Внедрение ЭДО в Ликард

Задачи

Ускорить доставку документов и гарантированно получать второй экземпляр

В работе с документами задействованы четыре подразделения ООО «ЛИКАРД». Документы отправляют клиентам «Почтой России». Сроки доставки зависят от удаленности контрагентов: по Москве документы доходят в среднем за три дня, клиенты из отдаленных регионов могут ждать доставки около месяца. В отдельных случаях пакет документов может потеряться при пересылке или вернуться отправителю, и тогда цикл доставки повторяется.

Сократить трудозатраты на формирование документов и обеспечить клиентам удобное получение

В месяц ООО «ЛИКАРД» формирует порядка 65 000 комплектов документов, а значит, за год отправляет около 800 000 комплектов документов. Иногда объем пакета может превышать 200 листов. Документы необходимо распечатать, подписать, проставить на них печать, собрать в комплекты и упаковать. Все это — время сотрудников. Клиентам, в свою очередь, нужно дождаться доставки, получить, также подписать, проштамповать и отправить обратно подписанные экземпляры.

Решение

У ООО «ЛИКАРД» уже есть положительный опыт сотрудничества с компанией СКБ Контур по другим технологическим решениям, и это стало одним из ключевых факторов выбора электронного документооборота в системе Контур.Диадок.

Другими аргументами стали:

лидерство вендора* на рынке и оптимальный набор возможностей в системе;
отсутствие необходимости разворачивать инфраструктуру на стороне ООО «ЛИКАРД»;
простая и удобная в использовании веб-версия, доступная в любом браузере;
гарантированное бессрочное хранение документов на защищенных серверах;
услуги горячей линии по переводу контрагентов на ЭДО.

Интеграция

Внедрение происходило в системах по подготовке первичной документации, личном кабинете клиентов — юридических лиц, процессинговой системе и программе бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия.

Интеграция сервиса Диадок в документооборот ООО «ЛИКАРД» заняла около года и проходила в два этапа:

Доработка под требования ООО «ЛИКАРД» стандартного модуля 1С для работы с документами и контрагентами, его внедрение на рабочие места пользователей.
Разработка специального коннектора для информационных систем ООО «ЛИКАРД», который позволяет получать и подписывать документы, а также уведомляет об их статусах.

Сроки интеграции были продиктованы ООО «ЛИКАРД», и СКБ Контур их выдержал.

Результаты

Сегодня электронные документы (как подписанные клиентами, так и входящие) автоматически попадают в корпоративные системы SAP и 1C напрямую из личных кабинетов Диадока. По подсчету «Т Плюс» на обработку и проведение электронного документа, полученного через Диадок и поступившего в учетную систему, уходит около двух минут.

В результате:

процент нагрузки по документообороту на сотрудников сократился с 30 до 5 %;
значительно уменьшилось время обработки документов и создания на их основании проводок;
снизилось число технических ошибок;
все подразделения группы оперируют единообразными электронными документами в едином формате через единого оператора;
затраты на документооборот при текущем трафике снизились на 394 200 рублей в год. На 2016–2019 годы планируется увеличение трафика электронных документов до 857 000. Это даст компании 62 561 000 рублей экономии;
клиенты получают документы сразу после отправки.

Электронные документы передаются за считаные секунды. Система выставляет статусы обработки документов и направляет их адресатам документов в режиме реального времени. Благодаря этому документооборот становится более контролируемым и прозрачным. Также мы смогли оценить и существенную экономию времени, так как в Диадоке цикл полного документооборота с контрагентом обычно занимает менее одного дня. В системе электронного документооборота при получении подтверждения об отправке наши обязательства перед клиентом считаются исполненными. При отправке обычной почтой такой механизм не предусмотрен

*На протяжении последних четырех лет СКБ Контур становится лидером рейтинга CNews среди SaaS-поставщиков России по объему выручки от реализации облачных продуктов.