ООО «ТЭК Энергия» работает по агентской схеме. Компания сводит перевозчика и заказчика. Среди документов, которыми обменивается «ТЭК Энергия»: счета-фактуры, счета на оплату, акты, товарные накладные и комплекты документов от перевозчиков.
О нас
По словам «Комуса», при бумажном документообороте мы были одним из крупных заказчиков бумаги.
На данный момент у нашей компании 12 клиентов, с половиной из которых мы работаем через Диадок. Таким образом, 2/3 документов (или 400 из 600 в месяц) мы отправляем в электронном виде.
Мы с нашими контрагентами находимся в разных регионах. Раньше мы ждали конца месяца, пока соберется пакет документов на круглую сумму, так удобнее. Потом отправляли документы службой доставки «СПСР-Экспресс» и ждали еще месяц, пока получим подписанные экземпляры. Таким образом, оплата происходила с изрядной отсрочкой. Сейчас, при электронном документообороте (ЭДО), максимум неделя — и цикл документооборота завершен. А иногда хватает и нескольких минут.
Решили попробовать
Был у коллеги в Германии, обратил внимание, что у бухгалтеров нет склада документов. Там не ходят с бумажками, которые передают из рук в руки. Просто на одном мониторе список входящих документов, на другом их обрабатывают. Стал обращать внимание на электронный документооборот, узнал, какие возможности по ЭДО есть у пользователей Контур.Экстерна. Следующий шаг сделал наш директор. Он — сторонник современных технологий, любит все новое, вот и поднял вопрос о внедрении ЭДО. Мы пообщались с менеджерами Диадока и решили попробовать.
Легкий старт
Зашел в Диадок с сертификатом для отчетности в налоговую, он подходит. Оказалось, все на поверхности: ничего сложного, никаких подводных камней, все понятно.
Прописали с коллегами для себя алгоритм движения документов при ЭДО. Вопрос возник только с 1С, в которой формируются документы. Позвонили в техподдержку. Оказалось, что отправлять документы можно прямо из 1С. Установили модуль Диадока для 1С, сразу массово отправили приглашения контрагентам для обмена электронными документами.
ЭДО — это удобно
Интерфейс сервиса напоминает электронную почту, а для 1С и любой другой учетной системы в Диадоке можно настроить интеграцию
Особенности менталитета
Наша менеджер решила лично пообщаться с клиентами, чтобы рассказать им об ЭДО и предложить работать именно так. При обзвоне сразу столкнулись со своеобразным менталитетом наших бухгалтеров. В Каменске они пошли изучать ЭДО. До сих пор изучают. Кто-то из контрагентов говорил: «Это у вас там, в Екатеринбурге, новые технологии... А нам надо, чтобы все синенькое и красненькое было». Кто-то вообще говорил о необходимости живого общения.
Вся Москва перешла на ЭДО, там новые технологии быстрее распространяются. Даже в налоговых инспекциях говорят, чтобы мы именно через ЭДО работали с требованиями.
Что касается юридической значимости электронных документов, то в Диадоке на каждой же странице документа пропечатано, что он подписан электронной подписью. Аудиторы опять же говорят, что к бумажному документу больше придирок, а «электронная подпись — это сила». У нее больше степеней защиты, чем у той каракули, которую можно подделать, прислонив бумагу к стеклу.
В итоге, если контрагент просит отправить ему документ на бумаге, мы говорим, что не пошлем, пока он не подпишет электронный документ в Диадоке. А когда он подписывает, показываю квиток, еще раз проговариваю, что электронная подпись имеет юридическую силу, и уже ничего на бумаге не отправляю.
Как изменились процессы
С увеличением числа контрагентов, с которыми документооборот идет через Диадок, я понял, что ЭДО действительно экономит наши деньги и мое время. Поэтому всем предлагаю работать через ЭДО, новым контрагентам сразу же кидаю приглашение.
Теперь я только подготавливаю документы в 1С. Отправляют и подписывают менеджеры по логистике. Они быстро разобрались, как это делать, хотя у них нет специального образования.
Если есть финансовые вопросы или по документам, то решаю их тоже через ЭДО. С главным бухгалтером одного из клиентов мы чаще общаемся через сообщения в Диадоке, чем по почте или телефону.
Один из наших контрагентов для своей группы компаний разрабатывал систему внутреннего документооборота. После предложения перейти на Диадок перестал вкладываться в этот проект и благодарит за приглашение.
Объем ЭДО растет, благодарность контрагентов тоже.
Антон Чепулянис
Финансовый директор ООО «ТЭК Энергия», Екатеринбург
