Транспортная компания «Байкал Сервис» поделилась опытом внедрения ЭДО с помощью сервисов Контура

«Байкал Сервис» отправляет в электронном виде через Контур.Диадок более 360 тыс. документов ежемесячно, что позволяет сократить расходы по сравнению с бумажным документооборотом в два раза.

Запуск ЭДО в компании «Байкал Сервис» начали в 2017 году, тогда на электронный обмен документами перешли всего 50 клиентов. Сейчас в сервисе ЭДО работают уже 133 тыс. клиентов. По сравнению с предыдущим годом в 2022 количество подключенных контрагентов увеличилось втрое, за год передано 3,5 млн электронных документов. С отправкой этого объема справляются три сотрудника — при работе на бумаге понадобилось бы существенно увеличить штат.

Финансовые затраты после внедрения ЭДО уменьшились в два раза. При этом выросла скорость поступления оплат от клиентов за счет ускорения доставки первичных документов. Время получения и подписания документов сократилось с 2–3 недель до нескольких минут.

Сергей Поляев
Руководитель службы взаиморасчетов ООО «Байкал-Сервис ТК»

Основным принципом работы компании «Байкал Сервис» является клиентоориентированность. А переход на ЭДО — это один из важных шагов навстречу пожеланиям клиентов, которые хотят прозрачности и оперативности при получении документов. Перевести больше половины документооборота в цифровой вид и привлечь максимальное число контрагентов к ЭДО мы смогли благодаря комплексному подходу и системной работе с командой Контура.

Результаты по подключению контрагентов и бизнес-эффект отметил экспертный совет на конкурсе проектов запуска электронного документооборота: в 2022 году «Байкал Сервис» выиграл премию «ПРО ЭДО» в номинациях «Про успех: проект года» и «Про активность: эффективное подключение контрагентов».

Денис Салих
Коммерческий директор направления ЭДО в Контуре

Проект внедрения ЭДО «Байкал Сервиса», как и подключение контрагентов, постоянно развивается. На первом этапе специалисты Контур.Диадока установили модуль для работы в 1С и настроили отправку первичных документов грузополучателям — в электронный вид перевели УПД, счета-фактуры и накладные. Затем доработали нетиповые печатные формы акта и отчета по страхованию грузов. Второй задачей стало добавление в пакет документов экспедиторской расписки и страхового сертификата. Эти документы автоматически включаются в расширенный комплект с первичными документами для отправки клиентам в электронном виде.

Кроме того, сейчас в компании реализуется проект Логистика от Контура, который позволит перевести в электронный вид работу с транспортными накладными и значительно повысить эффективность и этой части документооборота.

Опыт запуска ЭДО в «Байкал Сервисе» был представлен на летнем Форуме ЭДО в рамках сессии «Цифровизация основных отраслей экономики». В этот раз главная тема мероприятия — практика внедрения цифровых технологий. Генеральным партнером IV Всероссийского Форума ЭДО стал Контур. На площадке участники обсуждают переход на электронный документооборот в коммерческих, бюджетных организациях и госучреждениях, предлагают свои идеи и решения по развитию ЭДО в России и делятся практическими кейсами.