62,5 миллиона рублей в год экономит «Ликард» с ЭДО

ООО «ЛИКАРД» — дочернее общество ПАО «ЛУКОЙЛ», оператор по развитию и эксплуатации системы безналичных расчетов за топливо на АЗС «ЛУКОЙЛ» с использованием пластиковых карт. «ЛИКАРД» более 18 лет работает на российском и зарубежном рынках и имеет широкую сеть обслуживания — более 3 700 АЗС в РФ и за рубежом.

Задачи

Ускорить доставку документов и гарантированно получать второй экземпляр

В работе с документами задействованы четыре подразделения ООО «ЛИКАРД». Документы отправляют клиентам «Почтой России». Сроки доставки зависят от удаленности контрагентов: по Москве документы доходят в среднем за три дня, клиенты из отдаленных регионов могут ждать доставки около месяца. В отдельных случаях пакет документов может потеряться при пересылке или вернуться отправителю, и тогда цикл доставки повторяется.

Сократить трудозатраты на формирование документов и обеспечить клиентам удобное получение

В месяц ООО «ЛИКАРД» формирует порядка 65 000 комплектов документов, а значит, за год отправляет около  800 000 комплектов документов. Иногда объем пакета может превышать 200 листов. Документы необходимо распечатать, подписать, проставить на них печать, собрать в комплекты и упаковать. Все это — время сотрудников. Клиентам, в свою очередь, нужно дождаться доставки, получить, также подписать, проштамповать и отправить обратно подписанные экземпляры.

Решение

У ООО «ЛИКАРД» уже есть положительный опыт сотрудничества с компанией СКБ Контур по другим технологическим решениям, и это стало одним из ключевых факторов выбора электронного документооборота в системе Контур.Диадок.

Другими аргументами стали:

  • лидерство вендора* на рынке и оптимальный набор возможностей в системе;
  • отсутствие необходимости разворачивать инфраструктуру на стороне ООО «ЛИКАРД»;
  • простая и удобная в использовании веб-версия, доступная в любом браузере;
  • хранение документов на защищенных серверах;
  • услуги горячей линии по переводу контрагентов на ЭДО.

Интеграция

Внедрение происходило в системах по подготовке первичной документации, личном кабинете клиентов — юридических лиц, процессинговой системе и программе бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия.

Интеграция сервиса Диадок в документооборот ООО «ЛИКАРД» заняла около года и проходила в два этапа:

  1. Доработка под требования ООО «ЛИКАРД» стандартного модуля 1С для работы с документами и контрагентами, его внедрение на рабочие места пользователей.
  2. Разработка специального коннектора для информационных систем ООО «ЛИКАРД», который позволяет получать и подписывать документы, а также уведомляет об их статусах.

Сроки интеграции были продиктованы ООО «ЛИКАРД», и СКБ Контур их выдержал.

Результаты

Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс» на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

В результате:

  • процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократился с 30 до 5 %;
  • значительно уменьшилось время обработки документов и создания на их основании проводок;
  • снизилось число технических ошибок;
  • все подразделения группы оперируют единообразными электронными документами в едином формате через единого оператора;
  • затраты на документооборот при текущем трафике снизились на 394 200 рублей в год. На 2016–2019 годы планируется увеличение трафика электронных документов до 857 000. Это даст компании 62 561 000 рублей экономии;
  • клиенты получают документы сразу после отправки.

Комментарии

Виталий Долгих
руководитель Операционного управления ООО «ЛИКАРД»
 
Электронные документы передаются за считаные секунды. Система выставляет статусы обработки документов и направляет их адресатам документов в режиме реального времени. Благодаря этому документооборот становится более контролируемым и прозрачным. Также мы смогли оценить и существенную экономию времени, так как в Диадоке цикл полного документооборота с контрагентом обычно занимает менее одного дня. В системе электронного документооборота при получении подтверждения об отправке наши обязательства перед клиентом считаются исполненными. При отправке обычной почтой такой механизм не предусмотрен

Другие кейсы

Все кейсы

Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке