Задачи
Максимально автоматизировать документооборот
«Шелл» стремится организовать работу своих компаний по европейским стандартам, один из которых — автоматизация бизнес-процессов. Это минимизирует количество ошибок в документах, а значит, ускоряет работу.
Ускорить документооборот и сделать его удобным
В России у компании «Шелл Нефть» имеется около 200 дистрибьюторов, для которых она формирует 3-4 тысячи документов ежемесячно. Их нужно распечатывать, вручную подписывать, отправлять и контролировать их прохождение. Все это делает документооборот трудоемким, медленным и затратным.
Решение
ООО «Шелл Нефть» много лет использует систему интернет-отчетности Контур.Экстерн оператора СКБ Контур, который уже обладает наработанным кредитом доверия нашей компании. Когда встал вопрос о внедрении ЭДО, «Шелл Нефть» выбрала сервис Контур.Диадок того же разработчика.
Кроме того, важную роль сыграло то, что этот сервис обладает широкой функциональностью. В частности, он дает возможность:
Сервис автоматически генерирует протокол передачи по каждому документу. Протокол фиксирует кто, когда и какие действия произвел с данным документом. Его можно сохранить и при необходимости распечатать.
ООО «Шелл Нефть» решила начать внедрение ЭДО с исходящего документооборота по реализации масел.
Интеграция
ООО «Шелл Нефть» использует систему SAP. Серверы компании находятся на Филиппинах. Жесткая политика безопасности «Шелл Нефть» предусматривает строгие согласования каждого шага интеграции. В итоге процесс мог затянуться на год и больше. Команда СКБ «Контур» предложила решение, внедрение которого заняло около полугода, но при этом обеспечивало интегрирование систем SAP и Диадок.
Работа с электронными документами с помощью сервиса «Автоматический менеджер рассылок» (АМР) выстраивается следующим образом: в течение рабочего дня исходящие документы собираются в одну папку; по итогам дня АМР автоматически проверяет ее, выгружает документы, переводит их в нужный для отправки формат; по ИНН и КПП распознает адресатов; отправляет. Это решение не требует вмешательств в SAP. АМР установлен на сервере оператора ЭДО.
Для счетов-фактур и ТОРГ-12 потребовалось разрабатывать и настраивать индивидуальные АМР. Сложность была связана с тем, что документы выгружались в систему Диадок в различных форматах, часть из них — в неструктурированных pdf (которые не дают возможности «добраться» до содержимого и структуры файла, то есть их невозможно конвертировать в формат xml). Команда СКБ Контур добилась, чтобы все файлы выгружались в систему ЭДО в структурированном виде. Это потребовало глубокой разработки, многочисленных тестирований, анализа структуры документов и возникающих искажений. В результате соответствие исходных документов электронным достигло 99,8 %. На это ушло порядка трех месяцев для счетов-фактур и также около трех месяцев для ТОРГ-12.
Результаты
Исходящий поток счетов-фактур и ТОРГ-12 в реализации масел ООО «Шелл Нефть» полностью автоматизирован.
За счет этого расходы на документооборот сократились на 60 %.
Подключено 98,9% дистрибьюторов масел.
В 2015 году запускается ЭДО в другом торговом направлении — с поставщиками топлива. На этот раз речь идет о входящем документообороте.
