня ООО «Модерн Гласс» обменивается электронными документами с ключевыми контрагентами — теми 20%, которые приносят 80% дохода.

Как главный бухгалтер могу сказать, что у моих сотрудников появилась дополнительная работа — отправлять документы покупателям, но при этом мы экономим много времени на другом. Теперь значительно меньше документов приходится восстанавливать, мы отправляем меньше почты, очень быстро выгружаем файлы на встречные проверки ИФНС, не тратим время на поиск документов в архивах, на их копирование, сшивание, подпись и отправку в налоговую.

По всем ключевым сделкам у нас, во-первых, всегда в наличии документы, а во-вторых, они подписаны электронной подписью. То есть при необходимости мы можем пойти в суд, имея на руках юридически значимые документы, — это важно. Кроме того, уменьшились затраты и на отправку, и на системы хранения. И самое главное: электронный документооборот (ЭДО) экономит невосполнимый ресурс — время. Документооборот очень ускорился и требует гораздо меньше времени не только у бухгалтеров, но и у кураторов, закрепленных за поставщиками и покупателями. Они перестали звонить, ездить и собирать документы у клиентов, выпрашивать счета на оплату и акты у поставщиков. Сейчас все приходит в системе само, и это здорово.

Созрели 

Мне неоднократно поступали предложения от поставщиков о переходе на электронный документооборот. Я понимала, что это потребует времени и трудозатрат. При этом бумажный документооборот не создавал острых проблем, поэтому мы не заморачивались.

Первыми в компании захотели перейти на электронный документооборот кураторы. Почему? У нас покупатели по всей стране, возврат документов достаточно проблематичен, ответственность за него лежит на кураторах. Раньше они, собираясь в командировку, брали стопку документов для подписи и ездили по покупателям. Стоимость такой активности достаточно высока. 

У бухгалтерии интерес к ЭДО накопился в связи с тем, что все больше предложений перейти на электронные документы стало поступать от наших контрагентов. Когда появилось время, занялись изучением темы. В процессе поняли, что с помощью ЭДО сможем закрыть больной вопрос нехватки первички, когда дело доходит до суда. Прочувствовали, чего можно избежать, если перейти на ЭДО, когда готовили ответ для налоговой по встречке: 22 тома по 250 листов, напечатанных с обеих сторон. Ладно, копировать — деваться некуда, но это же все нужно сшивать и нумеровать, на каждом листочке расписаться и отвезти в налоговую. Наша компания как производитель получает очень много встречек: три в неделю — это норма. У нас один сотрудник только тем и занимался, что сверялся с покупателями, отвечал на встречки и восстанавливал документы. Надоело. Решили все упростить.

Дело пошло

Начали с обсуждения с поставщиками и покупателями: кто чем живет и кто чем пользуется. Провели письменный опрос. Ответили только 5% респондентов, но этого хватило, чтобы какая-то картина начала складываться. 

У нас в компании ведется подокументальный учет, мы выявили самых проблемных контрагентов, от которых плохо возвращались документы, я обзвонила их лично. Появилось видение, с кем можно переходить на ЭДО. 

Начали развивать ЭДО именно с Контуром, так как большинство наших контрагентов оказались именно в Диадоке. Вышли на менеджера, начали работу. Менеджер выслал инструкцию, объяснил, где взять модуль для 1С, чтобы отправлять и принимать документы прямо в 1С. Загрузили модуль. Прямо в системе нашли контрагентов, которые работают в Диадоке. Отправили им запрос, объяснили, что набираем нескольких желающих для отработки системы. Нашли, обменялись приглашениями для обмена электронными документами, начали потихоньку отгружать. Сначала отслеживали прохождение документов и сделок по ним «от и до», потом поняли, что система не требует тотального контроля. Разослали письма всем контрагентам, оповестили, что мы готовы к переходу на ЭДО. С теми, кто отреагировал, начали обмениваться приглашениями, документами.

Каждый контрагент — отдельный проект

Наши сотрудники прочувствовали плюсы ЭДО и начали выдавать мне списки контрагентов, которых надо уговорить на ЭДО.

Каждого контрагента я воспринимала как отдельный проект. Идеальная ситуация, если контрагент уже работал в Диадоке: три минуты — и у нас уже все заработало. Но в большинстве случаев народ считает, что ЭДО — это очень трудоемко, дорого, невозможно, если отчетность сдается через другого оператора и т д.

Кто-то из контрагентов просил сначала договор подписать. Когда договоры были на руках, запускали работу. Другим нужно было посоветоваться с коллегами, изучить юридическую сторону вопроса. Им я предлагала ссылки на положительную арбитражную практику, мнение налоговой, судов. Объясняла, что все хорошо, надо начинать. Если контрагент не мог решить, с каким оператором работать, рассказывала о преимуществах каждого.

У нас есть контрагенты, которые сами проявили инициативу по переходу на ЭДО. Мы, конечно, с радостью начали с ними работать. Были и такие, кто сказал, что подключились, но спустя месяц документы не прислали, а при последующем разговоре выяснялось, что решили отложить запуск ЭДО.

Некоторых контрагентов буквально шантажом затащила в ЭДО. Сказала, что у нас задача: всех поставщиков перевести на ЭДО. Кто не подключится, с нами работать не будет. Кто-то подключился, а кто-то нет. Мы, конечно, расстроились. 

Аргументы в пользу ЭДО находятся для каждого

В какой-то момент на общение с контрагентами стало уходить очень много времени. Пробовала передавать часть работы своим девочкам, предварительно написав шаблон беседы им в помощь. Но по минимальному выхлопу поняла, что лучше продолжать самой. Общалась с бухгалтерами, IT-специалистами, руководителями. C каждым представителем контрагента важно говорить на его языке, задавать вопросы, находить проблему, предлагать ее решение. Подбирала нужные аргументы, к тому времени я уже очень хорошо разобралась в теме ЭДО. 

На сегодня у нас действует ЭДО с ключевыми контрагентами. Продолжаем эту работу, стараемся привлечь и остальных, но пока удается только через тотальный контроль тех, у кого теряются документы. Каждый запрос на восстановление документов, а это случается часто, вызывает наш ответный звонок со словами: «У вас теряются документы, я вам помогу, подключайте электронный документооборот, и будет вам счастье!». В каких-то случаях срабатывает, в каких-то нет. Но я надежды не теряю! И буду продолжать нести ЭДО в жизнь других компаний через документооборот с нашей!

Шумкова Наталья
Главный бухгалтер ООО «Модерн Гласс», Челябинск