Бумажный лесоповал

21 февраля
Мероприятия

Бюрократический лесоповал. Пока с высоких трибун говорят о создании «электронной России», предприятия изнемогают под тяжестью бумажной волокиты. Странным образом количество справок и отчетов множится, хотя, казалось бы, в эпоху цифровых технологий должно быть ровно наоборот. Феномен изучал The New Times


В редакции The New Times в месяц расходуется около 20 пачек офисной бумаги — по 500 листов каждая. Не по прихоти редакции — по воле чиновников. Практически все ведомства требуют документы на бумажных носителях: банки, фонды, инспекции. Например, данные в Пенсионный фонд отправляются по электронной почте, но обязательно печатается и бумажная копия объемом 30–50 страниц, причем каждая страница обязательно на лицевой стороне. Бумажная копия кладется в архив — таково требование любой проверяющей инстанции, включая налоговую. И так почти с любым документом, хотя у компании есть электронная подпись, заверенная во всех необходимых инстанциях. Причина? Таково требование закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»* * Статья 13, п. 6 «Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и предоставляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях».

Плач по деревьям

В «Гринпис России» ущерб от чиновничьего пристрастия к бумаге давно подсчитали. «Одна тонна бумаги, или 400 пачек офисной бумаги, — это 20 срубленных деревьев, или 5 кубометров древесины», — говорит Владимир Чупров, руководитель энергетического отдела «Гринпис России». Получается, что отдельно взятая редакция The New Times вынужденно уничтожает в год 8–9 сосен. Что уж говорить о больших организациях с их гигантским бумагооборотом?

В 2002 году Федеральная налоговая служба (ФНС) оценила количество счетов-фактур, которое составляется в год в стране, в 12 млрд экземпляров. «По нашим оценкам, сейчас это количество увеличилось до 15 млрд, — говорит Григорий Поваров, заместитель генерального директора компании «СКБ Контур». — А если посчитать все другие документы, которыми обмениваются друг с другом компании, — акты, накладные, договоры, — это будет еще 30 млрд. Итого в год российская экономика работает с использованием 45 млрд бумажных документов». Если подсчитать затраты на то, чтобы каждый документ распечатать, доставить, вбить данные в программу и их обработать, получится, что из 100 млн работоспособного населения около 2 млн человек занимаются исключительно перекладыванием, печатью и вводом информации из этих документов, подсчитал эксперт. Иными словами, из каждых 100 сотрудников двое занимаются лишней работой.

Григорий Поваров
Заместитель генерального директора компании СКБ Конту

Если суммировать все затраты на печать, доставку документов, их обработку и на то, что счета не оплачиваются вовремя, поскольку все ждут, пока документы доберутся из точки А в точку Б, получится сумма порядка 500 млрд рублей в год. Это 1,3 % ВВП. Так что российская экономика очень неэффективна в том числе и из-за большого количества бумаг.
Правилом хорошего тона в электронной переписке стала фраза в конце письма: «Прежде чем вы распечатаете документ, подумайте о природе»

Власти проблему вроде бы поняли, иначе зачем они вовсю призывают к переходу на электронные носители? IT-бизнес тоже не спит: существует большое количество интересных разработок систем автоматизации документооборота, которые компании и ведомства старательно внедряют. Но удивительным образом количество справок и копий только растет. «Парадокс, но при внедрении автоматизированных систем объем параллельного документооборота увеличивается примерно в четыре раза, — констатирует Михаил Ларин, директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. — Это объяснимо: невозможно сразу отказаться от бумаги, потому что, во-первых, существует традиция, а во-вторых, нет официального признания электронного документа как юридически значимого, аналогичного бумажному. Ежегодный рост документооборота в федеральных органах исполнительной власти, по данным нашего анкетирования, составляет не менее 20% в год».

По словам Ларина, пока в России не будет легитимности электронного документа, везде будут требовать бумажное подтверждение, подпись и печать: «Люди четко понимают, что электронный документ к делу не подошьешь и конкретного исполнителя найти невозможно, если нет собственноручной подписи».

Моя твоя не понимай

Электронно-бумажный хаос царит в самих органах власти. Как сообщили The New Times в пресс-службе Минсвязи, сегодня бумага — основной способ коммуникаций между ведомствами, а электронный обмен документами лишь внедряется в отдельных государственных органах. Но даже в высших эшелонах власти нет единого информационного пространства. В результате одна программа часто не понимает другую.

