Минтруд ввел для кадровых электронных документов обязательные форматы

9 марта 2023 11 782

С 1 марта 2023 года начал действовать Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. С этого дня кадровики обязаны готовить электронные приказы, договоры, соглашения в установленных законодателем форматах. Контур первым из интеграторов кадрового ЭДО обновил функциональность для работы с формализованными документами

Что изменилось 

Приказ № 578н утвердил форматы и состав электронных кадровых документов. Если раньше файл кадрового электронного документа (КЭД) мог быть любого типа — PDF, Word, JPEG, теперь это совокупность из 3 файлов: основной части в PDF, электронной подписи в SGN и описания документа в XML. Все детали можно узнать в статье.

Кадровый электронный документооборот

По новым правилам, КЭД состоит из основной части, файла электронной подписи и описания документа 

Единые требования применяются ко всем кадровым документам, которые не дублируются на бумаге. Помимо документов, которые:

  • созданы до 1 марта 2023;
  • являются исключениями по Трудовому кодексу, то есть актов о несчастных случаях, инструктажей по охране труда и приказов об увольнении. 

Как изменения повлияют на бизнес

Цель Минтруда — цифровизировать кадровый учет. Формализация КЭД нужна, чтобы госсистемы быстро считывали данные о документах, а регулятор легко выявлял правонарушения. Поэтому есть вероятность, что вскоре государственные порталы, например «Госуслуги», перестанут принимать документы в неактуальных форматах. А суды и трудовая инспекция не будут признавать их юридически значимыми.

Как пояснили в Минтруде, пока для кадрового ЭДО отдельно нет административной ответственности за несоблюдение Приказа № 578н. Значит, сейчас нужно ориентироваться на ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, за ненадлежащее оформление трудового договора должностному лицу грозит штраф от 10 до 20 тыс., ИП — от 5 до 10 тыс., а юрлицам — от 50 до 100 тыс. рублей.

Как обновили сервис КЭДО

С учетом новых правил доработали как веб-версию, так и модуль для 1C. Чтобы создать формализованный документ в Контур.КЭДО, кадровику по-прежнему надо выбрать шаблон и подписать этот файл электронной подписью. Описание документа в XML система составит автоматически. 

Если кадровик привык создавать документы вне сервиса КЭДО, а, например, в Word, он тоже не почувствует глобальных изменений. Специалисту по кадрам просто нужно  загрузить документ в сервис в формате PDF, DOC или DOCX. Потом выбрать тип документа из справочника — система сама конвертирует приказ в актуальный формат. 

Модуль для 1C автоматически исправляет ошибки в названиях документов. Это уберегает кадровика от нарушений законодательства, и при этом ему не надо самостоятельно переделывать документ.

Юлия Попова
Руководитель сервиса Контур.КЭДО

Системы ЭДО Контура не раз сталкивались с формализацией разных типов документов. Благодаря многолетнему опыту команда заранее подготовилась к изменениям, чтобы у клиентов не возникало рисков. Контур стал первым из интеграторов КЭДО, кто доработал функциональность для подготовки и использования формализованных кадровых документов. За первый час после обновления сервиса наши клиенты отправили 1286 документов по новым правилам.


Меняется порядок обмена электронными документами

По требованию ФНС документооборот дополнится новыми технологическими документами: подтверждениями оператора и извещениями о получении участников обмена. Рассказываем о том, что изменится для пользователей Диадока, и кому необходимо обновить решения.

Какие сертификаты электронных подписей можно использовать в 2023 году

До окончания переходного периода по МЧД компании еще могут выбирать, с какими подписями работать в сервисе ЭДО. В новости расскажем об актуальных сертификатах, сроках применения и перевыпуске.

Обязательное применение МЧД перенесли на 1 сентября 2023 года

Опубликован закон о продлении переходного периода. У пользователей появилось больше времени на подготовку к работе по новым правилам: машиночитаемые доверенности (МЧД) нужно будет использовать вместе с КЭП физлица при подписании документов организации.