www.diadoc.ru/docs/laws/fz-sign-1 Товарная накладная форма ТОРГ 12 (скачать бланк, xls. 40Kb)
Составление и подписание товарной накладной
Бумажная
Товарная накладная (ТН) по форме ТОРГ12 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 и является первичным учетным документом, на основании которого оформляется отпуск товарно-материальных ценностей сторонним организациям и ведется учет соответствующих операций.
Первичные документы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, утверждаются руководителем по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете»). Таким образом, руководитель может передать право подписывать товарную накладную и оформляет это право доверенностью или приказом.
В документе может быть проставлено 5 подписей: 3 со стороны продавца (руководитель, бухгалтер, ответственный за отгрузку), 1 со стороны покупателя (ответственный за прием товара) + 1 перевозчика (либо это перевозчик покупателя, либо сторонняя организация-транспортировщик). Последняя подпись ставится в строке «Груз принял» (там же заполняются данные о доверенности за перевозку товарно-материальных ценностей). Она считается доказательством того, что перевозчик на время транспортировки является ответственным за ТМЦ. Если продавец своими силами перевозит товар на склад покупателя, то данная строка не заполняется.
В некоторых крупных организациях подпись в ТН при отгрузке товара ставит один человек. Обычно это некий «оператор», который на основании информации, полученной от бухгалтерии и склада, формирует ТН и подписывает своей подписью. Такое право прописано либо в приказе, либо в доверенности либо в должностных инструкциях «оператора».
Электронная
Передавать и хранить товарную накладную в электронном виде можно. Это подтверждается законами №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и №63-ФЗ «Об Электронной подписи».
При этом форма и порядок составления накладной остаются прежними - так как в законодательстве нет специальных правил для электронной транспортной накладной (как, например, в случае с электронным счет-фактурой). Для подписания таких накладных вместо собственноручной подписи будет использоваться электронная подпись (ЭП).
Как и с бумажной ТН электронную ТН можно подписывать по доверенности. Правда сейчас нигде не разъясняется, сколько подписей должно быть проставлено со стороны продавца. В некоторых организациях доверенное лицо расписывается 3 раза во всех трех строках.
Как быть с этим пунктом в случае с электронной подписью?
Изучив материалы судебного разбирательства (в частности, постановление ВАС ВВО от 11.08.2010 г. по делу N А43-5226/2010) мы пришли к следующему: в качестве доказательства был принят документ – товарная накладная, который был подписан единственной электронной подписью уполномоченного лица со стороны продавца. Такой документ суд счет доказательством сделки. Запрета на единственную ЭП в нормативных документах и иных судебных делах нет. Таким образом, можно сделать вывод, что ЭП ставится только одна, главное, чтобы у подписанта на то были официальные полномочия.
К тому же, проставление ЭП на документе не означает заполнение строки подписанта, а означает защиту информации и определение подписанта (№63-ФЗ «Об ЭП»). Достаточно одной ЭП, чтобы выполнить данные условия.
Транспортировка товара и товарная накладная
Бумажная
Товарная накладная передается водителю вместе с другими документами и водитель обязан передать документы грузополучателю.
Согласно ряду нормативных документов, в пути водителю не обязательно при себе иметь ТН. Например, Правила перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденные Минавтотрансом РСФСР 30.07.71г, Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», Постановление Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом», Правила Дорожного Движения от 01.07.94 г. Если перевозится груз, к которому предъявляются законодательством особые требования, то водитель обязан иметь и соответствующие документы (например, при перевозке алкоголя должен быть документы, перечисленные в ст. 10.2 закона №171-ФЗ).
Электронная
Если товарная накладная будет передаваться через Интернет, то необходимость ее отдавать водителю отпадает. ТН можно напрямую отправить грузополучателю. В пути водителю ТН не нужна, у него есть ТТН, а в ней пусть и в общей форме, но перечислены позиции перевозимого груза.
Сложность может заключаться лишь в том, что при транспортировке товара силами посредника-перевозчика на документе требуется подпись третьей стороны – перевозчика. Многие информационные системы не умеют ставить больше одной электронной подписи в электронном документе. Обычно одна подпись ставится на стороне отправителя, вторая - на стороне получателя.
Таким образом, можно передавать электронную ТН только если продавец своими силами доставляет товар до покупателя.
Если все же вы используете информационную систему, которая позволит ставить третью подпись, то нужно предусмотреть еще два момента. Первый: каким образом перевозчик будет ставить подпись в документе (водителям нужно закупить электронные подписи, им нужен будет доступ к компьютеру в точках загрузки и разгрузки товара). Второй: зачастую не известно, кто приедет за товаром, и данные о доверенности вписываются на месте и по факту. Если документ составлен в электронном виде, нужно продумать момент как вписывать доверенность до подписания и отправления документа грузополучателю.
