Задачи
Автоматизировать работу с документами
До перехода на ЭДО входящие документы заводилась в учетную систему вручную. Во-первых, это требовало дополнительного времени; во-вторых, возникали ошибки и опечатки, которые впоследствии могли стать препятствием для принятия документа контролирующим органом. Кроме того, бумажные документы периодически терялись, часто приходили в неправильном формате, приходилось снова их оформлять и отправлять повторно, а также на поиск документов в бумажном архиве уходило много времени.
Ускорить доставку документов от клиентов
Бумажные документы от партнеров отправлялись курьерской службой, срок доставки составлял до пяти дней до месяца.
Облегчить работу сотрудников за счет сокращения операций с документами
Сотрудникам необходимо было распечатать документы, получить на них необходимые подписи уполномоченных лиц, отправить клиенту, проконтролировать получение, а затем проследить, чтобы документы, требующие двусторонней подписи, были возвращены.
Сокращение расходов на документооборот
Отправка одного пакета документов обходилась компании примерно в 30–50 рублей. При таком значительном объеме документов компания тратила около 400 000 рублей в год только на доставку и оформление документов. Кроме того, бумажные документы требовали дополнительных затрат на расходные материалы для печати и саму бумагу.
Интеграция
Компания пользуется учетной системой «1С: Предприятие 8.3» и для интеграции с ней воспользовалась готовым типовым модулем, который разработала команда Диадока.
Модуль обеспечил специалистам сервиса Asus возможность пользоваться функциями электронного документооборота, работая в привычной для них программе. На первом этапе внедрения модуля автоматизированная отправка была настроена для формализованных документов. На втором этапе была осуществлена доработка модуля, чтобы система позволяла отправлять из 1С и неформализованные документы.
Результаты
Внедрение ЭДО позволило решить стоявшие перед компанией задачи.
Сегодня на обмен электронными документами перешли порядка 30% авторизованных сервисных центров ASUS. Специалисты сервисного подразделения Asus и СКБ Контур совместно ведут дальнейшую работу с контрагентами по внедрению ЭДО и подключению к сервису Диадок.
