Задачи
Ускорение внутреннего согласования исходящих документов
Исходящие документы проходят внутри компании несколько этапов подготовки и согласования, которые могут занимать от 3 до 5 дней. При личной передаче бумажных документов от одного ответственного лица другому возможны ошибки и потери документов.
Быстрый обмен документами с контрагентами
Бумажные документы компания отправляет контрагентам почтой либо курьерской службой, что занимает от 3 дней до 2 недель. При этом нет гарантии оперативного возврата подписанных клиентом экземпляров. Поэтому ответственный за это специалист «ПЕТЕР-СЕРВИС» должен постоянно держать ситуацию на контроле, периодически созваниваться с клиентом и напоминать ему о том, что поставщик ждет подписанные документы.
Решение
Компанией было принято решение о переходе на электронный документооборот. Для этого был выбран сервис Контур.Диадок оператора СКБ Контур. Решающими факторами для компании стали:
Для скорейшего начала работы с электронными документами ЗАО «ПЕТЕР-СЕРВИС» было принято решение на первом этапе не проводить интеграцию Диадока с учетной системой компании (Navision). Документы конвертируются в xml-файл и выгружаются из Navision в систему ЭДО через веб-интерфейс. Так же происходит и обратный процесс: из Диадока — в учетную систему. Таким образом, отправка документов занимает 3-5 минут.
В дальнейшей для большего удобства работы своих сотрудников и еще более высокой скорости обмена документами компания планирует интегрировать Диадок и Navision.
Результаты
Сегодня около половины исходящего потока документов «ПЕТЕР-СЕРВИС» переведено в электронный вид. В результате:
