1С-ЭДО

Сервис 1С-ЭДО напрямую встроен в программные продукты семейства 1С. Подробно разберем особенности решения, с которым работают наши партнеры.

Возможности 1С-ЭДО

Обмен юридически значимыми электронными документами — счетами-фактурами, накладными, актами, УПД, заказами — в 1С-ЭДО ведется прямо из программ 1С. Передачу данных обеспечивает один или несколько операторов электронного документооборота, которые поддерживают эту технологию.

Использование сервиса позволяет:

  • создавать, подписывать, отправлять документы — в системе они просматриваются в привычном виде, могут быть распечатаны и сохранены;
  • получать или отклонять входящие документы, они автоматически сопоставляются с данными информационной базы 1С и формируются для отражения в учете;
  • подписывать и пересылать внутреннюю документацию компании;
  • работать с документами в 1С и легко находить нужные файлы в электронном архиве;
  • обмениваться документами с клиентами крупных операторов благодаря роумингу, в том числе с клиентами Контура;
  • настраивать маршруты подписания;
  • разграничивать права доступа к документам и их визированию;
  • исключить дублирование файлов и операций по ним;
  • вести обмен электронными извещениями в рамках расчетов с госучреждениями;
  • оперативно собирать и отправлять документы в ответ на запрос налоговой;
  • свести к минимуму вероятность ошибок или искажения данных, возможных при ручном вводе.

Для обмена электронными документами не понадобятся дополнительные программы, сложная регистрация и долгое обучение, поскольку все рабочие операции ведутся в привычном интерфейсе системы 1С. Но стоит отметить, что документы хранятся только локально — в самой 1С. Не предполагает сервис и возможности массовой проверки контрагентов.

Для подписания электронных документов в 1С-ЭДО может применяться квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная любым аккредитованным в Минцифры РФ удостоверяющим центром. Электронный документооборот регулируется нормативно-правовой базой. Законодательно определены и правила обмена электронными счетами-фактурами.

Преимущества использования 1С-ЭДО

1С-ЭДО напрямую встроен в типовые продукты 1С. За счет этого клиенты получают в использование как возможности стандартного электронного документооборота, так и дополнительные функции.

В числе определяющих преимуществ:

  • Для начала обмена электронными документами с контрагентом, если его оператор поддерживает автороуминг, достаточно отправить приглашение  прямо в учетной системе и дождаться подтверждения.
  • Пользователям решений 1С не понадобится интеграция и выгрузка файлов в сторонние модули. Данные из полученных УПД автоматически будут сформированы в счета-фактуры и документы реализации в 1С. Их останется только провести. Это экономит время и уменьшает количество ошибок, что особенно важно при работе с маркируемой продукцией.
  • Для визирования можно использовать имеющийся сертификат КЭП.
  • Возможно разграничить доступ сотрудников к тем или иным документам или этапам согласования и подписания.
  • 1С-ЭДО позволяет создать учетную запись у разных операторов ЭДО, причем сервис поддерживает любое количество сертификатов. Благодаря этому документами можно обмениваться с большим числом контрагентов. Также возможна настройка роуминга с некоторыми операторами. Доступен свободный обмен документами с партнерами, которые подключены к провайдерам, входящим в 1С:Хаб. 

Благодаря ЭДО сокращается время, которое сотрудники тратят на документооборот с контрагентами: файлы хранятся в электронном виде и не теряются, а их поиск благодаря фильтрам занимает несколько минут. В том числе можно выгрузить уже заверенные финансовые отчеты по требованию ФНС.

Как это работает

Сервис 1С-ЭДО позволяет организовать обмен юридически значимыми электронными документами как с контрагентами, так и с контролирующими госорганами. В электронном виде можно передавать:

  • счета-фактуры (в том числе корректировочные);
  • акты приемки или сдачи выполненных работ;
  • универсальные передаточные и корректировочные документы;
  • накладные ТОРГ-12;
  • счета;
  • акты о расхождениях;
  • извещения и ряд других документов. 

Также возможна передача электронных документов в произвольном формате. Документы визируются КЭП и передаются по защищенным каналам связи.

Работа со встроенным в решения 1С сервисом ЭДО так же понятна, как с электронной почтой. Вы получаете документ — подписываете КЭП, и подпись к документу или титул покупателя передается отправителю.

Выглядит это следующим образом. После подключения к сервису в разделе «Продажи» появляется подраздел «Электронные документы» — «Произвольные электронные документы» и подраздел «Сервис» — «Текущие дела ЭДО». Именно последний раздел и является основным интерфейсом для работы с 1С-ЭДО, поскольку все файлы сегментируются в нем по конкретным папкам:

  • создать;
  • обработать (утвердить, подписать, исправить, аннулировать);
  • отправить;
  • распаковать;
  • на контроле;
  • разобрать.

Для создания и отправки произвольного документа следует зайти в нужный раздел, нажать «Создать», в карточке документа выбрать контрагента, организацию и вложение. Затем документ требуется просто подписать и отправить, нажав соответствующую кнопку. Файл уйдет контрагенту, который получит его в разделе «Текущие дела ЭДО», а также сможет проверить реквизиты, ознакомиться с вложенным файлом, написать комментарий или подписать.

