Как оформить машиночитаемую доверенность с правом передоверия

С 1 сентября 2023 года сотрудники компаний обязаны применять сертификат электронной подписи физлица и машиночитаемую доверенность (МЧД) при работе с электронными документами. К выпуску МЧД на работников нужно привлечь руководителя организации или передоверить его полномочия другому представителю. Эксперт сервиса Контур.Диадок Ирина Левитан подготовила инструкцию по выпуску МЧД с передоверием.

Передоверие — это механизм, который позволяет руководителю организации делегировать выпуск доверенностей  любому другому работнику. Например, если с документами работает бухгалтерия, поручить создание МЧД главному бухгалтеру. Он сможет самостоятельно контролировать процесс работы с электронными доверенностями и выпускать МЧД на других сотрудников. Чтобы внедрить передоверие в компании, нужно пройти несколько этапов. 

Шаг 1. Определиться со схемой работы с доверенностями в компании

В первую очередь компания должна понять, какой формат работы с доверенностями она готова применять. Есть несколько вариантов:

1. Все доверенности будут проходить через руководителя, он лично будет подписывать МЧД на каждого сотрудника. Этот вариант подойдет организациям с небольшим количеством работников или узким кругом ответственных за электронный документооборот (ЭДО).
2. Руководитель передоверит свои полномочия другому сотруднику, например заместителю. В этом случае заместитель будет действовать от лица организации по доверенности, и на ее основании выпускать МЧД на других сотрудников.
3. Возможность передоверия будет передаваться сотрудникам по цепочке, например, чтобы каждый ответственный мог выпустить МЧД для своего отдела. Такая схема подойдет для крупных компаний с большим штатом.

Шаг 2. Понять, нужно ли заверять МЧД у нотариуса

Проходить процедуру нотариального заверения должны все доверенности, за исключением тех, которые выдает руководитель юрлица, филиала или представительства юрлица. Поэтому если в процессе передоверия МЧД будут выдавать другие сотрудники, их будет необходимо заверять у нотариуса.

Шаг 3. Подготовить документы 

Чтобы выпустить нотариально заверенную МЧД, доверитель должен обратиться к нотариусу. Ему будет необходимо предъявить: 

• Паспорт для удостоверения личности.
• Паспортные данные уполномоченного лица.
• Актуальную выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую правоспособность юридического лица.
• Корневую доверенность.
• Список полномочий, которыми необходимо наделить уполномоченное лицо. Например, заместитель директора, который уже получил корневую доверенность от генерального директора, готовит информацию о полномочиях, которые он собирается передоверить главному бухгалтеру.

Шаг 4. Выпустить МЧД с нотариальным заверением

Весь процесс выпуска нотариально заверенной электронной доверенности происходит непосредственно у нотариуса.

1. Доверитель предоставляет все необходимые документы для выпуска доверенности.
2. Нотариус проверяет данные о родительской доверенности, сведения о физлице и юрлице.
3. Если все в порядке, нотариус формирует документ на специальном планшете и вносит в него данные о будущей доверенности: сведения о доверителе и доверенном лице, срок действия, полномочия, возможность передоверия.
4. Доверитель с помощью стилуса изображает собственноручную подпись на экране планшета. Это изображение считается простой электронной подписью (ПЭП), которую сохраняют, чтобы можно было подтвердить факт обращения.
5. Нотариус фиксирует информацию и придает доверенности юридическую силу, подписывая его своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Чтобы впоследствии узнать о действительности такой доверенности, нужно будет проверить КЭП нотариуса, а не доверителя, так как КЭП заявителя в МЧД с передоверием не используется.

Сейчас нотариат ожидает, что Минцифры поможет реализовать возможность направлять документы, обладающие юридической силой, от нотариуса заявителю и обратно на портале Госуслуг. Это станет удобным инструментом в процессе оформления МЧД.

Шаг 5. Выгрузить доверенность для работы

После создания и подписания МЧД нотариус выгружает ее в распределенный реестр ФНС и в личный кабинет заявителя на портале нотариата. Оттуда ее можно выгрузить и использовать для работы с электронными документами.

В Федеральной нотариальной палате подчеркивают, что сейчас для заверения МЧД действуют все те же правила, что и в случае с бумажной доверенностью. Необходимы те же самые документы и присутствие доверителя. Отличия состоят в том, что ФНС, ФНП и Минцфиры работают с автоматизацией процессов по передоверию электронных доверенностей — поэтому планируются новые инструменты для упрощения процедуры.

Источник: Клерк.ру