ООО «ЛИКАРД» — дочернее общество ПАО «ЛУКОЙЛ», оператор по развитию и эксплуатации системы безналичных расчетов за топливо на АЗС «ЛУКОЙЛ» с использованием пластиковых карт. «ЛИКАРД» более 18 лет работает на российском и зарубежном рынках и имеет широкую сеть обслуживания — более 3 700 АЗС в РФ и за рубежом.
Задачи
Ускорить доставку документов и гарантированно получать второй экземпляр
В работе с документами задействованы четыре подразделения ООО «ЛИКАРД». Документы отправляют клиентам «Почтой России». Сроки доставки зависят от удаленности контрагентов: по Москве документы доходят в среднем за три дня, клиенты из отдаленных регионов могут ждать доставки около месяца. В отдельных случаях пакет документов может потеряться при пересылке или вернуться отправителю, и тогда цикл доставки повторяется.
Сократить трудозатраты на формирование документов и обеспечить клиентам удобное получение
В месяц ООО «ЛИКАРД» формирует порядка 65 000 комплектов документов, а значит, за год отправляет около 800 000 комплектов документов. Иногда объем пакета может превышать 200 листов. Документы необходимо распечатать, подписать, проставить на них печать, собрать в комплекты и упаковать. Все это — время сотрудников. Клиентам, в свою очередь, нужно дождаться доставки, получить, также подписать, проштамповать и отправить обратно подписанные экземпляры.
Решение
У ООО «ЛИКАРД» уже есть положительный опыт сотрудничества с компанией СКБ Контур по другим технологическим решениям, и это стало одним из ключевых факторов выбора электронного документооборота в системе Контур.Диадок.
Другими аргументами стали:
Интеграция
Внедрение происходило в системах по подготовке первичной документации, личном кабинете клиентов — юридических лиц, процессинговой системе и программе бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия.
Интеграция сервиса Диадок в документооборот ООО «ЛИКАРД» заняла около года и проходила в два этапа:
- Доработка под требования ООО «ЛИКАРД» стандартного модуля 1С для работы с документами и контрагентами, его внедрение на рабочие места пользователей.
- Разработка специального коннектора для информационных систем ООО «ЛИКАРД», который позволяет получать и подписывать документы, а также уведомляет об их статусах.
Сроки интеграции были продиктованы ООО «ЛИКАРД», и СКБ Контур их выдержал.
Результаты
Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс» на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.
В результате:
Комментарии
Виталий Долгих
руководитель Операционного управления ООО «ЛИКАРД»
Электронные документы передаются за считаные секунды. Система выставляет статусы обработки документов и направляет их адресатам документов в режиме реального времени. Благодаря этому документооборот становится более контролируемым и прозрачным. Также мы смогли оценить и существенную экономию времени, так как в Диадоке цикл полного документооборота с контрагентом обычно занимает менее одного дня. В системе электронного документооборота при получении подтверждения об отправке наши обязательства перед клиентом считаются исполненными. При отправке обычной почтой такой механизм не предусмотрен
