Задачи
Ускорить и автоматизировать подготовку документов
Из-за того, что данные заводились в учетную систему вручную, процент ошибок и дальнейших исправлений в документах был достаточно высок. Процесс внутреннего согласования документов мог занимать до нескольких дней.
Ускорить подготовку документов, истребуемых налоговыми органами
Каждый из заводов группы является экспортером, поэтому в рамках камеральных проверок контрагентов, которые осуществляет налоговый орган, предприятия должны периодически представлять ему копии ряда документов. Их необходимо было найти в объемном бумажном архиве, снять с них копии, отправить в инспекцию.
Избавиться от бумажного архива
Объем бумажных документов, подлежащих хранению, возрастал в геометрической прогрессии, в результате коробки с документами стояли прямо в офисах.
Решение
У компании «УРАЛХИМ» уже был положительный опыт работы с оператором электронного документооборота СКБ Контур, так как группа использовала его решение для сдачи отчетности через интернет Контур.Экстерн. Поэтому при выборе системы ЭДО она остановила выбор на Контур.Диадоке — продукте этого же разработчика.
Другим важным аргументом в пользу Диадока стал внешний модуль для интеграции в учетную систему 1С, который было легко модифицировать под потребности «УРАЛХИМа».
Интеграция
Внедрение Диадока в группе началось в 2013 году. Изначально в электронный вид переводились документы по поставкам в Торговый дом «УРАЛХИМ».
На первом этапе Диадок был опробован на одной производственной площадке группы. На основании полученных результатов в период с апреля по июль 2013 года производились доработки учетной системы и интеграционного модуля.
На втором этапе тестирование сервиса было запущено на всех площадках «УРАЛХИМа». Эта практика выявила необходимость еще ряда доработок для наиболее эффективной интеграции, которые производились на протяжении полутора месяцев.
«УРАЛХИМ» использует систему «1С УПП 8.2», модифицированную для нужд группы.
Интеграционный модуль дорабатывали специалисты «УРАЛХИМа» в тесном сотрудничестве с командой Диадока. В результате у системы появились возможности:
выставлять счета-фактуры в разные обособленные подразделения одного юридического лица;
контролировать срок выставления счетов-фактур (допускается просрочка не более 5 дней);
выставлять исправительные и корректировочные счета-фактуры в учетной системе «УРАЛХИМа».
На третьем этапе Диадок был запущен в промышленную эксплуатацию.
В феврале 2014 года группа начала переводить в электронную форму счета-фактуры по транспортным услугам.
В мае 2014 года обязанности по выставлению счетов-фактур были переданы от менеджеров по реализации в центральную бухгалтерию группы.
Результаты
Сегодня отправкой абсолютно всех счетов-фактур в группе занимается 2 человека в центральном офисе. До перехода на ЭДО было 12 человек.
Годовая экономия на бумажном документообороте составляет более 1,5 миллиона рублей.
Сейчас счета-фактуры обрабатываются и выставляются в массовом режиме один раз в день, что занимает от 10 до 20 минут.
Нет необходимости следить за корректностью оформления электронных документов, так как они проверяются автоматически за счет форматного контроля в Диадоке.
С момента перехода на ЭДО прекратилось пополнение бумажного архива компании. Архив электронных документов физически не занимает места, он хранится на сервере оператора ЭДО. Нужный документ в нем легко найти по заданным фильтрам.
Комментарии
Внедрение Диадока решило наши основные задачи по документообороту: автоматизации, ускорения документооборота и приостановления дальнейшего роста огромного бумажного архива. Важно, что теперь, при истребовании ИФНС мы не копируем и не заверяем 40000 листов бумаги, а просто выгружаем счета-фактуры из Диадока за несколько минут и отправляем через интернет. При помощи и активном консультировании команды Диадока система ЭДО интегрирована в нашу учетную систему. Наши специалисты могут продолжать работать в привычной для себя программе, но с рядом новых возможностей. Что касается наших менеджеров по реализации продукции, то они полностью освобождены от задач по оформлению счетов-фактур и могут сконцентрироваться на своей основной деятельности
Анастасия Светоносова
менеджер по автоматизации налогового учета ОАО «ОХК «УРАЛХИМ»
Примечательно, что даже в рамках группы компаний использование сервиса Диадок дает значительный эффект. Упрощение работы с документами и увеличение скорости этого процесса позволяет сократить цикл сделки, увеличить оперативность и прозрачность документооборота. Такие результаты мотивируют группы компаний на скорейшее подключение внешних контрагентов к ЭДО
Никита Акимов
менеджер по работе с федеральными клиентами