Исправление товарной накладной, возврат товара
Бумажная
Исправление товарной накладной «по закону» происходит следующим образом: при обнаружении ошибок и в том и в другом экземпляре документа делаются вычерки, которые заверяются подписями с обеих сторон. Рядом с подписями ставится дата внесения изменений (п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете). Правда зачастую на практике применяется способ, когда взамен неверного документа формируется новый (задним числом). Правила бухгалтерского учета не предполагают необходимости и возможности составлять или исправлять первичные документы «задним числом».
Электронная
Документ, который существует в электронном виде, невозможно исправить тем способом, который предлагает законодательство. Как поступить в данном случае?
Решением данной ситуации может стать составление и подписание сторонами отдельного документа, на основании которого в учет будут вноситься исправительные записи. Организация составляет акт об установленном расхождении или самостоятельно разрабатывает такой документ при условии включения в них обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»), согласовывает его со своими контрагентами. Такой формат исправления необходимо прописать в своей учетной политике и договоре с контрагентом.
Для документов, созданных автоматизированным способом, никаких правил не установлено, что дает организациям право определить такие правила самостоятельно. Такое право следует из п. 8 ПБУ 1/98, где сказано: если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету. При этом пунктом 2 данного ПБУ к способам ведения бухгалтерского учета отнесены, в числе прочего, способы организации документооборота.
Там же, в учетной политике, указать способ исправления первичного документа за счет составления другого документа. При этом мы рекомендуем обязательно указать в исправительном документе, что он является неотъемлемой частью первоначального.
Например, существует практика, когда стороны при приемке товара и обнаружении ошибок составляют акты (по форме ТОРГ2 и 3), которые применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты составляются на месте приема товара и являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Прием товара и товарная накладная
При приемке товара ответственное лицо чаще всего сверяет выгружаемый товар с документами, проверяет на соответствие фактически привезенного товара заявке, отправленной поставщику.
Бумажная
С бумажной накладной все просто – водитель передает документы и ответственное лицо смотрит на них и на товар тут же, на месте. Далее, ответственный за прим товара должен поставить подпись в документе и передать подписанный документ в бухгалтерию.
Электронная
В случае с электронным документом следует продумать способ получения таких документов при приемке товара, а также возможность ответственному за прием оперативно работать с документом (например, распечатать). Предусмотреть, чтобы после проставления подписи документ автоматически сразу передавался в бухгалтерию, не терялся и не задерживался при передаче.
Учет товарных накладных и хранение
Бумажная
Сейчас нет особых правил учета товарных накладных, как в случае, например, со счетами-фактурами. Поэтому организация вправе сама утвердить правила передачи и хранения документов.
На практике обычно на складе составляется товарный отчет (первичный документ, на основании которого в учете отражаются данные о реализации товаров и их себестоимости), к которому прикладываются в хронологическом порядке товарные накладные.
ИП и организации, применяющие УСН, ведут книги учета расходов и доходов, которые составляются на основании первичных документов. Книги можно вести в электронном виде, но по окончании налогового периода книги распечатываются.
Бумажные документы обычно складывают в папки, коробки, шкафы.
Электронная
Товарная накладная и товарный отчет – первичные документы и могут храниться в электронном виде либо на локальном компьютере, либо на специально выделенном сервере организации.
Представление контролирующим органам, суду
В отношении электронных накладных действуют все те же правила представления в налоговую, какие действуют в отношении других электронных документов.
В апреле 2011 года Федеральная налоговая служба утвердила документ, описывающий процедуру истребования и последующего представления электронных документов для проверки в налоговый орган (Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ был утвержден порядок представления документов по телекоммуникационным каналам связи). До этого момента счет фактуры можно было представить в налоговую только в бумажном виде. Сейчас же у налогоплательщиков есть альтернатива.
Подробнее о представлении электроных документов в налоговые органы
Что в итоге
Как вывод можно сказать следующее: товарная накладная по форме ТОРГ 12 может быть составлена и передана в электронном виде. При этом экономится время на ее передачу и повышаются гарантии ее доставки. И хранится она также может только в электронном виде.
Но существует ряд моментов, которые необходимо учесть, прежде чем переводить оборот ТН в электронный вид:
- Закупить ключи электронных подписей или оформить право подписи уполномоченным лицам.
- Продумать способ подписания ТН водителем.
- Разработать и согласовать со своими контрагентами порядок оформления возврата доставленного груза (в случаях, когда при разгрузке делались вычерки ТН).
Если вы продавец и доставляете товар своими силами, то вы уже сейчас можете начать передавать ТН в электронном виде через Диадок. Для этого вам необходимо:
• Выбрать контрагентов, с которыми будете обмениваться электронными документами и подать заявку на подключение к Диадоку
• Оформить право подписи уполномоченному лицу.
• Разработать и согласовать со своими контрагентами порядок составления актов приемки, в случаях, когда груз был доставлен ненадлежащего качества.
А пока посмотрите, как просто работать с электронными документами в нашей демоверсии.
