ООО «Компания ГАРАНТ-ЕКАТЕРИНБУРГ» продает и обслуживает правовую систему «ГАРАНТ» в Свердловской области более 22 лет. Компании важно вовремя и гарантированно доставлять первичные документы клиентам.
О нас
Мы внедряем электронный документооборот (ЭДО), чтобы быстрее доставлять документы и ускорить оплату от клиентов. Кроме того, в связи с экономическим кризисом сократить расходы на доставку тоже важно. Сегодня мы перевели на ЭДО порядка 25% клиентов, стремимся довести эту цифру до 50%.
Решение перейти на ЭДО
В нынешней экономической ситуации в стране наш директор Игорь Леонидович Турянский считает важным: оптимизировать работу с клиентами, снизить затраты, уменьшить дебиторскую задолженность. Внедрение современной технологии работы с документами должно этому способствовать.
У нас IT-компания, поэтому использовать программные продукты для решения своих задач для нас обычное дело.
Систему ЭДО специально не выбирали. В нашей компании для сдачи отчетности используется Контур.Экстерн, поэтому стали пользоваться доступным Диадоком.
Запуск эксперимента
Начали с того, что посмотрели, кто из наших контрагентов работает в Диадоке, и отправили им приглашения для обмена электронными документами. Подготовили и разнесли клиентам бумажные информационные письма-приглашения, в которых приводили аргументы в пользу перехода на ЭДО. Параллельно попросили наших специалистов, которые выезжали к клиентам, собирать информацию о том, какими сервисами ЭДО они пользуются.
На эту тему общаемся в основном с главными бухгалтерами, они решают — переходить или нет на ЭДО. Быстрее откликаются бухгалтеры в коммерческих организациях. Бухгалтеры в бюджетных организациях более настороженно относятся к ЭДО. Но с этого года некоторые уже принимают приглашения в Диадоке для обмена документами.
Внедряя ЭДО, мы столкнулись с двумя основными сложностями. Первая: многие клиенты не знают, что такое ЭДО и как с ним работать. Вторая: у них другой оператор для сдачи отчетности и ЭДО, с которым у Диадока еще не настроен роуминг.
На второй фактор мы не могли повлиять, а вот на первый могли. Наши сотрудники, ответственные за переход на ЭДО, общаясь с клиентами, подсказывали, как начать работать, так как мы сами перешли на внешний электронный документооборот достаточно просто.
Стало очевидно: даже если клиент сдает отчетность через Контур.Экстерн, это не значит, что он знает, что такое ЭДО, Диадок и что можно бесплатно получать входящие электронные документы. Приходилось им об этом рассказывать, а тем, кто работает в другой системе интернет-отчетности, объяснять, что в Диадоке можно использовать сертификат электронной подписи, который у них уже есть, вне зависимости от того, какую систему отчетности они используют.
Точно знаем, что хорошего в ЭДО
Отвечая на вопросы, успокаивали клиентов, объясняли им, что ЭДО — это надежно. Серверы Диадока находятся в лучшем дата-центре России. Электронные документы можно представлять в суд и в контролирующие органы. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) обеспечивает юридическую значимость документов, поэтому никаких дополнительных соглашений между контрагентами заключать не нужно. Существует нормативная база, которая регламентирует ЭДО.
Про работу в самой системе рассказывали, что счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой проходят форматный контроль, это исключает ошибки и гарантирует, что документ будет принят налоговой. Если использовать модуль Диадок для 1С, работать с входящими документами можно из учетной системы. Если возникают вопросы и проблемы, можно обратиться в круглосуточную техническую поддержку разработчика.
Было сложно, потому что сервис приходилось популяризировать среди наших контрагентов. Но чем больше мы работали с клиентами, тем крепче становилась уверенность, что нам это нужно.
ЭДО — это надежно
Электронные документы не теряются, их нельзя перехватить или подделать. Документы из Диадока скопированы на разные серверы для безопасного хранения
Итоги оптимизации, или что изменилось после перехода на ЭДО
С клиентами, которые перешли на ЭДО, работать стало проще. Документы отправляются в два этапа. На первом этапе помощники руководителя, ответственные за выписку документов, создают их в программе по отгрузке, выгружают с помощью специальной обработки и загружают в Диадок. На втором — документы передаются на подписание. Эти же ответственные специалисты отслеживают, когда контрагенты подписывают документы, и делают отметку в программе отгрузки.
Скорость документооборота однозначно увеличилась, документы оперативно попадают к клиентам, не теряются, как при отправке их почтой. Это очень удобно и надежно. Уменьшилась дебиторская задолженность, которая возникала из-за задержек в документообороте. Снизились затраты на печать и доставку документов. Легче стало отслеживать возврат документов.
Сегодня мы всем нашим новым клиентам сразу предлагаем использовать ЭДО.
Татьяна Сергеевна Чурканова
Помощник руководителя Департамента обслуживания клиентов
ООО «Компания ГАРАНТ-ЕКАТЕРИНБУРГ»