Схожая схема для отправки юридически значимого документа. Он создается в разделе «Текущие дела ЭДО», затем следует зайти в карточку, выбрать пункт «ЭДО» и подраздел «Отправить электронный документ». После подписания он отправится контрагенту, который либо сразу подпишет его, либо перенаправит ответственному за данный акт или соглашение сотруднику на проверку.

Кому подойдет 1С-ЭДО

Сервис электронного документооборота подойдет для разных компаний:

  • малых предприятий с небольшим документооборотом;
  • среднего, крупного бизнеса со значительным ежемесячным документооборотом и разветвленной сетью контрагентов.

Вне зависимости от размеров организации сервис 1С-ЭДО облегчит работу сразу нескольким профильным специалистам или отделам: бухгалтерии, финансовому и IT-блокам. Так, система будет автоматически создавать в 1С приходные накладные и счета-фактуры на основе входящих документов, а бухгалтер сможет легко находить в базе нужные файлы, приглашать партнеров к работе путем ЭДО напрямую через программу, оперативно отправлять запрошенные ФНС документы.

Ускорение всех бизнес-процессов — включая подписание соглашений и договоров, закупки, получение оплаты и закрывающих документов — сэкономит время сотрудников. Сокращаются с ЭДО и административные расходы, поскольку электронные документы не нужно распечатывать, хранить и дублировать на бумаге. Первоначальные затраты на внедрение сервиса и обучение сотрудников окупаются дальнейшей экономией.

Как начать использовать 1С-ЭДО

Для начала работы в сервисе пользователям программных продуктов 1С, поддерживающих ЭДО, понадобится:

  • квалифицированная электронная подпись. Ее можно получить в любом удостоверяющем центре, у которого есть аккредитация Минцифры;
  • установленная на компьютер программа-криптопровайдер.

Сертификат КЭП нужно добавить в систему во вкладке «Сертификаты» — «Настройка электронной подписи и шифрования». Затем необходимо создать профиль участника ЭДО. Для этого следует зайти в справочник «Организации», выбрать нужную и нажать «Подключить организацию» прямо в общем списке или из карточки организации. В открывшемся окне «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО» надо:

  • указать сертификат ключа квалифицированной электронной подписи;
  • выбрать идентификатор или получить новый;
  • заполнить информацию и указать назначение учетной записи;
  • нажать «Подключить».

В некоторых продуктах 1С подключиться к электронному документообороту можно в настройках программы в разделе «Администрирование». Для этого нужно зайти во вкладки «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами», где включить настройку «Сервисы ЭДО» и нажать на ссылку «Подключиться к сервису ЭДО». 

После подключения к сервису останется отправить приглашения контрагентам. Это можно сделать в подразделе «Контрагенты» раздела «Покупки и продажи». При необходимости составьте заявление на роуминг.

Также при переходе на ЭДО важно зафиксировать изменения в нескольких документах: приказе о внедрении электронного документооборота и положении об ЭДО. Если в электронный вид переводятся первичные документы, следует внести изменения в учетную политику компании. Это регулирует ст. 21 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и положение по бухучету «Учетная политика организации».

Стоимость модуля 1С-ЭДО

Конечная цена зависит от объемов отправки и условий оплаты.

Популярные вопросы

Можно ли использовать 1С-ЭДО для маркированного товара?

Можно, поскольку в сервисе есть опция учета движения маркированного товара. Система будет автоматически обрабатывать коды маркировок продукции непосредственно из учетной программы. 

Как отправить документ в 1С-ЭДО?

Для отправки документа перейдите в раздел «Продажи» — пункт «Реализация (акты, накладные)». Выберите нужный файл из списка, нажмите «ЭДО» на верхней панели и перейдите по пункту «Отправить электронный документ». Здесь же предварительно можно проверить, в нужном ли формате он сформирован. Другой способ отправки документа — прямо из его карточки.

Как из 1С выгрузить документы для ЭДО?

Для выгрузки документов из информационной базы на компьютер или для отправки контрагенту по электронной почте нужно перейти в раздел «Еще», где выбрать команду «ЭДО» — «Выгрузить документ в файл». Таким образом можно выгрузить счета, акты, накладные и отчеты о продажах.

Как настроить ЭДО в 1С 8.3?

Для настройки электронного документооборота в 1С 8.3 понадобится КЭП. Ее сертификат должен быть установлен на компьютер и добавлен в 1С. Перейдите из раздела «Администрирование» по следующей цепочке: «Настройки программы» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами». Включите настройку «Сервисы ЭДО», а затем выберите ссылку «Подключиться к сервису ЭДО». В открывшемся окне «Помощника ЭДО» вы сможете выбрать способ создания идентификатора организации и оператора ЭДО. После этого нужно проверить корректность введенных данных, согласиться с условиями пользования и подключить сервис.

Где найти инструкцию по работе 1С-ЭДО?

Инструкцию по работе с сервисом электронного документооборота 1С-ЭДО можно найти на официальном сайте системы, а также на сайтах операторов-партнеров.

Как подключить клиента ЭДО в 1С-ЭДО?

Для обмена электронными документами с поставщиками и клиентами с каждым контрагентом нужно обменяться приглашениями. Перейдите в раздел «Контрагенты», выберите нужного, а затем во вкладке «ЭДО» нажмите «Пригласить к обмену электронными документами».