Сергей Афанасьев
Исполнительный директор Гильдии управляющих документацией

Еще два года назад аппарат президента на уровне автоматизированной системы делопроизводства не мог общаться с аппаратом правительства. Сейчас эта проблема с большим трудом преодолевается, но до конца еще далеко, поскольку нет единых стандартов электронного документооборота

Из-за чехарды в понятиях и стандартах большинство ведомств предпочитает страховаться и в любой момент могут потребовать от партнеров бумажные копии электронных документов. Более того, госорганы имеют право беспрепятственно создавать новые виды отчетности.
 
 

Михаил Ларин
Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

У ведомств нет ограничений на создание новых видов документов. Предположим, захотелось какому-нибудь чиновнику создать новый вид справки или изменить периодичность отчетности в бухгалтерии — без проблем. Никакая контролирующая инстанция в государстве не регулирует этот вопрос

Марина В.
Главный бухгалтер столичного малого предприятия

Честно говоря, я просто в ужасе. Объем бумажной работы год от года катастрофически растет, особенно с учетом внедрения автоматизированной системы бухгалтерского учета. В одной только платежке количество реквизитов выросло в несколько раз. Даже технический прогресс в отдельных ведомствах часто оборачивается для налогоплательщиков головной болью. «Недавно отправила отчетность в налоговую инспекцию в электронном виде. Все было сдано вовремя. Но через несколько дней ФНС заблокировала счет компании. Оказалось, в налоговой нашу отчетность просто не получили

Дремучие заросли

В самой ФНС от своих грехов не открещиваются, но просят отметить и заслуги. В пресс-службе ведомства рассказали: сегодня 62% налогоплательщиков, которые сдают налоговую отчетность, делают это в электронном виде без дублирования на бумаге. Но при этом налоговики могут затребовать отчетность и в бумажном виде — на всякий случай. А случаи действительно бывают всякие: бухгалтер Марина В. вспоминает, как расплачивалась за технические проблемы ФНС: в 2008 году при смене одной автоматизированной системы на другую в главном налоговом ведомстве пропал электронный архив с отчетностью. «В результате я потратила полтора года на то, чтобы выверить и сдать повторно отчетность за 9 лет», — вздыхает Марина.

«Бывший мэр Москвы Юрий Лужков поддержал нашу идею экономии бумаги за счет двусторонней печати документов, — говорит Владимир Чупров из «Гринпис». — Но Сергей Собянин это распоряжение отменил: теперь в мэрии документы нужно печатать только на одной стороне листа». И снова проблема в архаичном законодательстве: закон обязывает вести бумажное архивирование всех государственных документов. «Это делает электронный документооборот бессмысленным, потому что все равно необходимо изготавливать бумажную копию каждого документа, иначе он не имеет юридической силы, — говорит депутат Госдумы Илья Пономарев. — А соответствующая поправка в закон до сих пор не принята, так как нет понимания проблемы со стороны отдельных ведомств, в том числе правительства». Похожая проблема сопровождает и электронную цифровую подпись (ЭЦП): кто-то ее признает, но большинство не доверяет. По словам депутата Пономарева, закон об ЭЦП давно устарел, а его новая редакция, которая наделит электронную подпись большей юридической силой, прошла лишь первое чтение в Госдуме.

Еще один образец абсурда — приказ Минобразования РСФСР, датированный серединой 80-х годов, который действует до сих пор и предписывает всем школам России вести бумажные классные журналы, хотя во всем мире давно перешли на электронные: «Вот сейчас сижу дома и смотрю по интернету оценки своего 9-летнего сына, — рассказал The New Times Андрес Вальме, житель Нарвы. — Учительница ему поставила четверку на первом уроке, а я уже ее вижу». Эстония сегодня занимает одно из первых мест в Европе по эффективности документооборота: население и организации давно перешли на универсальные электронные карточки, с помощью которых осуществляются платежи, изменения в документах, запросы в госорганы, даже голосование.

Рынок электронного документооборота в Европе, по данным компании «СКБ Контур», в денежном выражении составляет €2,5 млрд и ежегодно растет на 40% в год. Уже 2,5 млн европейских компаний (из 23 млн) используют электронные документы при работе с контрагентами и клиентами. А в ряде стран, например в Финляндии, доля электронных счетов-фактур превышает 70%. Правилом хорошего тона в электронной переписке стала фраза в конце письма: «Прежде чем вы распечатаете документ, подумайте о природе».

Ну а в России тем временем, по подсчетам «Гринпис», ежегодно 43 млн кубометров леса вырубается только на нужды целлюлозно-бумажной промышленности. Таким образом, бумажно-бюрократическая машина ежегодно требует в жертву 172 млн деревьев.

Источник: The New Times (Новое время)

0 комментариев

Будьте первым!

Комментировать
Ваш комментарий