AUTODOC.RU — ведущий продавец автозапчастей в России с 1998 года. Розничная сеть насчитывает более 250 магазинов на территории страны. В каталоге представлено свыше 3,5 тыс. брендов и 200 млн товаров. AUTODOC.RU поставляет запчасти с российских складов и из-за границы. У компании налажено сотрудничество с более чем 900 поставщиками и четырьмя миллионами клиентов.
Особенности документооборота
Перед подписанием бумажных документов с контрагентами мы предварительно обменивались Excel-файлами. Такая схема действовала при входящем и исходящем документообороте, чтобы сократить количество ошибок. Реквизиты и табличную часть документа проверяла собственная система АИС АВТОДОК. Проблема заключалась в том, что у каждого контрагента была настроена своя печатная форма Excel-файла, приближенная к универсальной. Из-за этого требовалось вести систему настроек формата файла по каждому поставщику. А при изменении форм первичных документов менялся и Excel-файл, что вело к дополнительным затратам по настройке новой структуры файла.
При этом ручная проверка все равно была необходима. На момент получения груза от поставщика печатная форма Excel автоматически проверялась в АИС АВТОДОК. Также документ просматривал сотрудник отдела закупок, а на приемщика на складе возлагалась обязанность повторной проверки документа для сверки бумажной и электронной версий, что увеличивало продолжительность приема товара и создавало очереди на сдачу груза.
Итак, предпосылками для перехода на электронный документооборот стали:
- Двухступенчатая проверка документов от поставщиков с первичной обработкой Excel-файла в АИС АВТОДОК и ручной сверкой, когда сотрудник при получении груза сравнивает данные в Excel-файле и бумажном документе.
- Увеличенное время приема товара из-за сверки документов с АИС АВТОДОК; дополнительные затраты на стикерование и комплектование бумажных документов; риск утери документов внутри компании.
- Длительное ожидание подписанных клиентами экземпляров с учетом распределенной розничной сети компании, случаи утери и порчи документов.
- Затраты на хранение первичных документов.
- Большой объем потребления офисной бумаги и расходы на обслуживание оргтехники.
Задачи
- Ускорить процесс приема товара, в том числе за счет сокращения количества проверок документов.
- Предотвратить рост штата сотрудников, отвечающих за документооборот, в условиях увеличения объемов закупок и продаж.
- Минимизировать издержки при утере и порче документов, сократив затраты на восстановление и доставку в регионы.
Решение
В 2015 году компания начала поэтапное внедрение электронного документооборота.
Основными критериями при выборе оператора были:
- Возможность интеграции с помощью API.
- Количество контрагентов в системе ЭДО.
- Ценовая политика оператора.
- Наличие роуминга с другими операторами ЭДО.
Оператором ЭДО был выбран СКБ Контур, а интеграцию решили провести средствами API Диадока.
Интеграция
Первым этапом стал переход на электронный документооборот с поставщиками. Разработанное программное обеспечение для работы с электронными документами получает документы и события по ним на файловый сервер компании. Работа ПО полностью автоматизирована и не задействует человеческие ресурсы. Настроен мониторинг активности программы, а также все действия ПО логируются. АИС АВТОДОК импортирует полученную информацию в базу данных, анализирует ее и распределяет по системе. Документы проходят предварительную обработку на выявление потенциальных ошибок. Необработанные данные поступают в отчете системы сотрудникам. Для удобства чтения данных из XML-файлов реализована визуализация формализованных документов. В системе учета доступны базовые команды, повторяющие действия с документами в веб-интерфейсе Контур.Диадока. Принятые документы сформированы в электронные реестры со ссылками на личный кабинет Диадока и полной детализацией действий.
Второй этап внедрения коснулся документооборота с клиентами. При формировании документа АИС АВТОДОК создает технический XML-файл на файловом сервере. Разработанное ПО конвертирует полученные документы в соответствии с параметрами XML-файла и направляет оператору ЭДО конечный формализованный документ. Все полученные статусы от оператора ЭДО по исходящему документообороту загружаются в АИС, формируя детальный отчет изменений.
С 2020 года компания внедрила обязательный ЭДО для работы с категориями товаров, обязательных в системе маркирования и прослеживаемости. Для передачи сведений в систему Честный ЗНАК используется сервис оператора ЭДО. Контроль движения кодов маркировки реализован через АИС АВТОДОК. Все события, связанные с передачей документов в ГИС МТ, загружаются в базу данных. При получении документов с реквизитами прослеживаемости информация проверяется на сервисе ФНС.
Результаты
Благодаря разработанным инструментам компания перешла на ЭДО более чем с 10 тыс. контрагентов. Совокупный объем обработанных электронных документов — 1,3 млн в год. За 2022 год в реестре зарегистрировано более 800 тыс. входящих документов. Исходящий документооборот составил около 500 тыс. документов.
Внедрение ЭДО помогло упростить и ускорить документооборот:
- Исключена ручная проверка входящих документов от поставщиков.
- Клиенты теперь могут получить электронные документы по розничной сети всего за 5 минут, даже в отдаленных регионах.
- Удалось свести к минимуму издержки на восстановление утерянных документов.
Кроме этого, компания оказалась готова к обязательному ЭДО для передачи сведений по маркируемым и прослеживаемым товарам, что позволило своевременно запустить решение и выполнить требования законодательства.
