Порядок обмена электронными счетами-фактурами между компаниями через интернет

Требования к процессу обмена электронными счетами-фактурами между компаниями закреплены в «Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП» (утвержден Приказом Минфина №174н).

Компании могут использовать электронные счета-фактуры:

  • при взаимном согласии (отраженном в договоре или в регламенте оператора электронного документооборота);
  • и наличии у сторон технических средств для работы с такими документами.

При этом, чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу (и их можно было представить для зачета НДС или в судебном ведомстве), они должны быть подписаны электронной подписью и переданы через оператора электронного документооборота. Последнее условие обусловлено тем, что электронный счет-фактура должен сопровождаться специальными служебными документами (подтверждениями и извещениями). Эти документы создаются оператором в установленных форматах (утвержденных Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@) при отправке и получении электронного счета-фактуры и фиксируют факт и дату выставления или получения счета-фактуры, хранятся с электронным документом и вместе с ним представляются в налоговую. Для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать:

  • один счет-фактуру;
  • два подтверждения оператора;
  • одно извещение о получении счета-фактуры;
  • три извещения о получении подтверждения оператора.

Подробная схема документооборота счетами-фактурами через Диадок:

Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.

Несмотря на большое количество служебных документов и кажущуюся сложность обмена счетами-фактурами, обмениваться ими через Диадок не сложнее, чем электронными письмами: система спроектирована таким образом, что реализация всех требований порядка скрыта «внутри».